信息化时代档案管理模式的变化研究

周玉华

摘 要：信息化时代快速发展，使传统档案管理模式面对巨大的挑战，在传统的档案管理模式中存在着和实际工作不相匹配的问题。传统档案管理过程中长时间将管理人员和档案资源作为中心，需要档案管理人员手工对档案进行管理。单位投入的人、财、物与档案管理的产出成效相差较远，档案资源不能实现最大化利用。信息化时代发展中，信息技术的高效性、集成性以及科学性为档案管理模式的变化提供可行的方式。所以，在当前的信息化时代背景下，改变传统档案管理模式、提升档案管理工作效率及质量是档案管理工作的必然要求，同时也是本文的研究重点。

关键词：信息化;档案管理;模式

档案是一种人类社会发展不能缺少的信息资源，它可以用文字、声音或者图像对个人、国家机构、各种组织、企事业单位的行为进行记录，所以相关机构逐渐重视对档案的管理工作。随着信息技术发展，影响着档案管理的各个要素都发生非常大的变化，档案信息来源渠道不断扩大，服务对象变得多层次，并且服务内容也呈现更加复杂化，方式更加便捷化，这些都是在当前信息化时代下档案管理模式上呈现的变化，传统档案管理模式应该顺应信息化时代的发展不断变化，才能够更好地适应现代化发展需求。

一、信息化时代档案管理模式变化的必要性

1.公民主人翁意识增强

随着我国全面推进政务公开，打造阳光政府，人民主人翁意识不断增强，其参政议政的意识也在不断提升。因此，传统档案管理模式已经不能够满足公民的需求，公民有权利了解各单位以及各部门的职能运转情况。这样不但能够对人民的权利进行保障，同时也在一定程度上宣传了国家的各项政策精神。

2.档案客户群体的变化

当前档案客户群体变得更加广泛化、社会化以及多元化、开放化。用户对档案部门的专业性要求有所提升，在当前信息化时代背景下，档案用户能够从网络上直接获得数量庞大的信息，但是其中掺杂着非常多且无用的信息，影响用户对档案的特殊需求。所以，档案用户不能快速、便捷、准确无误地搜集自己想要获取的信息。

3.网络环境影响档案管理模式的变化

在信息化时代环境影响下，互联网逐渐成为人们在生活和工作中不可缺少的部分。作为一种新型的传播媒介，网络对信息的传播速度更快、沟通更便捷。现在网络环境的大发展为信息化时代档案管理模式的变化提供了良好机会。

4.档案管理工作的复杂性

随着信息化时代的发展，档案管理工作涉及的领域逐渐扩大，工作内容也变得更加丰富，档案的保管方式更为科学，这些工作的实质性变化影响着档案管理人员。档案管理部门需要摒弃之前传统的档案管理模式，保留优点改掉缺点，提升自身档案管理专业技术，并且还需要创新档案管理模式。

5.档案管理中存在的问题

长期以来档案管理工作中存在着诸多问题，其中信息技术水平较低、开放程度不高、利用率水平较低等，无法最大程度地发挥档案信息功能及其作用。

二、信息化时代档案管理模式

1.采用内网建立电子档案管理部门

内部局域网的出现使档案管理出现较大的变化，能够在网络上对电子文件档案进行管理，档案管理部门能够在单位的局域网中建立起自己部门网页，之后和档案管理系统相链接就能够为有关人员提供自助的档案信息查阅服务。此外，电子档案管理系统能够使单位各部门之间的合作力度增强，不容置疑的是，电子档案管理系统已经成为当前人们在网络上对资源进行检索时不可缺少的工具。

2.档案搜集由人工转变为自助上传

信息化时代下档案管理中的电子档案和传统的纸质版档案不同，只需要经过对资料下载并且向系统输入就能够完成收集，采用这种便捷的方式能够将档案收集变得更为简便，只需要在局域网中设定一个专门的电子档案输入窗口，系统就能够自动完成原本需要人工进行审阅的档案管理工作，这样相关的档案资料就可以及时归入到库中并且分门别类地归入到资料馆中。在传统档案管理模式中，相关管理部门通常采用原件或者复印件的方式完成信息的展览工作，这种管理模式下存在诸多不足，所以在信息化时代下传统档案管理模式需要被替代。当前社会信息每时每刻都在变化，运用信息化档案管理模式能够帮助人们及时了解国家政策、部门规章等有关信息，方便了人们的生活和工作。

3.档案管理模式变化

信息化时代，运用信息技术对传统档案管理模式进行创新的同时，需要注意是否能够和社会建设的需求相符，对档案文件进行公开公示的时候工作人员应该有分类展示意识，档案管理模式的变化以板块信息展示为例进行分析：在对科技信息进行展示过程中，电子档案能够帮助单位收集先进技术的信息;在对经济信息进行展示过程中，电子档案能够帮助搜集产业结构调整的档案信息;对销售市场资料进行展示过程中，电子档案能够搜集有关提升销售的档案信息;对单位的法律资料进行展示过程中，电子档案能够自动屏蔽涉及单位机密的档案，有助于单位维护自身权利。电子档案管理模式的变化依赖于现在先进的信息技术发展，与传统的档案管理模式大有不同。

4.健全档案的信息化模式

档案管理信息化主要是档案数字化及档案网络建设两大部分组成。新型档案信息材料的收集、整理、保存及鉴定、利用等需要采用先进科学技术理论及手段加以解决。国家档案管理部门在档案数字化发展中有着一定的规定，按照相关要求，国内的图文影像开发及利用先进技术相结合，采用数字存储、身份验证、图文压缩和处理以及高速电子扫描等多种技术，创新研究开发出一套含有扫描录入、检索、电子存储、查询和管理等多功能为一体的电子档案管理系统，这样能够使现代化的档案管理向着数字化档案管理迈进。同时，因为电子档案的产生，档案管理部门直接从传统档案管理的管理模式中跳出来，形成当前电子档案和纸质档案并存的模式。目前的电子档案管理工作中依然存在着一定的问题和风险，这是因为电子档案自身特点以及在信息技术发展过程中依然存在技术上的难题所导致的。所以，我国对于那些需要永久保存的图文電子档案规定必须转化成纸质的档案文件或者是缩微品等能够长期进行保存的文件形式，并进行存档管理。所以，在信息化时代下档案管理工作需要做好电子档案的管理，并且应该重视对纸质文件等档案的管理工作，这样能够促使档案信息化模式发展更为健全。

三、信息化时代档案管理模式的变化

1.档案的保存

信息化影响着对档案的记录，从纸质模式转变成为电子形式，同时也影响着对信息的记录和传播，变得更加便捷，使社会发展过程中获得及需要的信息量大幅度增长，因此传统档案管理模式已经不能适应新时代的发展。

传统的档案管理工作中更为重要的是档案管理人员、档案管理设备等。在信息化时代，对档案管理的重点向着对电子文档的保存进行转变。在开展档案管理工作的过程中，不仅需要重视对纸质文件档案的收集保存，同时还需要对电子档案存储量及设备的更新换代进行考虑。信息化的档案管理模式下，可以对所有电子格式的文档进行保存，并且也有一定能力将所有的纸质文件转换成为电子文件，从而提升档案检索能力及有效减少存储占用的空间。

传统档案管理模式下更加重视对档案实体的保护，电子档案的出现只需要定期将档案信息从服务器中转存至光盘或者磁带中，从而能够作为长期的保存。但是，网络具有一定的不安全性，虽然能够采用多种多样的技术方法对网络的安全起到一定的保证，但是从客观上来讲，所有的网络都不是万全设施，也会发生信息丢失或者失真的情况，这样会影响档案信息保存的安全性。如果对数据建立起相应的备份，即便是出现档案丢失或者是失真的情况，也能够做到临危不乱，只要采用备份文件对信息进行恢复，就能够对丢失或者失真的信息进行还原。

2.档案的收集

传统的档案管理模式下，档案工作人员通常是在组织机构形成决议文件之后进行档案的收集整理。信息化时代，如果档案工作人员不能积极参与到文件收集及保管过程中，文件极有可能不存在或者不能进行鉴定、保存及利用。如果档案管理人员不能进入到单位的信息集成系统中，就很难了解并掌握单位信息的核心部分，甚至无法接收到相关档案。每时每刻都在产生的电子文件、电子信息影响着单位档案管理人员的工作，他们不能一直等到档案形成之后开展归档，所以工作人员需要在电子文件产生的源头就开展档案管理工作。对国家相关的文件进行参照从而制订出本单位的《电子文件管理办法》，向单位信息集成系统的编制人员申请在进行系统设计和运行的过程中能够加入电子档案文件的鉴定、归档、保存和利用等与档案管理相关的内容。

档案管理工作人员需要在专业人员的指导下掌握专门的档案信息接收管理平台，应该懂得怎样对档案信息资源的有效性、可靠性和实效性进行控制和维护，了解接收电子档案信息的方法。此时，单位中的档案保管不再仅限于卷、盒和柜体等设备，大多数的单位档案信息经过档案人员鉴定归档之后将纳入“虚拟库房”中进行存储。

3.档案管理模式

档案内容从传统形式变成电子形式之后，在保密、节约、分类和检索上发生的变化较大。传统档案通常需要在案卷上对保密的级别进行标记，并且按照相应的保密级别分类进行管理。采用保密做法主要是为了对档案实体加以控制，这样能够保证档案实体不容易被复印、拍摄和盗取。而电子档案的保密管理仅采用简单的标记保密并不能解决其保密问题，需要在符合国家信息保密规范的基础上建立其相关的信息系统支撑。电子档案信息系统自身安全性应该是非常高的，对于采用电子形式进行保存的档案，应该严格按照不同保密级别、不同种类，对开放的人群进行区分。

传统的档案管理模式需要借阅手续和归还手续，而对于电子档案来讲，文档正本和复制版本之间并没有什么区别，不管是复制、借阅多少次都不会对档案的原始性产生影响，不会发生一个人将档案正本借走之后，该档案就不在档案管理范围之内的现象。因此，在电子档案管理中就不需要存在借阅和归还的工作内容。

传统档案管理模式中分类和检索不能分离，对档案进行分门别类主要就是为了能够提升档案检索的效率。在电子档案管理模式中分类和检索之间并没有任何的关系，档案分类更多是为了能够更大程度地利用档案中的信息，如果单纯只是为了检索档案，则不需要对档案进行分类处理，只需要将档案的关键词输入计算机就能够将相关的档案文件检索出来。

4.档案利用方式

档案对于人类社会发展的作用，就是对历史情况进行记录、提供证据参考等，实体档案能够提供这样的功能，电子档案也是如此。但是，在利用方式上传统档案管理模式和电子档案管理模式出现本质上的变化。传统档案管理模式中，一旦要给人们提供档案证据的时候，需要将档案进行复印，并且将复印件给借阅者，但是复印件和原件毕竟不是相同的，非常容易进行辨别，可法律规定通常只有档案原件才能够充当最根本的证据。电子档案就不一样了，原件及复印件两者并没有什么区别。缺少数字签字的电子档案复印件根本不能鉴定真伪。因此，各个单位应该有数字认证系统，能够保证提供的所有档案都经过了提供方私钥和接受方公钥的双重加密，这样能够保证提供的证据都具有不能隨意涂改的性质，并且想要读取其中的内容只有正确的接受方才可以。

与传统的档案相比，单位中提供电子档案的参考资料非常方便。传统档案管理模式下，单位档案部门需要提供查阅者复印件作为相应的参考，对于在保密上有级别要求的档案，查阅者需要在固定的时间段内将复印件送回至原单位进行销毁。电子档案的复制相比于传统档案的复印件就更加便捷。电子档案不能像传统档案一样被确认销毁，但是对控制性却非常方便。在数字认证技术及文件期限的设置帮助下，能够保证复制的档案内容已经被接受方阅读，同时也能够保证复制的档案只能够在固定的期限内阅读，完全不用考虑对复制件的回收、销毁问题。

与传统的档案相比，电子档案最大优势就是对档案的知识利用。传统档案信息非常的分散，并且其中的关联性非常差，在对信息进行综合分析统计过程中存在较大的困难，更不用提将信息汇集形成更有作用的知识，对社会实践活动进行指导了。电子档案如果能够按照一定的标准格式进行排列，就能够分解成众多信息，就能够在各个范围及层次中进行分析和统计，也能够从中发掘出具有规律性深层次的知识。

四、结语

信息技术发展促使信息化时代的发展，新技术带来的变革影响着人们对信息的接收，其速度和质量产生较大幅度地提升。档案资料是一种特殊信息，档案管理工作应该适应时代的发展，建设更具信息化。相比传统档案管理模式，信息化的档案管理模式中档案收集更加省时省力、档案的保存安全性更高、档案的管理模式更加信息化、档案的利用更加多元化，这些变化的出现都印证着信息化对人们工作生活方方面面的影响，档案管理模式也应该随着时代变化而变化。

参考文献：

[1]陈 聪.关于加快推进档案信息化建设的几点思考[J].机电兵船档案，2021

[2]任晓怡.新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析[J].兰台内外，2021

[3]王春雨.数字化时代档案管理技术创新发展措施研究[J].兰台内外，2021

[4]张晓凤.加快档案信息化建设创新档案管理工作[J].城建档案，2021

[5]韩竹棠.优化档案管理模式提高档案管理效益[J].城建档案，2021

（作者单位：中共白城市委党校）