事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

杜平 阎庄街道办事处

一、事业单位档案信息化建设内容

（一）基础设施建设

事业单位档案信息化基础设施建设包括信息化软件建设和信息化硬件建设。其中，前者主要包括OA 办公自动化系统建设、电子文件归档及管理系统建设、单机/网络版档案管理系统，以及档案管理数据库系统。后者，主要包括计算机、扫描仪、服务器、网络连接设备、打印机，等等。其中，档案管理软件系统模块的应用应满足事业单位在档案数据管理、档案编目、安全保密、系统维护等方面的要求，尤其是著录标准、主题词标引、数据交换、电子文件存储标准等模块均需符合档案管理要求。

（二）信息资源建设

信息资源建设是事业单位档案信息化建设的关键和核心，重点是要做好事业单位档案数据库建设和管理。从事业单位档案内容及其类型来看，主要包括目录数据库、多媒体数据库、重要档案数据库和全文数据库。其中，目录数据库主要包括事业单位档案中的全宗、案卷级、文件级、电子文件等计算机机读目录数据库；多媒体数据库则主要包括音像资料、光盘，以及实物扫描类档案资料。

（三）标准规范建设

事业单位档案信息化建设的重要保障来自相关的标准和规范，是事业单位档案信息化建设规范、有序、健康的保障。具体来说，主要是根据《档案法》《单位档案管理办法》等相关规定，结合事业单位档案信息化建设的实际需要，制定相应的档案管理标准和规范。

（四）应用系统建设

应用系统建设是事业单位档案利用，发挥档案信息资源价值的重要支撑。一般包括局域网建设和信息网建设。其中，局域网建设主要由计算机、网络连接设备、服务器、传输介质以及网卡等组成。应用系统中的软件建设主要是由事业单位档案管理相关的服务器系统、DOS 系统等组成，通常由单位办公室、档案室负责数字信息加工。信息网建设则主要档案信息化与Internet 链接，实现信息资源的互联共享。

二、事业单位档案信息化建设对策

（一）树立信息化档案管理理念

理念是行为的先导，在计算机信息技术快速发展，档案信息化建设如火如荼的时代发展背景下，单位管理者，以及档案工作者要在思想上牢固树立信息化管理理念，在思想上要高度重视档案信息化工作，将档案信息化纳入单位生产、经营和管理的各个方面，纳入单位各个岗位、部门的年度考核，并在人、财、物等方面加大信息化建设投入力度，打牢单位信息化建设基础，并做好单位信息化建设顶层设计，将档案信息化建设与单位长远发展规划有机结合起来，夯实单位档案信息化建设根基。

（二）健全信息化档案资源体系

事业单位要在存量和增量两个方面不断丰富单位信息化档案资源内容，健全单位信息化档案资源体系结构。一方面，利用第三方专业技术和设备，加快馆藏纸质档案、声像档案等数字化信息采集，做好事业单位存量档案信息化。另一方面，要切实做好增量档案信息化工作。按照档案信息化建设的规范、标准和要求，从事业单位档案资料的信息化收集、鉴定、整理、编目、归档等，严格按照信息化标准规范进行全程信息化管理。

（三）注重信息化档案技术应用

加快推进信息化技术在事业单位档案管理中的应用，切实发挥信息技术在事业单位档案管理中的应有作用。例如，加大计算机、信息网络技术的应用，不断提升事业单位信息化水平，将计算机信息技术应用于事业单位档案统计、档案编研分析，提升事业单位档案信息技能水平。注重局域网、数据库平台，以及互联网、物联网技术的应用，加大事业单位档案信息交流及网络互联互通，实现事业单位档案信息共享。引入电子密钥，身份访问认证，以及特殊存储介质等技术，加大事业单位档案安全防护技术水平。

（四）培育信息化档案人才队伍

事业单位档案信息化建设离不开一支高素质的复合型人才队伍作为支撑和保障。事业单位管理者要高度重视档案人才队伍建设，既要加大专业人才引进力度，通过人才招聘，及时在人才市场中招聘具有一定信息素养、掌握扎实档案理论知识的专业人才，及时补充到档案管理工作岗位中。同时，也要注重复合型人才队伍的培养，有针对性地开展业务知识培训，通过定期举办业务知识培训，信息技术专业知识讲座、业务竞赛等形式，大力培养熟练掌握档案、网络、信息、安全等综合业务知识的复合型人才队伍。

（五）突出信息化档案资源利用

事业单位档案信息化建设的最终目的之一是要依托信息化技术，不断提升事业单位档案资源的综合利用，满足单位发展的现实需要。一方面，要加强事业单位档案目录数据库建设，结合事业单位档案管理实际工作需要，开发出符合事业单位档案管理的标准化应用系统，加快档案目录录入，为单位档案资源利用提供可靠保障。此外，要根据事业单位档案内部不同部门、不同人员以及不同岗位职责，设置相应的档案查询权限，便于档案信息资源的查询、检索、下载、利用和在线阅读等等，发挥事业单位档案信息化利用价值，为事业单位发展壮大提供宝贵信息支撑。

三、结语

在当今信息技术不断发展形势下，以信息化建设来推动档案事业发展战略转型势在必行。面对档案信息化建设进程中存在的各种问题，我们要纵览全局，结合宏观的理论探讨与具体实践的操作，不断地总结实践过程中的经验教训，发挥档案人的主观能动性和首创精神，在标准、制度和规范指导下，使档案信息化建设工作顺利开展，不断突破档案管理和技术瓶颈，实现档案管理的创新发展，进一步实现以信息化技术为驱动力，促进档案事业发展的战略转型。