档案信息资源的整合与利用

孙巧玲 刘晶晶 林晓旭 山东省产品质量检验研究院

一、引言

经过长期不断的发展，当前我国经济发展的速度有了很大的提高，在此背景下，我国各项基础设施的建设更加完善，这就为人们的生活提供了更好的条件，在此背景下，对于档案所进行的管理工作提出了更高的要求。在新时代背景之下，针对与档案信息资源的整合与利用将会有效满足当前对档案信息的需求，推动社会经济的发展。因此，针对档案信息资源整合利用进行的研究是十分有必要的。

二、档案信息资源整合与利用的现状分析

（一）信息资源标准不统一

要想真正做好对档案信息资源进行的整合利用，就需要为所有用户建立健全的虚拟信息体系，在该体系的作用之下，信息需求方与提供方可以实现实时的交流与沟通。对此系统的建立，能够把原本独立的档案系统整合成成体，但不同档案系统在建立的时间、过程中使用的技术标准等方有着明显的不同，所以在对档案信息进行整合的时候，往往难以真正的把相关信息整合成为整体。

（二）档案管理机制落后

在对档案信息进行开发与利用的过程当中，通常涉及了众多主体。当下的档案管理部门针对档案所进行的管理具有比较滞后的问题。无论是档案的转移还是移交等，都要有相关单位提供的凭证才能够进行，这就对档案信息资料的传递与流通造成了很大阻碍。就当下现行的档案管理机制来看，其中最为主要的一个问题就是没有准确的区分档案管理工作与档案查看权限，因此而难以实现对档案信息资料的有效运用。

三、档案信息资源整合与利用的有效措施

（一）统筹规划，建设标准化的体系

在对档案信息进行整合的过程当中，标准化的建设是必须要高度重视的，但就实际来看，对于档案信息管理系统的标准化建设并不是一蹴而就的，它需要比较漫长的过程，必须要进行全面细致的规划，结合实际情况，制定科学、可行的执行策略，才可以确保所建设出的系统能够在实际应用中发挥有效作用。为此，要做好以下几点：①与档案管理、互联网技术等专业的专家一同确立档案信息管理的整体标准，此标准包括了档案信息管理系统建设时用到的技术术语、建设时用到的整体框架机构等；②要确定档案信息网络系统内所用到的基本技术标准，如基本的网络设施建设标准、系统内部所用的通信标准等；③对系统在建立完成以后的管理标准进行确定；④对通档案信息管理系统在交流与共享的过程当中所需要的服务标准进行制定。在完成对以上的标准体系的建设以后，就可以更好的实现对档案信息资源的整合，为后续的档案信息资源利用提供良好的条件。

（二）强化管理，推动各部门合作共建

就档案信息资源来看，针对其所进行的整合属于整个社会信息系统建设当中非常重要的内容。在对档案信息系统进行建设的过程当中，必须要把社会虚拟性系统充分的整合为一个整体。通过实践可以发现，档案信息化整合的关键就是要此工作融入到我国整个社会信息化建设的过程之内。在实际应用中，要把档案信息化的建设变成电子政务转变的一部分，在实施信息化建设的过程中，档案管理部门应当积极主动的与其他政府管理部门的信息化系统使用相同的标准，以此来使得档案信息可以顺利的流通在政府内的各个单位。与此同时，在对档案馆进行建设时，需要和其他的公共服务机构积极开展合作，如与图书馆、人才服务中心等的部门建立更加深入的合作关系，从而有效打造出区域性的信息交流中心，确保相关区域内的信息可以由此信息流通中心来实现更加方便、快速的传播，以此来有效提高档案信息资料的利用效率。

（三）转变观念，加强对档案管理利用的认识

伴随着我国经济发展速度的不断加快，当前我国人口流动的速度变得越来越快，在各个企业当中，人才的流动更加频繁，流动速度也大大提高，在此背景下，人们对于档案管理工作的传统认识导致档案信息资料在当前的整合利用受到了非常大的约束，不但整合与利用难以实现，并且所发挥的作用也更加有限。就目前来看，相关政府部门针对档案信息资料有着重视管理而轻视利用的落后观念。在全新的历史发展阶段当中，必须要尽快的转变这样错误的管你那，政府部门不但要尽可能的加强对档案信息的管理，还需要结合实际情况，采取有效的措施来最大程度的利用档案信息资料，使其作用与价值可以得到充分体现。

四、结语

总而言之，在新时代背景下的今天，必须要跟紧时代发展的脚步，及时的转变自身的观念，充分意识到档案信息资源的重要性，不但要对档案信息资源整合的方法进行创新与改进，还需要尽可能的提高利用效率，采取信息化的技术手段来进行对档案的管理，从而在提高档案管理效率与质量的同时，确保档案信息资源的重要价值能够真正体现。