浅谈数字媒体技术在档案信息化建设中的作用

曹卓瑜

摘 要：随着大数据时代的到来，人类社会迈入崭新的世纪元，在一个充斥着信息技术、网络化链接的时代，数字媒体技术已经悄无声息地渗透到人们生活的方方面面。而档案作为信息资源的特殊载体，在被置于信息技术发展的大数据环境下，所凸显出来的社会价值和人文价值，正激励着每一位档案人在档案的开发和利用的方式方法上不断推陈出新，为实现档案自身的价值，档案工作的重要意义砥砺前行。本文首先在介绍数字媒体技术概述的基础上，分析了档案信息化建设中应用数字媒体技术;其次，从数字化档案管理内容、管理对象、管理手段、管理优点四个方面入手，研究了数字化档案管理模式;最后，研究了数字媒体技术下档案信息化建设策略。

关键词：数字媒體技术;信息化建设;数字化档案管理

“……只要有宽带，只要你有雄心，不管你在哪里，都不会边缘化。竞争的立足点变平等了，小虾米和大鲸鱼可以平起平坐了……”

——汤马斯·费里曼《世界是平的》

“世界是平的”这是弗里曼创造的新鲜术语，预示着世界步入到一个全新的时代即全球化进程的融合阶段。在这个阶段中，地域、文化、知识、技术等一切因素都不断体现着自身的价值，既分工合作又密不可分。而信息技术就如同穿针引线般发挥着衔接的作用，世界变得更小，任何人都可以成为决定自身能力的主人。不论是电商平台还是物流产业，不论是做微商还是自主创业，以互联网为核心技术的发展使人与人之间的距离感和空间感消失了。大数据时代，竞争环境变得公平，信息领域变得快捷，面对机会大家变得越来越均等，面对机遇与挑战，作为一名档案工作者，不仅要有紧迫感，更要有洞察先机的使命感。在加强理论学习的同时，立足本职岗位，提高创新意识，增强政治站位，补齐短板，拓宽视野。充分利用互联网等先进的信息技术工具，不断提升自己对信息资源的整合能力，做好档案信息化的建设工作和服务工作，为档案信息的资源共享添砖加瓦！

一、数字媒体技术概述

数字媒体技术主要研究与数字媒体信息密切相关的各类渠道、各类平台、各类介质，涵盖了信息内容的获取与输出、处理与存储、传播与安全管理等相关的理论、方法、技术和系统。信息经济面对日新月异发展的大环境，已逐渐成为经济发展的新动力。而档案作为重要信息资源之一的产物，正面临着数字媒体技术以及多媒体网络环境的巨大冲击。如何更好的将数字媒体技术应用到档案工作中、档案管理中、档案生活中从而助推信息经济的发展;如何使档案信息化发展更快速、更便捷已成为高校档案管理部门不容忽视的重要问题。建立数字化档案馆，实现各部门档案信息资源的共享、共用、共通也为档案管理人员指明了未来发展的方向。

高校开展信息化建设，需充分考虑其自身实际发展方向、机构设置及具体需求的前提下，从整体上进行把握、协调、研究、设计。而档案馆作为一个独立机构，要开展档案信息化建设，在应用数字媒体技术的同时，更要与学校信息化工作有机结合，同步推进。数字化校园建设的大环境为档案馆网站的建设与档案管理系统的开发带来了创新与挑战。同时也提出了更高的要求，不论是从基础设施建设还是到档案馆网站的建设，又或是档案管理系统的研究与开发，都与学校数字化建设平台密切相关。就贵州师范大学档案馆而言，处于大数据时代的数字领域中，充分利用校园数字化这个大环境不断推陈出新，厚积薄发，逐步推进校园数字化、档案信息化的建设。从2005年初成立档案馆开始，档案馆不断摸索探求档案管理信息系统的创新与研发工作。利用“学校办公平台”的信息来源和学校发展的实际情况开发出符合工作要求的档案管理系统。初步实现了档案信息数据的归档与整理工作。伴随着时代的发展，数据平台的新旧更迭，档案馆所使用的档案管理系统已不能满足学校档案工作日益增长的数据要求，严重阻碍了档案工作的发展步伐。此外，档案馆馆藏档案的数字化率较低，无法实现全文查询、检索，更无法满足日益增长的服务需求，一定程度上使档案信息化整体水平缓慢滞后。对此利用校园数字化管理模式开展档案信息化建设工作显得尤为重要。

“数字化档案管理”从字面上理解就是档案的数字化，即通过扫描、压缩、转化、高清处理等手段将传统的纸质材料、录音带、录像带等各种原始档案资料转换成图片文件、声音文件、录像文件，再运用存储管理技术将图片和索引字段存储于数据库中做到信息数据的安全储备，在安全管理的基础上通过方便快速的查询手段检索出查档者所需要的档案资料，并通过特定的网络平台发布到指定的区域从而实现信息资源共享互通共用，最终达到数字化档案”的管理和利用的目的。

二、档案信息化建设中应用数字媒体技术的意义

1.推动了档案数字化建设管理进程

在数字媒体技术不断发展下，我国逐渐进行了数字化时代，人们的工作方式、生活方式和学习方式得到了根本的改变，人们通过利用互联网，就可以随时随地地搜索和浏览自己感兴趣的网络信息。在这样的背景下，数字媒体技术应运而生，被广泛地应用于档案数字化建设管理中，为促进档案管理向信息化、数字化、智能化方向发展提供了重要的技术支持。此外，在数字媒体技术的应用背景下，通过建立档案数据库，可以为企业带来个性化、多元化的档案信息服务体验，为最大限度地提高企业的工作效率和效果发挥出重要作用。

2.健全了档案数字化建设的功能

所谓档案数字化管理，主要是指充分利用信息技术的应用优势，实现对数字化档案馆的建立和数字化档案管理系统的应用，同时，将档案信息准确无误地输入到计算机内，并存储于档案数据库中，以实现对档案信息的智能化管理和数字化管理，从而为进一步提高档案信息资源价值打下坚实的基础。此外，在我国信息技术的不断发展和普及下，我国档案数字化建设取得了良好的发展。例如：我国综合数字档案馆在具体的构建中，主要采用了搭建网站的方式，对数字档案馆相关功能进行不断修改、优化和完善，确保不同专题的数字档案馆能够形象生动地呈现在企业面前，以提高企业的工作效率和效果。

3.提高档案管理的标准化和规范化

在数字媒体技术的应用背景下，我国数字档案不断涌现，在档案信息化建设中占据着举足轻重的地位。因此，在档案信息化建设的过程中，通过科学合理地利用数字档案，可以促进档案管理向标准化、规范化、信息化方向不断发展。此外，对于企业而言，随着企业发展规模的不断增大和员工人数的不断增多，档案信息将会不断增加，此时，传统的人工管理方式已经无法满足信息时代的发展需求，需要充分利用数字媒体技术对档案管理流程进行不断简化，以达到提高档案信息管理效率和效果的目的，为进一步提高档案管理的标准性和规范性打下坚实的基础。

4.提高档案信息的有效性、准确性和安全性

档案信息管理主要有两个用途，一是用于对企业或个人等历史事件的记录和保存，二是用于对未来事件的启发和领悟。而数字媒体技术的出现和应用，为提高档案信息的完整性、真实性和安全性发挥出重要作用，有利于进一步提高档案信息化建设水平。此外，数字档案作为一种重要的高科技产物，可以采用档案管理的方式，及时更新档案信息，以确保档案信息的准确性和有效性。另外，在信息技术的不断发展下，出现大量网络病毒和网络黑客，为档案信息管理带来了一系列的安全隐患，而数字媒体技术的出现和应用可以很好地解决这一问题，在数字媒体技术的应用背景下，可以最大限度地提高数字档案的安全性，避免因网络病毒和黑客的侵入而导致档案信息出现丢失、泄露问题。

三、数字化档案管理模式

1.数字化档案管理的工作内容

主要包括以下几个方面：第一是通过现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备等多种方式，在档案管理部门内部架构内网从而连通各个部门计算机网络平台;第二是将各个时期、各种类别、各类载体的档案信息作为基础信息资源，其中包含有传统档案进行数字化加工转换后获得的信息数据，学校办公自动化系统产生的信息数据经过归档整理生成的电子档案数据库，来自各职能部门著录归档材料信息产生的各类信息数据库;第三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索;第四是建立全方位、立体化的应用体系和保密安全应急预案，准确快捷的吸纳和提供各类信息资源，并为信息資源的使用提供安全保密的管理环境。

2.数字化档案管理的优点

其优点主要表现在三个方面：首先，信息管理的数字化。数字化档案管理采用先进的数字化存储技术，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。其次，资源管理的智能化。广义上可以实现各校际档案管理部门通过互联网实现各高校档案部门档案信息资源的共享互通。狭义上查档者可以运用超文本或数字媒体技术进行智能化检索，管理者可采用电子加密技术对档案进行机密处理。再次，查档利用的人性化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机快捷地使用档案信息，及时、准确的获取信息资源。最后，数据平台的利益最大化。档案信息化建设与学校信息化工作有机结合，充分利用“共享数据平台”，可以更容易打通信息资源共享的技术壁垒，整合高校各个部门的档案信息资源，从而实现真正意义上的数据共享。

对于档案馆来说，实现数据共享，达到信息共通，最主要的工作是要与各部门建立广泛的联动机制。教学与科研是学校工作的重中之重，因此，建立与教务处、研究生院、科研管理部门的紧密联系显得极为重要。信息数据的对接工作已成为档案管理系统的首要任务。学校党政管理部门种类繁多，在办公平台上形成的文件数据信息大部分都是通过OA系统流转和分发的，因此与OA系统的端口衔接也成为档案管理系统研发和使用的重要任务。专兼职档案工作人员就是这一项工程的具体实施者，由他们负责相关档案的归档整理与数据输入等各类相关的具体任务。另一方面，随着越来越多的档案信息数据通过互联网实现资源互通，信息共享。档案的安全问题也成为档案工作者不容忽视的重要环节。在做好安全预警和信息安全防范的同时，强化责任意识，提高安全保障能力是对档案工作人员提出的基本要求。事无巨细，只有在档案安全保管、开放鉴定、网络建设和数字化扫描等各个环节，强化意识，建章立制，规范管理，才能构筑起档案安全的坚强壁垒，才能确保档案实体和档案信息数据的安全保管，实现档案事业安全、协调、可持续发展。

3.数字档案管理手段

在传统档案管理模式下，企业主要以人工管理模式为主，这种管理模式无疑增加了档案管理人员的工作压力和工作量，很容易因为人为因素导致档案信息在管理中出现丢失、泄露问题，不利于档案信息的有效保护。但是，在数字媒体技术的应用背景下，通过采用数字档案管理模式，可以提高档案信息化管理水平，同时，还简化了档案信息的管理流程，提高了档案管理人员的工作效率和效果。此外，数字档案具有很高的存储能力，能够对海量档案信息进行准确无误地存储，提高了档案信息的安全性、真实性和完整性。另外，数字档案还能充分利用互联网应用优势，提高档案信息的共享度和利用率，为提高档案管理工作的规范性、科学性和有效性产生了积极的影响。

四、数字媒体技术下档案信息化建设策略

1.优化和创新数字档案管理方式

为了进一步提高档案信息化建设水平，在数字媒体技术的应用背景下，企业要重视对数字档案管理方式改革和创新。在这个过程中，首先，要重视对电子化档案管理模式和数字化档案管理模式的应用，通过简化档案管理流程，确保档案信息检索和查询的高效性。此外，在数字媒体技术的应用背景下，企业还要充分利用数字化档案管理模式，提高档案信息的共享度和利用率，以促进档案管理向智能化、数字化、科学化方向不断发展。

2.完善数字档案管理制度

为了充分发挥和利用数字媒体技术的应用优势，企业还要重视对数字档案管理制度的制定和完善，确保档案管理工作有据可依，有章可循，从而最大限度地提高档案管理的效率和效果。在这个过程中，首先，企业要根据档案管理的实际需求，对数字档案管理制度进行不断修改、优化和完善，确保档案管理工作的规范性和标准性，此外，还要加强对电子档案管理规范的制定和完善，确保档案信息从收集、分类、整理和归档等各个环节操作的统一性和规范性，避免因档案信息管理不规范而导致重要信息的丢失、泄露，进而为企业或个人带来不必要的经济损失。

3.数字档案管理要实现相关知识的交叉、多元化应用

在数字媒体技术的应用背景下，为了最大限度地提高数字档案管理效率和效果，企业要加强对相关知识的交叉应用和多元化应用，使得档案管理知识与经济知识、政治知识和文化知识进行充分结合，这样一来，不仅有利于丰富档案管理知识，还有利于改革和创新数字档案管理模式，从而提高数字档案管理的专业性和科学性。

4.提升档案管理人员的整体素质

档案管理人员作为数字档案管理工作的主要执行者，在档案信息化建设中占据着举足轻重的地位，他们的专业能力和综合素养直接影响了数字档案管理工作的开展效果。因此，对于企业而言，加强对档案管理人员的培训，提高他们的专业能力和职业素养显得尤为重要。在这个过程中，首先，企业要聘请国内知名专家对档案管理人员进行专门培训，让他们学习和掌握更多的新知识和新技术，确保他们能够跟上数字化时代的发展步伐，同时，还要引导他们对新型数字档案管理技术进行探究和钻研，提高他们快速学习新知识的能力。其次，还要重视对人才引进制度的制定和完善，通过引进高水平、高素质和高能力的档案管理专业人才，确保数字档案管理工作正常、稳定、安全地开展。

结束语

综上所述，数字媒体技术在档案信息化建设中的应用犹如一把双刃剑，只有科学、合理、规范的应用，才能发挥其最大的功效，才能更好更快更安全的推进数字化档案管理工作的建设与发展。

（作者单位：贵州师范大学）