大数据时代档案管理面临的问题与改进措施

宫艺

摘要：将大数据技术、海量信息应用到现代化的档案管理中，对创新档案管理模式、提高管理效率、拓展档案管理的完整性，对保护各类档案甚至是文化资源，都有着非常重要的意义。但针对传统档案管理而言，面临时代嬗变，要适时借助最新的科技方法为档案管理、信息存储与应用共享提高效率。在智能化信息化的时代实现档案管理的市场价值、社会价值、文明传承价值，为我国经济社会的发展助力。基于此，本文就大数据时代档案管理面临的问题与改进措施进行了分析探讨，以供参考。

关键词：大数据时代;档案管理;问题措施

引言

大数据时代，一切信息皆可以数据形态存在。部分档案数据信息可适时进行市场化服务转型，通过实现信息的即时传输与共享，在为利用者提供信息服务的同时，获取市场价值。目前关于大数据、档案管理方面的研究成果已经比较丰富。尤其在网络时代，通过对档案信息实现数字化能够产生更大的价值，但是由于发展存在的一些缺陷，导致档案管理方面的效率并不高。从管理人员的视角来看，要能够对大量的纸质档案进行查阅和整理，工作量比较大，很有可能因为人为因素而导致档案管理工作出现一些问题。从社会的视角看来，传统的档案管理模式运行效率比较低。如果需要对某一信息进行查阅时，通常都需要对大量的信息进行查阅。这对于追求高效率的现代社会来说显得极为不适，现代化的信息技术手段已经开始逐渐应用到档案管理工作中去。从实际情况看来，档案管理模式正处于不断优化升级的进程中，相关工作经验也越来越先进。很多档案管理相关设备都采用计算机信息设备，这相比于传统的工作模式来说，优势更加明显。

1档案管理工作中面临的一些问题

1.1思维老旧

尽管现阶段档案管理信息化模式已经得到了广泛的应用，但是仍然存在一部分工作人员思维比较老旧的情况。由于观念上的问题，就会导致他们难以进一步转变工作模式，就能够很好地发挥这些计算机信息化技术的效果。在当前的大数据时代，各类信息繁多，如果不能够有效地应用大数据技术来进行处理，就会使得实际工作难以顺利开展。思维老旧也就会进一步导致在该领域中的资源投入比较少，很难进一步提高档案管理的工作效率。特别是大数据时代意味着对传统档案管理模式的一次冲击，带来了较大的挑战。

1.2存储形式

在大数据时代背景下，各类信息层出不穷。但是由于不同领域中的各项数据拥有不同的存储形式以及数据格式，那么在档案管理中也就会面临一定的困境。目前档案管理主要涉及电子文档、电子音频以及电子图片等众多信息，如果不能够在存储形式上做出有效的标准统一，那么就会导致难以进一步提高工作效率。实际上，考虑到社会的发展需求，档案管理的模式应当是多样化的，要能够通过大数据技术来实现对不同格式的数据信息进行高效存储，这样在进行信息调用时才能够更加便捷和可靠。

1.3业务能力

大数据技术是十分先进的，各种计算机信息设备相对来说也是比较复杂。要想提高档案管理的工作效率，就必须确保每一位工作人员都能够具备足够强的业务能力。但是由于一部分工作人员没有加强自身能力的提高，在面对日益复杂的计算机信息化设备是难以发挥作用。很多档案管理工作仍然沿用传统的工作模式，使得资源利用率比较高。如果业务素养不达标，也就会进一步有可能出现重要信息被损坏的情况，无法进行科学存储。

2大数据时代背景下做好档案管理的改进措施

2.1更新思维

要改变传统的工作认知，认识到大数据时代的重要性。要主动迎接大数据技术带来的各项冲击，深入挖掘社会各界的各项需求。以此为基础来做好档案管理模式的改进和创新，提供更加优质完善的档案管理服务。大数据技术的应用也就意味着档案管理工作面临的新的发展机遇，要有效地借助该契机来有效的改进传统工作竞争中存在的一些问题。只有更新思维才能够进一步加大资源投入，采购更加先进的信息化设备，做好网络建设。要提高服务意识，以工作结果为导向，不断地追求工作的满意度。这样才有利于提供更加优质的档案管理服务，为社会的高速发展做出更大的贡献。

2.2做好数据存储

在档案管理工作中，涉及海量信息的存储处理。做好数据存储至关重要。十分重要的数据信息一定要做好备份，要考虑一些紧急情况下可能面临的情况，尽量降低数据丢失的可能性。例如，在服务器运行的过程中，可能面临着突然断电、设备故障的情况。但是仍然应当要确保备份服务器能够快速投入使用，尽量降低这些紧急情况可能带来的影响。针对同一类型的数据信息，最好是要确定统一的数的设标准。这样有利于在档案管理中进行高效的处理和存储。也应当要进一步拓展数据存储量，这样才能够满足当今社会的发展需求。严格确保档案管理的安全性，做好防火墙建设。有效地确保重要信息的安全性，避免出现较大的信息丢失损失。要严格避免黑客侵入的情况，加大信息安全机制的建设，从制度和技术的角度共同出发，全方位确保档案管理的安全性和可靠性。

2.3加大人员培训

在未来的发展进程中，大数据技术的应用已经给档案管理发展带来了绝佳良机。因此就需要进一步加强人员培训，提高工作人员的能力。使他们能够掌握足够强的信息技术使用能力。特别是大数据技术的应用，已经使得传统的工作模式发生了较大的变化，只有不断的应用技术才能够提供更加优质的档案管理服务。要加大技能考核，严格确保每一位工作人员都能够满足相应的标准才能够上岗工作。加大培训资源的投入，组织专题培训。特别是在采购一些信息设备之后，可以通过加强与厂家之间的合作来确保工作人员能够熟练地掌握这些操作技能。也要对工作模式进行优化，根据实际的工作情况来进行不断地改进，使得工作模式能夠吻合大数据时代的各项需求。

2.4创新大数据时代档案信息服务功能

（1）关注大众需求。通过流量变现，实现档案信息的市场价值，反哺档案信息化管理，为其提供更好的存储及量化功能的物质基础。（2）扩展档案服务途径。万物互联，可以将远程的云计算、云存储技术应用到档案服务工作中来，通过开通云服务、微信微博等社交软件、手机APP端实现电子档案信息的存储与推送，提升档案的社会化使用效率。

2.5鼓励社会全员参与档案信息化

档案管理不再局限于“档案实物”，因此，社会群体和个体抑或是只要能搜集并存储信息的其他机构，都可成为搜集档案信息资源的参与方。同时，推进传统纸质档案数字化、新增档案电子化，整合归类海量的档案数据，建立真正意义上的“大档案资源体系”。

3结语

信息时代，随着计算机技术及人工智能技术的发展与普及，海量信息存储及数据量化表达是大数据时代发展的一个重要特点。网络信息技术的发展推动社会进行技术革命及创新，大数据正悄无声息地改变着我们的生产和生活。总体来看，在未来的发展进程中应当建立起更加优质完善的工作制度，针对大数据技术的应用来改进传统的工作模式，采购更加先进的信息化设备。同时也要进一步加大技能培训，确保档案管理工作人员能够有效地应用这些大数据技术设备来更好地提高工作效率。

参考文献

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