大数据背景下人才服务促进中心档案管理工作改革思考分析

2021-01-12张忠鹏

兰台内外 2021年35期

张忠鹏

摘要：文章以全面实现档案管理改革为目标，分析大数据背景下人才服务促进中心档案管理改革的实施。探讨档案管理改革的必要性与落实现状，总结大数据环境下档案管理改革的方向，为今后档案管理工作创新明确目标。提出了不断完善档案管理制度、确立档案管理改革目标、完善档案管理程序深入档案数字化建设四点建议，完善档案管理改革方案，旨在提高档案管理信息化建设水平。

关键词：大数据;人才服务中心;档案管理;云计算;改革

人才服务促进中心档案管理的作用是帮助用人单位获取准确且完整的档案信息，日常管理工作要保证规范性，将档案管理中存在的问题解决，有效提升档案管理效率。在大数据背景下人才服务促进中心档案管理需要进行改革，借助信息服务技术有效处理多样化档案数据，使档案管理与数据利用的效率得到提升。现如今，档案管理和“数字化”“智能化”关联更加紧密，为档案管理大数据建设与创新明确了方向。实际上，在实现档案管理改革过程中人才服务促进中心对大数据的应用还存在一些疑问，需要在实践改革中加以解决。

一、大数据背景下的档案管理必要性

近年来，随着人才服务促进中心进入到大数据时代，内部管理工作逐渐实现了转型，尤其是档案管理开始深入档案资源数字化建设、创新档案管理方式，为今后档案相关工作的信息化转型指出了更加明确的方向。数字化档案作为全新的档案管理形式，在原有档案管理模式的基础上逐渐实现了自动化管理。当然这离不开大数据的支持，管理者思维模式也逐渐发生了变化，在现代化大数据技术广泛普及的当下是一项非常重要的举措。

二、人事档案管理数据化转型现状

1.大数据在档案管理中的认知

在大数据时代下档案管理面临全新的要求与规定，原有对于档案管理模式的认知也必须要发生变化，这是现阶段人才服务促进中心需要重点克服的問题。一方面作为基层管理人员要在新环境下积极转变自己的思维，重视档案管理中大数据的应用，正确了解人才服务促进中心档案管理的任务。除了保存档案之外，还需要在档案接收、整理等方面配备人手、引进设备与技术、定期检查档案管理硬件设备，以免出现老化、配备不齐全等问题。另外，所有负责档案管理的工作人员必须接受培训，掌握数字化档案管理知识及其专业技能，优化档案管理条件，促进档案管理创新。

2.人档分离问题

总结档案管理的数据化转型与创新现状，发现解决人档分离问题十分必要，直接关系到人事档案管理效率与作用的体现。现阶段，大学生毕业离校之后的个人档案会在人才服务促进中心中进行保管，如果毕业生工作不稳定，或者工作岗位调换比较频繁，难免出现档案搁置的现象，长此以往便会导致人档分离。该问题不仅会浪费人才服务促进中心的资源，还会增加闲置档案管理工作量，管理人员不能定期更新档案信息，后期查找与处理也会比较困难。

3.档案管理方法的创新

大数据背景下档案管理朝着数字化方向不断转型，云计算、大数据技术等也开始在档案管理的各项工作中得到体现，一方面可以更加快速、高效地查找利用档案，另一方面人才服务促进中心档案管理更加便捷。但是在管理模式方面，数据化管理的方法有时会因为经费、人才等因素的限制，使档案管理数字化建设受阻。

4.档案管理人员不足

人才服务促进中心档案管理对人才要求比较严格，无论是档案管理部门还是其他管理人员，都要保证规范工作，而且每个工作岗位要配备专门人员。但实际上人才服务促进中心档案数量较多，无法保证每个工作岗位都有充足的管理人员，而且一些档案管理人员并不是专业出身，没有经过系统、专业的学习，使档案管理实现数据化时各项现代化技术、技能的应用效果没有完全得到发挥，降低了档案管理效率。

档案管理人才培养方面，可能会因为掌握大数据技术的人才数量不足也会直接影响到档案管理创新与数字化管理目标的实现，无法完全普及大数据技术，导致档案管理与实际需求不符。

三、大数据背景下人才服务中心档案管理工作改革方向

1.需要开辟档案管理新的切入点

（1）建立全局观

档案数据管理在大数据背景下需要建立全局观，这是档案部门负责各项档案数据管理的必要前提。首先，档案管理部门应该与其他部门合作，搭建协调治理体系。实施档案管理中的数据治理要以整体布局为基础，利用各部门之间的协同合作带动档案管理创新，也可以加速实现档案管理在大数据环境下的转型。其次，档案部门按照大数据的管理要求重新认识档案资产与数据资产价值，明确档案数据生产要素的重要性，采集档案管理所必需的数据要素，而且要注重数据要素流动过程的开放共享、安全保护等。另外，大数据背景下档案数据既可以作为管理业务产生的要素，又是人才服务促进中心业务开展的基础条件，为业务发展提供必需的生产力，这是创新档案管理的重要着手点。

（2）大数据融合

基于大数据背景下树立融入观念，其核心在于大数据技术、理念纳入思维的延续，档案管理本身可直接作为一个整体归纳到人才服务促进中心业务信息化范畴，所有档案管理活动与其余数据管理活动之间彼此影响，不断开辟新的发展路径，实现档案管理和数据管理的深入融合。档案管理人员树立融入视角，必须全面了解档案数据管理新的发展需求，由档案部门与数据管理部门展开密切合作，使人才服务促进中心的各部门都可以作为档案管理主体，确定其在档案管理工作中需要承担的职责，积极适应大数据环境趋势，带动其他管理工作朝着数据化方向发展，使档案数据治理逐渐具有“生态化”特点，实现可持续发展目标。

（3）档案管理生态发展

档案管理人员树立生态视角，根本在于共同体意识。大数据促使档案管理模式创新，而且管理内容更加多元化。人才服务促进中心在档案管理方面，管理主体增多，逐渐形成了动态结构生态化管理系统。档案数据形成、管理、利用等各方主体都可以建立档案服务与合作关系，实现大数据背景下的档案管理生态发展。

2.建议丰富档案管理职能

（1）明确档案部门权责

第一，立足于长远发展规划，档案管理按照大数据要求必须要实现信息共享，但是共享信息系统的建设可能会面临安全性问题。应以档案数据管理为目标更加积极主动地参与其中，探索更加科学、有效的档案管理创新途径。第二，创新电子档案管理团队。要在原有管理队伍基础上进行升级，根据国家出台的档案管理文件与政策，搭建电子档案管理队伍，解决档案管理复杂性问题。第三，档案管理部门应发挥政策导向作用，可以和图博机构合作实现档案数据的共同治理。第四，基层档案管理部门要确定岗位职责，根据内容管理要求分为非结构化档案数据、历史档案数据、凭证性档案数据，要加强档案管理专业性与规范性。第五，档案部门可以构建合作数据管理小组，开展基层档案管理时，设置专门的档案数据管理队伍。在其他各个机构与部门中选择管理者，如数据管理部门、业务处、IT部门等。在档案管理实践中探索档案数据管理对话机制，满足大数据下对档案管理的要求。

（2）完善档案管理制度规范

应树立大数据理念，无论是宏观还是微观，都要有完善的制度规范。要符合国家与人才服务促进中心提出的档案数据管理整体发展要求，在大数据背景下实现档案数据共享。

（3）档案管理成熟度模型与评估的应用

在档案管理中应用成熟度模型对于档案数据管理是一种全新的方法，尤其可以在电子档案文件管理、人才服务促进中心档案数据储存等业务中发挥作用，凭借成熟度模型和数字保存能力成熟度模型创新档案管理模式与方法。成熟度模型还具有评估功能，采用科学有效的评价办法，创建完善的数据管理能力评估体系结构，使档案数据管理更具有数字化、信息化特性。

四、基于大数据的人才服务中心档案管理改革策略

1.不断完善档案管理制度

大数据推动档案管理的不断发展，人才服务促进中心需要树立统筹兼顾意识，正确认知档案管理的改革方向与需求，全方位把握改革过程中可能面临的新问题。为此，现有档案管理政策与制度需要不断完善，根据档案管理中存在的不足从多个层面切入进行优化，在制度规范中补充档案管理最新法规内容，使档案管理要求、内容等能够实时动态性更新，而且还可以体现出实效性与规范性，带动档案管理在创新与改革的进程中不断实现法治化，也可以在人才服务促进中心营造大数据档案管理的良好环境，为管理工作提供规范性的制度指导。

另外，遵循实事求是根本原则，档案管理期间出现的问题应该进行针对性分析，参考的档案管理政策也应该保证系统性和有效性，在管理制度规范下使人才服务促进中心档案管理更加深入，营造有利于管理工作开展的外部环境。这就体现出管理人员树立全局观念的重要性，通过发展目光正确看待人才服务促进中心的档案管理，着手实施档案数字化建设，在档案管理设备、基础设施等方面增加投入，全面实现大数据在档案管理各项工作中的渗透，推动人才服务促进中心管理信息化与数字化建设。

2.确立档案管理改革目标

首先，人才服务促进中心管理的改革工作在档案管理方面需要全面了解最新法规政策，掌握改革方向与根本内容。首先，要遵循与时俱进原则，改变传统的管理理念，在档案管理全过程中强调“以人为本”，档案管理层次得到提升。具体实施需要结合战略发展目标与根本方向，根据大数据环境发展要求调整档案管理方向，加强管理工作的合理性与清晰性，而且要与现阶段档案管理要求一致，使档案管理工作的实施可以得到指导。其次，实时观察档案管理开展进度与现状，发现问题之后要马上处理，保证档案管理目标在实践中更加深化，档案管理的细节部分得到关注，也可以解决大数据背景下档案管理的重难点问题。

3.完善档案管理程序

檔案规范化、信息化管理必须严格按照既定流程展开，开始实施档案管理改革之前要制订统一的规划、明确改革实施重难点，根据要求完善档案管理程序，渗透大数据理念，分别制订层次性的档案管理目标，档案管理内容需要加以整合，更加全面地开展档案管理创新。另外，人才服务促进中心档案管理信息化建设务必要认识到档案信息安全保护的重要性，按照纸质档案与电子档案的管理要求，进一步加强安全管理。

制订的档案管理程序与制度中，档案数据安全防护内容比较广泛，如不同类型纸质档案资料的保管、外接登记、档案数据审核等，在整理、储存之后需要最大限度加强档案信息的完整性。除此之外，在大数据环境下人才服务促进中心档案逐渐实现了向电子档案的转型，应用各项先进技术手段可以加强电子档案数据的安全性，以免档案管理系统受到计算机病毒、不法黑客的恶意攻击。

4.深入推进档案数字化建设

档案管理为了适应大数据发展趋势，改革期间需要加快信息化建设。人才服务促进中心在总结客观发展规律之后，明确档案信息化建设的切入点与内容，结合档案管理实施情况，制订档案信息化建设方案，为今后档案管理明确新的方向，还可以有效提高现有档案资源利用率。建议将重点放在档案资源的开发与利用上，树立信息化建设目标与方向，建设在线档案资源共享平台，而且要有档案信息共享机制作为辅助，凭借大数据、信息技术等优势全面实现档案资源共享。除此之外，人才服务促进中心应用大数据技术、云计算等全面打破原有技术局限性，为档案信息管理系统赋予统一性，推动档案资源开发、利用、共享等各项工作的深入进行，既能够实现档案资源共享，又可以提高档案信息的利用率，使档案信息化建设更具有层次性。

在档案信息化建设期间，不能忽略数字化建设的重要性，人才服务促进中心可以全面普及扫描、存储与构建数据库等各项技术，发挥信息化与数字化技术的作用，创新档案分类、管理、储存、检索形式，实现大数据和档案管理的深入融合。

五、结束语

综上所述，大数据环境下对档案管理提出新要求，人才服务促进中心为了实现档案管理的全面转型，要树立大数据管理理念。在档案管理模式、方法、平台等各个方面融入先进技术，充分发挥大数据、云计算与各种信息技术的优势，转变原有档案管理模式，提高管理效率，满足大数据环境下对档案管理的诸多要求。

参考文献：

[1]钟梅，罗国求.大数据时代数字档案室信息安全保障体系研究[J].兰台内外，2021

[2]宋敬荣.大数据背景下档案管理信息安全问题及对策浅析[J].兰台内外，2021

[3]常起，陈芳芳，孟君，吴树运.医院人事档案管理对人力资源开发利用及医院管理的作用[J].兰台内外，2021

[4]郭晓文.大数据视域下新媒体环境中地方高校档案管理和公共服务能力建设[J].赤峰学院学报（自然科学版），2021

[5]宋方圆.网络环境下对高校学生档案管理的几点认识[J].文化产业，2021

[6]王婷.大数据时代下档案馆的生存模式与发展策略[J].传媒论坛，2021

[7]吴宪.基于大数据时代探究企业人力资源管理变革[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2021

[8]汪前珍.基于大数据处理方法的档案价值开发研究[J].内蒙古科技与经济，2021