档案信息化建设现状及改进策略分析

覃雪娟

（柳州市自然资源和规划档案馆 广西 柳州 545000）

摘要：档案管理工作是一个系统化的工作，具有一定的工作难度。随着社会经济的深入发展，档案信息化建设逐渐引起了人们的重视和关注，为了有效推动档案信息化建设的发展，档案管理部门需要创新工作模式，重视信息化建设，利用信息网络技术提升档案管理的效率。基于此，本文阐述了档案信息化建设现状以及改进的有效策略，以供参考。

关键词：档案信息化;建设现状;改进策略;管理

信息网络技术的深入发展，对档案管理工作产生了重要的影响，社会大众对于档案信息化建设的关注程度也在逐渐加强。相关部门在展开档案管理时可以利用大数据技术以及云计算技术来提升档案管理的效率。信息网络技术既可以实现数据的储存，还能够对数据展开针对性的分析，将信息数据以更加直观地形式呈现出来。信息化档案管理有着很高的适配性，能够更好地帮助工作人员采集数据以及整理数据。因此，在信息网络时代，工作人员需要主动应用信息化技术提升档案管理的效率。

一、现阶段档案管理现状分析

（一）档案管理制度和体系不完善

我国在社会经济发展过程中，很多单位对于档案管理的重视程度存在不足。从客观的角度展开分析，要想展开科学有效地档案管理，需要单位研究制定出完善的档案管理体系和制度，并结合单位的实际情况以及发展趋势，对档案数据变化情况展开针对性的分析，这样才能使得档案管理更加的完善，管理规则也会更加具有实效性[1]。但是在当前阶段，很多工作人员在工作过程中对于工作的职责缺乏正确的认知，档案管理中存在的问题也很难及时解决，在细节管理中存在定位模糊等问题，这些问题如果不能得到有效地解决，档案管理的信息化进程也会受到影响，管理制度体系也会处于失衡状态，在执行过程中也会逐渐失去意义和价值。

（二）对档案资源的利用程度不高，缺乏工作效率

在当前阶段，社会中仍然具有一些单位对于档案管理的价值缺乏正确的认识，档案资源得不到有效地开发和利用，单位内部也缺乏完善的信息化检索系统，这也影响了档案信息化的稳定性和持久性。对于阅读者来说，在后续的审阅过程中也存在很多的不便之处。一些单位的管理者对信息化信息档案的使用效率也存在怀疑，对于这种工作方式存在一定的抵触，从而导致信息化档案管理很难有效地贯彻落实，信息检索系统利用效率不高，管理制度也存在很多不完善的地方。

（三）档案信息化建设缺乏专业的人才

对于档案信息化建设来说，要想取得良好的建设效果，是离不开专业的信息化人才推动的，虽然技术设备有了长足的进步，但是很多单位中仍然缺乏专业的技术人员。企事业单位对于管理人员的培训力度重视程度存在不足，这就导致管理人员的技术水平并没有得到显著的提升，有的技术管理人员在工作过程中不思进取，未能切实有效的提升工作质量[2]。针对这种发展现状，有关部门在发展过程中应该积极响应国家和政府的号召，结合科技发展的要求，打造专门的技术团队，专门负责信息化技术管理，并将相关责任落实到个人，定期对管理人员和技术人员展开考核和培训，不断提升他们的职业技能水平，这样才能在工作岗位中发挥出更大的价值。

二、完善档案信息化管理工作的有效策略

（一）借助信息网络技术对档案信息进行搜集

在过去，很多单位在展开档案管理工作时，都是以纸质资料的形式进行保存，并将这些信息放入专门的档案袋中进行封存保管。这种保管方式具有很多的安全隐患，譬如说对于档案室的温度和湿度具有一定的要求，否则档案信息很容易出现受潮和发霉的情况，导致档案中的信息受到破坏，并且在审阅过程中，这些档案信息检索也具有一定的难度，不易携带，这在一定程度上导致档案的利用效率不高。信息化的档案管理模式可以通过数字存储的形式对档案信息进行保存，这样纸质档案在保管过程中的局限性也就不复存在，档案信息的存储数量也比过去有了质的提升，工作人员在整理和审阅过程中也更加简单高效。这些信息数据被技术人员上传到互联网中，相关的人员如果需要查阅这些档案信息，可以凭借账号直接在互联网中下载使用，这样档案信息的利用效率也比过去有了明显的提升[3]。信息收集过程是一个相对较为繁琐的过程，由于城市化进程的加快，社会大众的生活的节奏变得越来越快，多数情况下人们很难展开深入的沟通。因此，相关单位可以结合自身的发展实际，打造信息化档案管理系统，人们可以在智能终端上填写相关资料和表格，就能够在网络中实现档案的流通，并随时可以结合自己的需求对档案资料进行完善，这样对于提升工作效率是非常有帮助的。

（二）转化非结构信息，构建信息化的检索目录

对于档案管理工作来说，非结构信息至关重要，需要引起管理人员足够的重视，作为非常重要的信息资源，通过这些信息数据，能够有效增强档案的价值。需要指出的是，非结构信息是指那些不固定的资源，这些信息有着非常多的表现形式，譬如说网页资料、多媒体资料以及图片资料等等。随着信息网络技术的迅猛发展，非结构信息的整体数量相比过去也提升明显，逐渐呈现出爆发式增长的情况，此时相关单位仍然使用传统的档案管理模式，对于档案管理工作的效率会产生一定的影响。借助信息化技术可以对这些文档信息展开数字化扫描，使他们能够被计算机所读取，这样能够显著增强档案管理工作的效率。目前非结构信息在利用过程中存在一定的挑战性，该技术的有效利用对于我国的信息化建设是非常有帮助的。因此，相关单位需要重视培养管理人员的信息化意识，使他们能够主动学习并应用信息化技术[4]。由于档案有着很多种类，在分类过程中存在一定的难度，信息化技术能够很好地解决这个问题，使得档案管理工作更加的井然有序，方便人们查找和管理，借助信息化技术，企事业单位可以对档案信息展开有效地分类，结合单位的实际情况建立完善的检索目录，借助这些目录使得档案分类更加的精确，增强了档案管理的质量和效率。建设完成后，工作人员需要进行信息查阅时，只需要在键盘中输入关键词进行检索，计算机可以非常快速的调出对应的档案资料信息，提升工作的效率。

（三）重视对管理人员进行培训

过去很多单位的档案管理人员对于自身的工作职责缺乏明确的认知，在工作过程中存在浑水摸鱼的情况，客观地说，这种状况不仅仅体现在档案管理中，社会中很多行业也存在这种情况[5]。要想有效地解决这个问题，需要通过多种方法提升工作人员的职业素养，使他们能够认识到工作的职责所在，具有一定的责任感和荣誉感，这样才能够提升他们的工作质量和效率。因此需要借助一些专门的培训对他们的业务能力展开针对性的强化，提升他们的信息化技术应用能力，以此来促进企事业單位的信息化档案管理进程，这样才能满足现代社会发展的需求，档案管理工作才能更加的科学高效。

结语：

档案的信息化建设是时代发展的必然要求，也是现代化档案管理中的重点内容。有关单位需要借助各种方案提升自己的信息化管理水平，增强工作人员的信息化应用能力，营造良好的建设氛围，这样才能够提升工作效率，促进企事业的创新发展。

参考文献

[1]张继东.档案信息化建设现状及改进策略分析[J].科技经济导刊，2018，26（33）：234.

[2]刘路.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].传媒论坛，2020，3（23）：114-115.

[3]刘娟，万诺诺.新时期企业档案信息化建设思考[J].办公室业务，2019（24）：109.

[4]吴艳群.“互联网+”背景下事业单位档案信息化安全建设研究[J].传播力研究，2019，3（35）：291.

[5]孙蔚.“互联网+”视角下加强档案信息化安全建设的策略[J].办公室业务，2019（22）：93+121.