金融档案提供利用的问题及对策探究

朱曙光

摘要：金融档案的管理是一项专业性、服务性、机动性的工作.对金融档案进行合理的管理，使其更好地发挥其作用，具有十分重要的意义。

关键词：金融业;档案管理;利用研究;

引言

金融档案是经济档案的重要内容，是金融工作的真实记录。它能够真实地反映金融的整个发展历程，是对我国金融发展历史、总结金融工作规律的重要基础。但是，从当前的银行档案管理工作来看，仍有许多不容忽视的问题，无法满足我国金融发展的需求。如何充分利用好银行档案工作，是当前亟待解决的重大课题。

一、金融档案在经济建设中的重要作用

金融业是中国现代市场经济的核心，而金融业档案则是中国金融服务和社会经济发展轨迹的记录，保管利用好金融档案对于现代经济的平稳运行起着至关重要的作用。它为我国监管机关提供决策依据，为处理信贷纠纷金融欺诈等提供证据。近几年来，由于银行体制改革与市场社会主义经营制度日益深入，金融机构档案信息系统的研究和运用日益被人们所关注和被广泛地运用。有关机关将依据金融档案信息中所表现出的经济状况，提出适当的金融政策预测和规避金融风险措施.

二、金融档案工作提供利用的现状和问题

1、档案干部兼职过多，会影响档案的使用。

当前，档案管理部门的工作人员大多是多层次的，他们既要做好档案的基本工作，又要完成其他的工作，很难有时间和精力去思考，而在档案工作中，要使用的指标是有弹性的，很难量化的，有些甚至没有列入考核，所以，文件工作虽然说得很重要，但做起来却是次要的，而且，基层的档案工作人员变动比较频繁，新人也很多，就像走马灯似的，队伍不稳定，业务素质不高一定程度影响档案的利用。

2、档案深度处理能力差，服务态度消极

各行在档案管理和归档的提升工作流程中，编制了不少编研资料，但内容大多仍停留在一般简单的资料汇编，提供比较系统的、数据全面、分类精确的专项编研材料为数不多，给检索和使用上带来了相当的麻烦;而出现这些状况，主要因素一是人力或归档工作人员本身的专业素质所导致;主要因素二是有的单位名誉上是综合档案，但其实只有部门的文书案卷，而许多确实重要的可编研用的参考资料却都封存在各个专门科室之中，巧妇难为无米之炊，三是在实践的档案管理工作中重存储，轻使用;重秘密，轻真实，抹上了神秘色彩;直接影响着社会各界对档案机构和档案工作人员之间的接触。

3、传统手工操作不适应高节奏高效率的需要

因为经费紧等诸多因素，部分行的机关档案室还停留在传统的手工使用状态，信息检索、查询、调卷、摘录等环节基本都靠动手操作，费时费力，有的机构尽管安装了微机，但却仅仅用来应付检查，根本不能实际利用起来，而且电脑使用率低下，容易导致资料浪费，尤其是对归档实施了综合管理系统后，由于室藏案卷数量大幅上升，依靠单纯的信息检索工具实行手工处理，准确性根本无法提升，甚至有时查找一份资料就需要将近半小时，甚至造成了使用者心急，查找者心慌，久而久之造成了归档使用条件极差，使用效率低下的情况，使运用者无甚积极性，对归档运用更不关注，档案的使用越来越遭到冷落的恶性循环。

三、原因分析

金融档案管理工作人员之所以出现这些问题，原因大致有这样几个方面：第一，管理人员的归档意识比较淡薄。部分单位只关注服务管理工作，而忽略了档案管理工作。档案工作人员兼职较多，但将大部分精力都放到了无关的文书打印工作上，实际参加档案管理工作时间极少。而一些业务单位领导干部因为受传统文化和旧习惯的影响，对被寄来或调阅的文书材料大都喜欢自行保存，或者觉得文书材料经过统一存放后，对自己利用起来很不方便，不愿意把手头上的文书材料移交存档。

第三，档案管理工作人员力量薄弱。根据档案法规定，基层银行的档案管理工作主要受上级银行和地方政府档案机关的管理，并以上级银行管理为主。但就目前商业银行档案管理工作的实际状况分析，因为上级银行的档案管理工作人员规模小，力量薄弱，往往仅是应付自己的具体管理工作，而无法很好实现其对下属银行档案部门的监管和指导作用。

四、搞好金融档案利用的对策

1.加快现代化步伐，全面实现微机管理

运用微机技术实施科学管理是档案管理工作现代化的重要标志，同时是档案利用管理现代化所需要的基本要求，首先各级领导班子必须要把档案管理工作真正摆上内部管理和办公议事日程，从物质、财务上给予适当支持，把档案管理所需要微机对应与业务工作微机的配套设备，与本行微机中心连接，并通过与本行主管和主要部门配置的微机，建立上下，纵横调阅联网，以大大提高利用效率。

2.制定和完善各种规章制度和操作规程。

在学习和贯彻国家有关档案法规的前提下，将档案管理的基本原理和方法应用于财务档案的管理之中。坚持以突出行业特点、操作方便为宗旨，建立和完善金融档案管理的各种规章制度，使之有法可依，依法治档，规范操作，實现金融档案的科学化。

3.加强档案工作的基础性工作，使管理工作更加科学化、标准化

首先要做好档案资料的搜集工作，做到资料完备、系统，为资料的开发与利用创造先决条件。其次，要实现档案的集中、统一，对所搜集到的各类资料进行标准化整理。

4.开放经营，在内部大胆地向外提供服务，在外部收取合理的费用。

随着改革开放的深化，档案工作从封闭式向开放型转变，档案服务从等待查阅转为主动提供服务，最大限度地开发利用档案信息资源，一是对本机关内部从被动转向企业服务，采取多种方式上门主动服务，二是充分利用银行档案保存着大量的经济价值的资料和管理条件好，设备较全的优势，要最大限度地发挥这些资源的作用，促进档案事业的发展，服务对象应由过去单纯为机关服务转变为面向社会，充分发挥档案管理对社会开发利用实行有偿服务，对外单位人员来档案室查询、咨询、复制等可参照当地档案局的收费标准，实行有偿服务。

结语

随着我国经济的飞速发展，金融业在国民经济中占有越来越大的比例，作为金融企业，必须加强对其档案的管理，打好管理的基础。档案资料是企业在经营活动、社会活动中的一种重要手段，它是企业在经营活动、社会活动中的一种重要手段，促进了企业的有效发展。