综述档案管理中的电子档案管理

王汉军 滨州市沾化区医疗保障局

电子档案馆的发展应考虑到信息时代的发展，许多单位组织已经改变了文档管理的形式，并使用电子文档管理来更好地管理文档。传统的文件管理需要长时间的收集，分类和存储，并且员工的工作量非常大。但是，电子文档管理基于先进的信息技术，不需要手动分类，从而减少了人员并提高了工作效率。电子档案管理人员不仅必须具有档案管理经验，而且必须熟悉计算机技术。因此，为了更好地实施电子文件管理，有必要提高管理者的全部能力，满足电子文件管理的要求，并使工作顺利进行。

一、电子档案文件的优势

（一）直接减轻了档案管理的工作强度，提高了工作效率

当前的信息技术时代为档案管理的发展提供了可靠的技术，电子文件管理的使用解决了传统文件管理的许多缺点。例如，电子档案使人们更容易查阅、修改和使用。同时，电子文件管理已取代了手动工作，因此无须依靠员工来手动记录，收集，分类和保存，可以使用计算机软件系统保存文件，这直接消除了手工输入和分类的问题，并减轻了员工的工作量。电子档案管理节省了大量烦琐的工作，提高了档案管理的效率，同时提高了档案管理的质量，促进了档案管理的发展。

（二）电子档案文件管理更有利于文件保密

过去，文档管理是整体保存的，查看文件时，只要查阅部分文件就可以查看所有文件，这不利于文件管理的机密性。电子文件管理的方法与传统文件管理不同，档案文件将单份保存，并且在查阅过程中仅可见必要的内容，看不到其他文件的内容。这样，文件管理的相对机密性得到很好的保证，更好地保护文件安全性。

（三）电子档案文件管理有助于共享文件并重用

传统文件管理只有一份，即只有一个人可以访问或使用它。一旦其他人查看并借用了该文件，其他人将不再能够使用该文件。但是，电子文档将更改此阈值，并且许多人可以检查或使用它，这完全反映了文件共享。电子文件也可以重复使用，纸质文档重新使用后笔迹可能不清楚，或者某些内容可能丢失。电子档案馆将不会有这些问题，即使它们被多次使用，存档的内容也不会改变。

二、分析电子档案文件管理中的问题

（一）人们对电子档案管理的认识仍然存在一些局限性

由于电子档案的发展还不成熟，对电子档案的理解还不够深入，因此对电子档案管理的理解还不够全面。因此，需要采用双轨制，即同时使用电子文档和纸质文，以两种方式运行文件管理，以创建具有相同内容的两个文件。

（二）难以识别电子文件凭证的原件

归档是所有过程数据的记录，即原始记录，这些文件是真实的原始文件，因此非常有用。但是，电子文件的内容很容易更改，可能会通过复制或实施不清楚的因素来更改文件的内容。当文件在他人转存期间被恶意修改，不会留下任何痕迹，从而难以区分电子文件的真实性和原创性。

（三）电子档案文件的安全性

电子档案文件的安全性存在问题，档案的安全性非常重要。电子档案文件管理受某些因素影响，例如，档案中的数据很容易丢失和更改，并且档案失去了真实性。如果网络不稳定或不安全，也会影响文件的安全性。

（四）长期保存电子档案文件

纸质文件被存储在档案室中，并且会被长时间存储。但是，随着电子文件数量的增加，它将占用越来越多的内存。但是，某些软件的容量是有限的，长期存储档案是不够的，并且没有长时间存储档案的好方法。

三、加强电子档案管理的措施

（一）创建档案文件使用系统并集成各种文件资源

为了更好地利用电子档案馆的管理，首先必须建立完整的档案馆使用许可制度，建立档案使用许可制度，规范档案使用，确保档案内容的真实性。当相关员工需要访问档案时，他们必须严格按照法规行事，并且只有在获得经理同意的情况下才能使用档案。档案管理人员必须学会使用网络技术和先进技术来收集档案，以便及时收集有关档案的信息。同时，需要及时更新文档，以满足审阅者的需求。在创建电子文档时，需要结合处理纸质文档，促进电子文件管理的发展。

（二）制度化建设，确保信息管理规范化

电子档案的管理应建立适当的管理制度，同时，它也可以使人员操作标准化以避免错误，有利于电子文件的管理。强大的文件管理取决于先进的计算机技术，如果遇到计算机问题，硬件故障，木马等，将导致存档中的数据丢失。如果需要远程查看档案，则必须确保网络安全以确保档案的机密性和安全性。电子案件管理系统的开发可以使员工绩效标准化，防止由于故障造成的数据丢失，并确保电子文件的安全性和机密性。

（三）加强人事管理，加深对档案保护的认识

电子档案依靠先进的计算机技术来收集和存储档案，但是操作仍然需要人员。人事管理是电子文件管理的重要组成部分，有必要加强人员管理，提高员工保护意识。管理人员应确保员工适当地参加培训，提高他们的学习和教育质量，并养成良好的职业道德。他们必须认真负责，记住自己的责任，并且对案件内容保密。有必要知道如何保护文件并提高文件的机密性，以免造成非常严重的影响。

四、结束语

从以上分析可以得出结论，传统文件管理已经过时，传统的文件管理有很多问题，工作非常复杂且工作量很大，容易引起混乱，并且不利于文件管理。电子档案管理解决了传统档案管理的许多问题，不仅减轻了工作人员的负担，而且使档案的收集，核实和存储比以往任何时候都更加方便。但是，电子档案的管理尚不完善，需要进一步改进。为了保护档案管理的机密性和安全性，有必要对专业人员进行培训。这些员工不仅必须精通计算机技术的使用，而且还必须具有相关的经验和良好的职业道德。加强人员培训有利于电子档案馆的管理，可以很大程度上促进电子档案馆的发展。