如何在事业单位档案管理中开展精细化管理分析

摘要：精细化管理对于事业单位人事档案管理工作有着重要意义，本文首先明确了事业单位人事档案管理的必要性，其后具体分析了事业单位人事档案精细化管理要求的提出，并围绕如何在事业单位人事档案管理中开展精细化管理提出了几点对策，以期可供参考。

关键词：事业单位;档案管理;必要性;精细化管理

1 引言

人事档案管理工作是机关事业当中必不可少的一项重要工作，可以为事业单位各项工作的开展和制定发展决策提供重要的参考依据。为了更好地使人事档案管理工作服务于事业单位的发展，本文提出精细化管理理念，通过在事业单位人事档案管理中开展精细化管理工作，促进档案管理水平的提高。

2 事业单位人事档案管理的必要性

人事档案记载了事业单位人员的个人履历、技能水平、业绩考核等信息，这些信息不仅清晰地反映了单位职工的日常工作表现和思想品德，而且也与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系接转等紧密相关。因此，进一步做好人事档案管理工作具有一定的必要性。

第一，是合理开发人才资源的重要依据。人事档案是人才信息的重要承载，关系到单位工作人员的考核、调动、升职等诸多事项，是培养和考察选拔干部的重要依据。因此，在实际工作中，优化和改进人事档案管理工作，对单位合理运用人才发挥着十分重要的作用。

第二，是推动事业单位良性运转的关键。加强人事档案管理工作，对职工队伍的成长有一个清晰的认识和了解，不仅帮助单位发掘人才和留住人才，而且有助于单位人才培养及素质提升工作的开展，进而充分发挥人才的优势，助推单位的创新发展。

第三，是改进人事档案管理工作现存问题和不足的现实需要。受体制、机制等多种因素的影响，有的事业单位人事档案管理工作中领导的积极性较低，忽视了档案管理的重要性，有的缺少现代化的管理手段等问题，直接影响了人事档案管理的科学化水平。因此，进一步创新与优化人事档案管理工作，不仅能够大大提升人才资源的有效配置，同时还能够解决档案管理工作中的不合理问题。

3 事业单位人事档案精细化管理要求的提出

3.1精细化管理的内涵

与传统的管理理念相比，精细化管理强调的是管理的“精”与“细”，是现代化管理的重要组成部分。精细化管理模式的提出，在提高管理质量、效率方面具有重要作用，是在常规管理模式上的一个深化发展。精细化管理方法主要看重以下几个方面：强调管理人员职责的合理分配，明确相关人员工作内容;在提高管理质量的同时，有效降低成本，提供更高质量、更为精细的服务。基于时代的发展，事业单位的人事档案资料不断增加，进一步增加了管理嫩度，针对档案资料杂乱、繁多的问题，必须做好明确分工、恪守职责，全面提高档案管理的精细化水平。

3.2精细化管理的要求

在事业单位人事档案精细化管理中，具体要求可归纳为“精、准、细、严”四个字，为有效提高人事档案管理水平，必须从严抓住四大关键点，完善人事档案管理制度，做到精益求精，保证管理及时性、准确性。在人事档案管理工作执行过程中，必须重视执行细节，满足细化管理的基本要求;同时，必须对各种管理制度执行效果进行监督，及时发现管理中存在的问题并提出相应的解决对策，切实满足精细化管理要求。

4 在事业单位人事档案管理中开展精细化管理的几点对策

4.1完善人事档案管理制度，实现机制精细化

事业单位人事档案管理中开展精细化管理工作，必须要结合单位和部门实际健全相关的制度和体系，确保人事档案管理工作有章可循，关键还要将各项制度落到实处。在实际工作中，档案管理人员必须要严格执行人事档案的收集、整理、审核、归档等制度，实现人事档案管理的规范性与科学性。一是定期填写职工情况履历表或者变动情况表，确保档案的动态管理;二是定期对档案进行归档、整理和补充。凡与员工密切相关的材料，如职称材料、工资材料、奖惩材料等要及时归档，对发现问题的档案材料要及时予与纠正，发现失真的档案材料要严格核实，以确保材料的真实性。同时，要结合单位实际，不断调整和完善管理的工作细则，建立标准化的大业务制度，要求档案管理人员日常工作过程中准确执行各项标准，以保证精细化管理的力度。

4.2强化档案人才建设，打造精细化管理队伍

打造精细化管理队伍是优化档案管理工作的关键。一方面，要重视提升档案人员的素质，加强档案管理人员的业务培训，及时更新自身知识体系，不断提高业务水平和工作能力，特别是熟练掌握信息技术操作技能，适应信息化发展的要求，为档案管理工作有序开展提供有力保障。此外，必须要重视档案管理人员的职业道德建设，要选择政治可靠、作风正派、责任心强的党员从事干部档案管理工作，要重视对档案人员的职业道德教育，增强他们的社会责任感，让他们有足够的能力胜任此项工作。

4.3信息技术赋能档案管理，支撑精细化管理工作

事业单位在人事档案精细化管理工作中，要充分发挥信息化档案管理的优势，使作为信息传递载体的文件在网络空间能规范、智能流转及管理，减少人为操作的失误和干预，数字转型背景下文件与档案的关系如下图1所示。

图1 数字转型背景下文件与档案的关系

信息技术赋能事业单位人事档案精细化管理具体需做好以下几点工作：一是依據《电子文件管理系统通用功能要求》和《数字档案室建设指南》等标准和指南提出系统需求报告，设计符合业务规范要求的档案管理流程和功能，确保系统功能齐全、稳定流畅运转。二是开发利用数字技术与工具，提升系统的智能化水平。数字时代，档案人员和用户对档案业务的智能化需求和期待越来越高，因此需要重点关注文件分类、鉴定、处置与利用业务的交互式智能设计与实现。三是实现档案的动态化管理，提高利用价值。及时做好新增材料的分类、录入工作，及时更新人员基本信息。除此之外，面对数字化系统可能存在的风险，要对管理的流程进行严格把控，必须加大数字化系统的安全管理，及时进行信息备份和系统升级，防止出现网络信息涉密的风险，确保档案资料的安全。与此同时，档案管理人员应适应数字时代的发展要求，提升数字技术应用能力 ：一是积极参加信息化技术相关业务培训学习，丰富知识结构 ;二是要追踪新型数字技术的迭代升级，分析其在档案管理工作中的应用效果，以数字技术应用提升档案服务水平。

5 结语

综上所述，事业单位人事档案管理中，精细化管理方法的应用具有重要意义，可有效提高档案管理效率与规范性。对此，事业单位必须建立起的精细化档案管理制度，加强档案人才建设，并积极顺应时代的发展，推广信息化技术实现档案数字化管理，全面提升档案精细化管理水平。

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作者简介：湛晶（1984-），女，湖南长沙人，中级馆员，硕士，工作方向：档案管理。