交通运输企业档案数字化与业务系统的融合管理

鲁志恒

（山东省交通科学研究院，山东 济南 250031）

引言

采用档案数字化与业务系统融合管理的方式，既可以有效降低档案管理成本，又能让业务人员高效地从繁杂的档案中提取所需数据，并加以分析运用反哺业务发展。

1 实施档案数字化与业务系统融合管理的必要性

1.1 资料保存和节约管理成本的需要

（1）交通运输企业传统档案管理方式需耗费大量的人力物力成本，档案的归档、查询耗时长，且人工登记易发生录入不精准等情况，一旦出现错误，很难追根溯源找到责任人，发生档案毁损灭失的概率较大。（2）只有通过档案的数字化管理，将纸质档案归集并扫描成电子档案留存，实现档案管理人员对档案的信息化和智能化整理，才能使档案资料长期保存且易于查阅，以提升档案管理部门对外提供信息服务的能力[1]。同时，业务人员在档案管理人员的配合下，将档案存放并分门别类将相关数据信息进行条目化录入，能够全面提升档案录入及后期查找档案关键数据信息的效率，配合单位业务管理系统，将大幅节约时间、人员等管理成本。

1.2 档案数据反哺业务项目拓展的需要

（1）业务系统与档案管理系统从使用目的来说是两个完全不同的系统，前者是为了规范业务流程、提取项目数据，后者是供业务人员进行事后查找相关档案资料所用[2]。单独开发的档案系统仅能做档案管理，无法达到分析运用业务数据的要求，不能为交通运输企业带来实际效益。只有把档案数字化与业务系统进行融合管理，将档案系统作为业务系统的一部分应用，并针对后期需要用到的基础数据设置模块，进行逐一分析录入，确保在后期数据分析时能够具备完整的数据来源作为支持，才能形成一整套完备、系统的管理模块，为企业用好档案中的数据提供高效支持。（2）通过高效利用业务开展过程中积累的宝贵档案数据资源，以分析客户群体、分析自身业务水平、优化产品设计、改进风控模型等，更好地促进拓展业务发展。

2 档案数字化管理与业务系统融合管理的开发设计原则

2.1 将档案数字化管理作为业务系统的辅助功能

交通运输企业档案资料产生在业务项目的各个阶段，从项目立项、可行性研究、风控审批、实施落地到后期跟踪检查。档案数字化管理作为穿插在业务系统中每个环节的辅助模块，在项目各个阶段产生档案资料时应即时上传，并逐阶段设置审批流程，以确保档案的及时、正确、完整上传并永久保存[3]。一旦等到项目结束后，再进行档案整理归档，由于业务周期较长，前期资料可能已经遗失；同时，相关业务人员已经投身下一个项目环节，很难再花费大量精力进行档案整理工作，归档工作便会长期滞后，不利于及时高效提供相关资料信息。

2.2 前期开发需求应充分调研业务部门意见

业务人员熟悉开展业务过程中的每一个实际流程，了解各个流程实际操作中可能遇到的问题，知晓如何运用哪些系统中的大数据进行分析并以此为企业创造价值。因此，系统设计人员在系统前期开发时应充分调研业务部门的意见建议，由其提供辅助支持。同时，要坚持需求导向，倒推业务系统中需要开发的档案模块、需要完善的数据和需要上传的资料，将每一环节需对应输入的类型设置全面，避免业务人员输入无用数据，更防止遗漏在后期查找时需要进行大数据分析的关键业务数据[4]。

2.3 系统上线前测试环节确保由多个部门共同进行

上线前的系统测试是每个系统开发必不可少的环节，不仅能够发现系统中存在的缺陷，还能发现流程中存在的堵塞点和不合理之处。线上测试环节应由相关部门安排后期实际使用系统的人员进行测试，并设置考核测验，以强化提高人员重视程度，确保系统上线后达到预期效果，切实提升企业自身档案服务效率。

2.4 系统中数据和档案资料应及时更新

随着行业市场和业务项目开展情况的变化，每一个项目都在动态地进行，需要持续地跟踪、维护。前期开发的业务系统档案模块在当时阶段是适应实际的，后期则需要不断将新内容进行填充，将新的档案类型上传。因此，档案数字化管理与业务系统开发时，要充分预留项目结束后持续跟踪和维护所需资料上传的模块，以及估计未来预计新加入模块和对接新系统的相关接口。

3 档案数字化管理与业务系统融合的优势

（1）系统由档案管理人员进行管理，由业务人员运用其中数据，对市场和产品进行分析，同时，实现电子档案的长期保存、便于查阅，提高档案数据的管理使用效率，不断增强企业竞争力。（2）将档案数字化管理作为业务系统的一部分应用进行嵌入，更有利于企业在开发系统时进行资金统筹调配，更方便建立一个设备先进、运行速度快、功能完备的档案管理模块，并大幅节约企业系统开发成本和后期维护成本。

4 结语

注重大数据分析与应用是交通运输企业实现长足发展的重要基础，档案的数字化管理与业务系统的融合能够很好地为这一目标定位服务；档案资料产生于业务的每一个环节，跟业务开展具有高度的重合性、关联性，将数字化档案管理作为业务系统的辅助模块嵌入其中，既能够更好地服务业务项目的推进和质量提升，又能节省档案管理成本，进一步为交通运输企业创造档案信息服务价值。