城乡低保档案信息化管理的新路径

董文娟 公主岭市社会救助事业中心

我们平时所说的“低保”其实说的就是城乡居民最低生活保障，它其实是作为一个重要组成部分存在于我们的社会救助体系里，也是用来保障一些在生活上有困难的人民群众最基本生活的一项重要的措施。随着这种措施慢慢形成较为稳定的制度体系，关于低保的档案也随之形成。它能够详细而且较为真实地去记录这些领取低保的，享受低保待遇的人们的基本信息。将这些信息保存下来具有很重要的意义。该发放多少或者发给谁，这些决定都要以这些档案数据信息为依据，它以开展工作的基础的形式在我们的生活中发挥着重要的作用。

一、城乡范围内的低保档案需进一步规范化

这项低保档案需要经过正规的程序而不是随随便便的程序建立起来的，人民政府下至县、乡还有街道办事处需要直接参与到资格建立程序中，包括受理申请人申请资料以及实地调查材料的真实性，以及对这些材料进行审查等多道程序，这些程序形成的材料就是低保档案里的材料，所有工作是否能够公平公正且顺利进行，都需要依赖于这些程序上得到数据材料的真实与否，关系到民生福祉是否能得到提升，具有重要现实意义。由于它面向的是全国，所以也决定了它的工作量和工作面都是很广的，因此也对这类档案是否建得齐全完善有着很高的限制要求。怎么去设定建立档案的标准，采用什么样的流程等等都需要统一规范，确保各项工作能顺利进行。

二、低保档案的基础性工作需要进一步加强

这项工作需求源自于低保档案的自身属性。我们需要以低保档案作为资金发放的最基本的依据，就需要确保数据资料的真实性。只有数据真实，完整反映申请人的真实家庭生活情况，才能够确保在决定资金发放环节上实现最大公平。因此，建立好低保档案可以说是重中之重的工作，需要把严格的标准贯穿到整个档案的收集、汇总、保存和移交、利用等各项环节之中。

（一）收集和整理

档案中最有价值的是它的一手资料信息。人工收集是最直接的方案。乡镇为了确保这些信息的真实性，会有专门人员负责收集整理申请人的有关信息和需要提交的证明材料。这些材料到达县级民政部门后，也就进入了下一项程序即审核程序。所有材料经过程序流转，不停归整形成档案，供工作人员随时调阅查看进行下一步管理工作。

（二）归纳和编写目录

为了方便工作审批，也为了方便档案管理，在整理了低保档案之后，还需要对它进行顺序目录编码。每一份低保档案会按照相应的标准，例如递交时间、申请人等信息进行排序，统一放入档案盒中进行统一管理。如果在审批过程中需要补充或者借阅材料，都可以直接对应目录进行查找，极大方便了审批工作。

（三）保管期限和移交规定

低保档案和所有物品一样具有相对应的保管期限。由于低保档案实施的是开口管理，一户一号制度，所以当申请人还在享受低保的时间段内，那么申请人的低保档案保管期限一般是五年，且计算范围应从停保以后再确定具体时间。这个时间相对比较短，所以不需要向当地同级的档案局进行移交档案工作。尽管这样，低保档案还是要提交给机关综合档案室进行保管。

（四）档案的查阅和利用

低保档案的查阅和利用都是有相关要求的。这些信息只能内部使用。个人只能查看个人的信息，想要查阅相关信息还需要持有效身份证件以及低保证明通过审批后才能进行查阅。低保档案和大多数档案一样具有不对外公开的属性，它仅供有工作关联的单位和管理机关依据工作需要进行使用，而且如果没有得到县级以上的机关允许，这些材料信息是不能够对外进行公开的。

三、审批资料类的管理

审批材料即是包括了对上文所说材料进行审批后得出的对应材料，包括审批阶段和对结果有疑义的附和资料等。包括了乡镇机关、民政局等部门对申请材料的审核审批情况，也包括了和申请人同村的村民代表对申请人实际情况的核定结果，还包括了每一个审批层级的经办人、负责人等经手人员的签字。如果对材料有疑义又进行了复核，那么这项材料就要由县市区民政局来保管了。此外，需要交给现市区民政局保管的材料还包括新审批的材料。以上所有的材料都要按照不同行政区域的划分来进行立档建册，不能混淆存放。这些材料需要按照规定程序进行公示。公示内容需要有相关责任人和三个以上见证人的联合签字并加盖公章才有效，且内容要包括新审批对象各次、各级的公示材料等信息的照片、登记表等，确保公示公平公正性。

四、资金管理、发放类的档案管理

资金收入支出、发放的整个过程都需要建立对应的资金台账。台账内需要详细记录每笔资金的来去，还需要包括资金补贴有关证明文件依据，银行对账单、财政对账单等单据都需要保存其中。并且要保证本期初低保资金和上期末的资金保持一致，每季度的资金发放的审批表上的信息要与当季的低保人名册、金额等信息保持一致，保持对《保障证发放登记表》及《保障证》发放情况的记录核查工作。

五、动态报表类的档案管理

动态报表类应实行动态管理，对低保相关信息进行动态跟踪。根据城市和农村两大不同类的动态报表规定不同的信息报送时间。例如《城市低保对象综合统计表》等城市低保需要填写和提供表格定在每个月的25号之前报送，而且必须是当月的信息材料。农村因其特殊复杂的情况，所以在动态报表管理上采用更为机动灵活的方式，即规定在每个季度末尾前暴动本季度的动态报表。报表内容包括《农村低保对象综合统计表》等针对农村低保而设置的表格数据。虽然时间上比城市低保延长了，但是对内容的要求并没有放松。每个季度报送的表格里的数据包括低保的人数、金额等重要信息都必须相互吻合，不能有错位假漏的地方。而针对那些存在需要复核的或者新增加的信息，都要按照相关规定填写表格，及时完善信息。