大型集中采购项目投标文件易发多发新问题及改进措施探讨

曾东瑜

摘要：集中采购逐步迈向常态化、大型化、综合化，投标人将面临更新更高的要求，投标文件的编制也显得越发重要。本文剖析了集中采购项目投标文件的编制中易发多发问题，提出了改进措施及建议。

关键词：集约采购;投标文件;新问题;改进措施

一、前言

随着现代企业的不断发展壮大，企业为增加规模效益，取得更好的采购成本优势，往往着手实施集中采购的新策略。集中采购形式逐步迈向常态化和制度化。集中采购所具有的采购量大、采购总额高、需求覆盖各地、采购要求严格等显著特点，对投标人提出了更新更高的要求。投标文件的编制“时间紧、强度大、要求高”，投标人往往要在较短时间内组织精锐力量，按照招标文件要求实施卓有成效的编制工作，按时递交出一份完美展现企业优势、特色、实力及能力的投标文件。投标文件是参加投标的主要有效法律文书，更是事关竞标胜负的关键性文件，投标文件编制需要加强专业化、规范化，以利于投标人在激烈的竞争中赢得先机，占得主动，取得成功。

二、投标文件编制中易发多发的新问题及改进措施

招标文件要求投标人的投标文件必须对其“实质性”要求作出响应，要求所提供的有关资格证明文件、提交的投标保证金、技术规范、合同条款等要与招标文件要求的条款、条件和规格相符且没有重大偏差。目前投标人的投标文件中易发多发的新问题主要有：

（一）资格证明文件不全。通用资格、专用资格要求响应不到位。这种情形通常表现为提供的通用资格证书、专用资质证书已过有效期，可能是投标文件编制过程中不够细致，盲目复制、套用本公司去年或早期其他项目投标文件材料，导致提供的通用资格证书、专用资质证书为旧版本或已过有效期而不觉察，导致评标时因提供的证书无效而被否决投标。这种情况不是投标人无相关有效证书，只是因编制人员的粗心大意而酿成投标的失败。有些项目的通用资格、专用资格中要求投标人具备标的物相应的业绩，若业绩不满足要求也同样将导致被否决投标。改进措施是加强投标文件的审核把关，对招标项目资质条件要求逐一响应到位。

（二）技术规范书“*”号条款响应不到位。不少技术规范书中设置有加“*”号的关键条款，要求投标人必须满足，否决将导致否决投标。投标人普遍关注对项目通用资质、专用资质要求的响应，对技术规范书往往研究不够，重视程度不足。若编制投标文件时存有疏忽，就有可能对技术规范书“*”号条款响应不到位造成被否决投标。改进措施是将技术规范书特别是“*”号条款的响应作为编制投标文件的重要审查点，确保对技术规格书中主要参数响应到位，不超出偏差范围，从而在技术评分要素评审中取得较高分数。

（三）格式要求响应不到位。招标文件对投标文件格式是有专门要求，若投标文件出现签字、盖章不到位则可能导致投标被否决。主要情形有：1.投标文件封面无法人代表签字，无加盖公章或经授权的电子印章。2.法定代表人授权书失效，出现法定代表人授权书无法人代表签字、无加盖公章或授权人、被授权人签错位置的重大纰漏。3.电子印章效力证明文件失效，存在无法人代表签字、无加盖公章或授权的电子印章与实际加盖的电子印章不相符的问题。改进措施是强化投标文件格式的审核把关，确保投标文件授权到位、签字盖章到位、授权的电子印章与实际加盖的电子印章相一致。

（四）报价要求响应不到位。报价方面比较常见是金额报价，往往设置有最高限价，有的甚至要求同步报单价且单价报价不得超单项限价。若粗心大意出现报价超最高限价的情况，将导致被否决投标。有的框架采购项目按投标费率报价，若误按下浮率报价，就会出现严重错误。改进措施：1.把握限价要求，确保报价不超限价，确保签字盖章到位。2.集中采购项目报价时要进行详细的摸底和了解，要结合驻点场租、差旅费、驻点人工成本等新增支出，考虑服务数量及服务区域的变化因素，对集中采购项目因涉及的区域及单位原始数量及分布情况、品牌情况、购置年限要有一个大体了解，对每年项目中新增数量及淘汰数量要一个大体的预估，做好报价预判，以利于保持合理获利空间，以便报出一个切合实际的合作价格，促进最终成交，达到双赢的目的。

（五）其他方面存在问题。其他方面问题主要是投标文件工期超招标文件计划工期，投标保证金缴交不到位（未提交投标保证金或金额不足、保函有效期不足、投标保证金形式或出证银行不符合招标文件要求）及存在投标文件弄虚作假（伪造假资质，伪造假业绩）等恶劣行为。改进措施：1.作好工期（服务期）响应，确保与招标文件要求相一致。2.杜绝侥幸心理，据实编制投标文件，如实提供资质证明文件及业绩材料。3.及早足额缴交保证金，要现金缴交方式外，要了解是否可采用银行保函、保兑支票、银行汇票或现金支票等其他方式，以减轻相关负担。）

三、投标人方面的其他改进措施

（一）要时刻把握招投标政策新动向，防范后知后觉错失良机。加强招投标新形势分析，提升对招投标新要求的适应性。招投标工作在国家、各省份、各行业层面都时不时有面临新形势、新要求，作为市场供方主体的投标人要时刻加强宣贯学习和研究，时刻把握招投标发展的脉搏和节拍。要及时地了解清楚招投标领域的新动向，“慢热型”或后知后觉都有可能导致在招投标过程中响应不到位，出现偏差甚至错失良机。

（二）加强投标策略研究，提升投标人的投标专业性。随着招投标日益规范化，投标人要倡导讲诚信、讲信誉，摒弃得过且过、弄虚作假等旧习、陋习，要全面提升投标专业性，适应这种公平公正公开的竞争方式，要重新审视新形势新要求，强化技术革新和发展，立足以优异产品和高质量的投标文件展示企业实力，从而在招标项目竞争中取得优势，赢得中标。

（三）自发开展编制技巧内部培训，提升投标文件整体编制质量。各个电子招投标平台均有投标人投标文件编制方面的工作指引，各个投标人可以加强系统的专项培训，提升投标文件的编制技巧和质量水平，獲得更高分，做到各项可能导致否决的条款的响应文件的编制工作，减少因投标文件因响应不到位、内容方面存在严重缺陷导致投标文件被否决。

（四）痛定思痛，举一反三，形成整改提升机制。设置电子招投标系统否决原因查询功能模块。评标结束后，在中标候选人公示的同时，充分依托电子招投标系统否决原因查询界面查询自身被否决原因，从中了解自身资格条件的不足，在后续资质储备中予以系统提升;了解自身投标文件编制方面存在的易发多发、导致否决的相关问题，痛定思痛，日积月累，形成案例库，形成整改提升机制，进一步提升投标文件的编制质量和水平，促进后续投标工作中得到规避、防范和全面提升，促进投标人的投标工作迈向一个新台阶。

结束语

（一）对投标人而言，投标文件是投标过程中一项非常重要的环节，是加大中标几率的利器，也是成交与否的关键。集中采购是在采购集约化新常态下，集中采购成普遍的采购形式，日益呈现出高技术、高质量、大型化、复杂化、综合化的诸多特点，对投标文件编制也提出了更新更高的要求，作为采购市场主体之一的投标人迫切需要采购新措施，作出新改进，适应新常态，提升软实力，寻求高质量发展新支点新动能。

（二）电子招投标为投标人的投标工作提供了极大的便捷性，投标文件的电子化为投标工作的高效推进奠定了良好的基础。投标人要充分利用数字化、电子化便利条件，提升对投标文件易发多发问题开展系统汇总和统计分析，针对性落实改进措施，提升投标文件的整体水平。