完善文书档案管理，从点滴做起

段钰莹

摘 要：文书档案管理向来都是企事业单位的重要工作支撑，是其在行政管理活动中产生的见证单位的整体发展历史的文件，将会在相当大的程度上关系到单位的未来发展建设，具备充实的辅助作用。文书档案管理的科学性的高低将会和文书档案管理利用率的高低产生直接关联。本文从多个角度着手，分析了现阶段文书档案管理的原则以及相应的现状，并针对性地提出了解决策略，认为现阶段企事业单位的文书档案管理人员需要从点点滴滴做起，只有这样才能推进单位的长远发展建设。

关键词：文书档案;管理原则;发展现状;解决策略

随着现代社会的迅猛发展，互联网信息技术为现代人们生活和工作提供了巨大的支撑，在文书档案管理过程中，计算机技术正在逐渐替代传统的人工文书档案管理方式，文书档案管理效率和质量因此而显著提升，计算机管理与人工管理共同存在的情况正在相当大的程度上改变现有文书档案管理形态，使得其正在呈现出崭新的发展局势，在此种情况下，针对性地分析文书档案管理的问题以及相应解决策略便显得极为重要。

一、文书档案管理工作的特性

1.内容复杂，时效性强

文书档案管理的核心对象是各种纸质资料和电子资料，主要包含协议文书、单位文件、数据资料、人事记录以及会议记录等等。企事业单位在自身运行的过程中往往会生成大量内容多样、形式多元化的文件档案，以文件的性质为基础，可以将其分为政策性文书档案、见证性文书档案和记录性文书档案。政策性文书档案的记录主要由官方事业单位或者是半官方性质的团队完成，所记录的内容通常和我国的法律政策、行为规范相互关联，具有显著的权威性和合理性，甚至包含有各种法令与公文的修改记录;见证性文书档案指的是企事业单位在自身发展历程中的各种资料信息，如单位的基本资料、各种工作的变化以及重大事件的记录等等;记录性文书档案指的是企事业单位在自身发展历程中，对某项工作的由始至终的记录。文书档案管理工作的基本内容就是实现对上述文书档案的综合管理，文书档案工作的重要内容为信息资源的收集和保存，也就是将企事业单位的重要文书档案保存处理。许多文书档案通常都具备相应的时效性，尤其是在企事业单位发展运营的过程中生成的各种日常文件，因而档案管理员需要及时提炼内容，以为后续工作人员查阅提供帮助。

2.信息引导，成效增强

现代社会的飞速发展使得信息技术的受重视程度越发提升，计算机、云计算和互联网技术已经逐渐成为现代社会中不可或缺的发展工具，文书档案管理工作也是如此。伴随计算机的普及应用以及大数据技术的飞速发展，现代文书档案管理已经能够基本实现自动化办公的目标。文书档案的形式主要包含有电子档案和纸质档案这两种：其一，在面对纸质档案的时候，文书档案管理者需要通过语音输入和扫描等方法，将文书档案转变为电子档案，智能云计算技术能够通过筛选关键词的方式整理出档案中的各种重要内容，使得相关人员的工作压力显著降低。在傳统的人工文书档案管理工作中，工作人员在接收文件后往往需要手动录入文件内容并格式转化处理，工作内容繁琐复杂，最终成效并不良好，而且还会大幅增加出现错误的概率。而通过对云计算技术的应用，管理者能够随时随地登陆档案管理系统，通过先进科学的办公设备，将纸质文件作智能转化处理，使其成为电子文件，并利用计算机文件档案管理系统来添加目录，在此过程中，工作人员仅需做好文书档案的排列工作即可，由于使用的系统为智能化系统，因而文书档案的录入错误率大幅降低。文书档案检索通常只能借助工作人员的手动查询完成，往往需要耗费大量工作时间和精力，而在信息技术的深度支撑下，管理者可以在系统中登陆账号并查询相应的文书档案，实现文书档案检索的自动化目标。

3.数量繁多，管理融合

由于文件资源的数量非常多、内容较为繁杂，所以在传统的文书档案管理工作中，文书工作以及档案工作通常是由相应的专业人员执行的，文书工作的对象包含各种文字资料、图标资料、影像资料等，是形成庞大的档案系统的基础支撑。档案工作的对象则是档案，是从文件转化而成的科学有效的信息，信息时代的飞速发展使得文件档案管理模式产生巨大转变，计算机文档管理智能系统的出现使得文档一体化不再是困境，将文书管理和档案管理有效融合，实现文档生成、文档管理、文档查阅等在内的文书档案标准化体系的建设，这将会为文书档案管理工作的开展奠定下更为坚实的支撑作用。在计算机文档智能管理系统内部同时包含有档案管理系统和文书管理系统。而在云计算和大数据技术体系下的档案管理与文书管理的差异化更小，在日常工作中完全可以通过智能化处理系统实现对信息资源的有效处理，最终转变为档案，系统结合档案的关键词来分类处理并将其储存在不同的文件夹中。文书和档案存在密切的关联，但二者却又处于相互独立的状态，在计算机文档智能管理体系下，文书和档案存在于系统的诸多不同模块，但是由于系统内部保持为网状结构，因而存储具备相应的关联性。

二、现代文书档案管理工作的问题

1.领导重视不足，管理意识薄弱

就目前来看，有大量企事业单位的领导人员认为，如果想要使单位朝向更好的方向发展，需要从教学、科研、改革等多方面着手，只有切实有效地完成对上述内容的关联，才能够收获更为可观的经济收益和社会效益。虽然此类想法具备充足的可行性，但是却严重忽视了文书档案管理所具备的重要作用，甚至有部分管理者认为在档案收集和档案管理方面需要投入过多的人力资源和物理资源，但是却并不能迅速收获良好成效，这样做会导致因小失大，与此同时由于领导层级的忽视，会导致文书档案管理技术缺乏的问题。

2.人员素养较低，工作开展困难

针对于企事业单位的文书档案管理工作通常由专业部门直接进行管理，但实际上专业管理人员不仅要负责文书档案管理工作，而且还承担有大量繁琐的日常工作，甚至还有部分工作带有紧急性质，因而此类人员通常会在已经完成日常管理工作的前提上进行文书档案管理工作。在此种情况下，文书档案管理工作的正常开展受到巨大的影响，相关人员并无过多时间处理文档资料，文件资料难以获得妥善的处理应用。与此同时，还有部分企事业单位对人员学历的要求较低，人员在缺乏专业性管理能力的情况下便被要求上岗工作，文书档案管理工作的正常开展受到影响。