“互联网+”下的不动产档案管理方法分析

刘咏梅

摘要：随着国家经济水平的大幅度提升，国民在不动产方面的投入资金不断增多，越来越多的国民持有不动产，此时的不动产档案管理成为不动产登记工作首要关注的内容。互联网+时代，多个行业都将自身工作与互联网技术融合起来，不动产档案管理工作也需要加强信息化建设，深度融合互联网+时代的高新技术，突出不动产档案管理信息化建设的重要性。本文站在互联网+时代的背景下，以不动产档案管理方法为主要课题，先分析不动产档案管理信息化建设的必要性，然后分析不动产档案管理存在的问题，以此给出针对性应对措施，期望能够优化互联网+时代不动产档案管理路径。

关键词：互联网+;不动产;档案管理

前言：最近几年，我国以宏观政策方式对房地产行业展开宏观调控，国务院下达关于房地产的调控政策以后，地方政府也随之细化房地产管控条例，以政策方式平稳房地产市场发展状态，控制房地产经济的井喷式增长状态。在此期间，不动产档案管理工作成为约束和规范房地产行业发展的重要辅助用具，通过规范建设不动产档案管理体系方式提升不动产管理工作效果，为具有不动产需求的客户提供更加优质的档案管理服务，确保国家在房地产方面的政策开展更加顺利。

一、互联网+时代不动产档案管理信息化的必要性分析

当前，不动产登记的范围较为广泛，需要进行相应的统计，按照不同的门类进行区分。因此，不动产登记的管理面临很多难题，而不动产档案信息化建设可以充分发挥现代信息技术的优势，对所有档案数据进行有效整合，从而达到共享的目的。单纯依赖纸质存在形式的传统不动产档案管理方式已经无法适应时代的发展，只有紧跟信息化发展步伐，不断创新，才能丰富不动产档案的管理形式[1]。

不动产档案涵盖的面较为广泛，涉及的部门也较多，无论是纸质化形式，还是电子化形式，都存在着各种的差异，各项资源需要进行整合，便于统一管理。探索不动产档案信息化建设，可以对不动产登记的具体业务进行统一规范，对不动产档案的信息进行有效汇总和梳理，有效融合数字化管理模式和云计算等大数据信息化技术，更好地开展不动产档案的标准化建设，提高不动产档案查阅的效率[2]。

二、互联网+时代不动产档案管理存在的问题

互联网+时代的到来信息技术水平不断提升，档案管理工作从内容到形式都受到不同程度的影响。如今，各个单位都在对自身的档案管理工作进行变革，开展档案管理工作期间期望档案管理结果能够符合工作需求。为此，各个单位开始在档案管理方面推广信息化建设，且已经取得了初步的管理效果，其能够有效提升档案信息的管理效率，在大数据技术的辅助下，各个单位对档案信息的价值挖掘更加深入[3]。尽管不动产档案管理部门为了迎合时代发展需求而对档案管理工作开展信息化建设，但因为其信息化建设还处于初步探索阶段，导致不动产档案管理部门进行信息档案管理过程中，其对信息管理系统的运用依然存在比较明显的问题。

（一）信息化管理基础设施不完善

因为档案管理工作的重要性，不动产档案管理部门在进行信息化管理设施建设过程中需要构建比较完善的管理系统，因此该系统的投入比较高且建设周期也比较长。而不动产档案管理部门作为国家资产管理机关，其主要的花费来源于国家行政拨款，虽然信息化建设需求资金大，但实际上不动产档案管理部门并没有那么多资金[4]。在该种情况下，不动产档案管理部门的信息化基础设施呈现出建设资金不足的情况。在受到资金条件限制的情况下，不动产档案管理部门只能着重建设某些基础设施，对于信息化工作所需要的大部分基础设施都处于待建设的状态。如此，档案管理部门虽然应用了信息化管理系统，但其硬件设备比较陈旧，且软件功能也并不齐全，对软件进行系统升级也需要花费较长的时间。随着不动产登记工作量的增多，其需要存储的档案信息也在逐渐增多，该种信息化管理系统的工作效率将会被拖慢，进而影响信息档案管理质量[5]。

（二）信息化管理系统兼容性较弱

互联网+时代，越来越多的新型技术得以普及，不动产档案管理部门也将该类别的技术融入到档案管理系统当中，但由于不动产档案管理部门本身的工作比较特殊，其行政属性比较明显，但却与其他的相关工作单位具备较差的沟通交流，导致单位之间的兼容性比较差，档案管理系统当中的信息也始终处于停滞状态，无法和其他的工作单位实现信息流通和共享[6]。不同地方不动产档案管理部门都属于独立工作状态，其所建立的档案信息管理系统也处于独立运行情况，该种方式不仅促使档案信息管理系统的运营成本增加，且档案信息管理效率也受到影响。因为当前所使用的软件功能比较少，导致不动产档案管理人员虽然对档案信息提出需求，但软件系统的相应速度比较慢，浪费不动产档案管理人员档案查询的时间[7]。

（三）信息化管理体系不健全

对于信息档案管理工作来讲，其需要构建比较完善的信息化管理体系来配合管理制度规范，但在不动产档案管理部门，其虽然推行档案管理信息化建设，但所采用的管理制度依然是原本传统档案管理制度，其并没有根据信息化档案管理需求重新规范管理制度，也缺乏对信息化管理体系的补充和完善。在按照傳统档案收集和存储要求来对信息化档案管理工作进行管理的情况下，很多需要规范的流程都没有明确的管理标准，导致不动产档案管理部门的档案管理信息化进程受到影响。

三、互联网+时代不动产档案管理问题的优化策略

（一）强化基础设施建设

不动产档案管理部门可以在建设信息化基础设施过程中规范立项，并且做好基础设施建设的预算规划报告，提前向财政部门递交申请，促使财政部门增加在档案管理信息化建设方面的投入，完善不动产档案管理部门的软件设施和硬件设施，对其硬件设备及时进行检修和更换，对软件设施则要及时升级和完善安全管理系统。不动产档案管理部门也可以与软件设计企业达成合作关系，依据自身的工作需求定时重新更新或开发管理软件，并且组建属于自身的数据库，促使档案信息都被存储到数据库当中，在开展信息检索过程中能够方便快捷的查询到需要的信息，满足不动产登记工作需求的同时也提升档案管理工作水平。

（二）整合档案信息资源

前文分析中提到不动产档案管理部门的档案管理都是独立运行的，其所构建的信息管理系统之间并没有沟通和联系，其所收集的信息档案也都是独立存储。该种情况不仅信息资源无法共享，且需要花费的档案管理成本也比较高。而在改善该种问题过程中，可以从整合档案信息资源的角度出发，利用互联网技术对档案信息进行深度挖掘，了解信息资源当中潜在的价值。各个地方不动产档案管理部门的档案管理机构采用统一的信息管理系统，所归档的信息资源都存储在统一的数据库当中，实现信息资源的共享同时，在档案信息管理系统的维护方面也可以由各个地方不动产档案管理部门共同承担。不动产档案管理部门需要对档案管理信息系统进行规范设计，并且不同地方不动产档案管理部门开会沟通明确信息资源共享方针和体系，促使档案部门能够和其他的相关单位实现信息传递网络，形成各个部门协同工作的状态。

（三）健全信息化管理体系

做好不动产档案工作需要管理制度作为前提和保障，在管理制度不够健全的情况下，档案管理工作必然会受到影响，而不动产档案管理人员本身的工作质量也无法提升。不动产档案管理部门在档案管理工作方面构建信息化体系需要先完善管理体系，在传统管理制度的基础之上，进一步依据信息化管理工作需求补充管理条款。要求档案管理部门在采用信息化管理的方式下做好信息的保密工作，规范操作信息化管理系统，促使其档案管理成果能够满足不动产日常工作需求。不动产管理体系的建设还需要档案管理部门建立针对性的考核激励机制，并且落实监督制度，以制度规范来对档案管理人员形成工作约束，能够适当提升其在工作当中的积极性，促使其在工作岗位当中充分发挥出自己的作用。

结束语

总而言之，不动产档案管理信息化建设是社会发展的大趋势，是落实国家惠民政策的重要举措，可以有效维护不动产产权人的合法权益。在国家层面上，要健全不动产档案管理的法律法规，为不动产档案管理工作健康发展提供法律保障;在地方层面上，各地不动产档案管理部门应增强不动产档案信息化管理的意识，加强队伍建设和标准化建设，通过创新不动产档案信息化管理方式，为社会提供更优质的服务，进一步推动我国不动产档案管理朝着健康有序的方向发展。

参考文献：

[1] 何英昌. “互联网+”背景下不动产电子档案管理探析[J]. 兰台世界， 2020（10）：4.

[2] 孙影. 数字化不动产档案管理利用发展平台建设思考[J]. 办公室业务， 2020（16）：2.

[3] 刘蓉. 基于“互联网+”下的房地产档案管理分析[J]. 卷宗， 2019.

[4] 王倩茹. “互联网+”環境下房地产档案管理策略研究[J]. 卷宗， 2020， 010（003）：137.

[5] 冯惠英. 房地产档案管理中房屋登记薄的重要性分析[J]. 住宅与房地产， 2020（3）：1.

[6] 肖劝治. 互联网背景下不动产档案管理数字化技术运用路径研究[J]. 上海房地， 2020（9）：3.

[7] 何英昌. 南宁市不动产登记电子档案管理探析[J]. 办公室业务， 2019（6）：2.