事业单位档案信息化管理中存在的问题及解决措施

张奋海

摘 要：事业单位的档案管理工作是极其重要的，首先它可以保证档案的规范化留存，避免档案的遗失对于后续工作造成影响。同时也是提升事业单位实际工作水平的重要考核指标，对于一切的工作的开展必须要从有效性出发，才能养成严谨的工作作风。所以对于事业单位的档案管理必须采取科学的有效的工作手段。

关键词：事业单位;档案信息管理;管理手段

前言：在进行事业单位的档案管理的工作过程中，首先要注意采用科学的有效的手段，其次就是要建立起一套行之有效的工作流程，同时规范工作人员的操作流程，提升工作人员的工作水平，这样才能确保档案管理工作落到实处。本文针对档案管理工作进行探讨，力求确保这项工作的有效开展。

一、事业单位档案信息化管理中存在的问题

在事业单位的实际运行当中，需要保留的档案是分门别类的，它包含着涉及国有资产统计、环境建设改造、人事安排档案等多种内容的收录。这些都是在事业单位运行过程中的重要信息，做好这些信息的收集和记录，对于之后开展工作是具有重大的参考价值的。但是在实际工作中，事业单位对于档案的管理工作还是存在很多问题的，包括档案的完整性，是否做到及时的更新和补充等一系列问题，都在影响着档案管理的实际效果。

首先，就是没有合理的记录档案的资源。很多从业人员对于档案所涉及的范畴缺乏足够的了解，对档案类别划分不清，进而造成了档案记录的缺失。其次，相关人员缺乏档案管理意识，导致档案的损毁、遗失等问题;再次，工作人员档案创新管理意识不强，采用传统的方法记录档案，不易于档案的检索和调取，这些都给事业单位的档案管理工作造成了极大的影响。最后，单位内部没有定期对档案管理人员进行培训，导致档案管理工作开展的效率不高。

二、事业单位档案信息化管理中问题的解决策略

1. 完善对于信息化档案管理相关制度

在进行档案管理的过程当中，首先就是需要建立起严格的管理体系。上级管理部门要建立起严格的管理制度，对于档案管理工作要做到有效的监管。要建立起管理制度的约束，在实际工作过程汇总要做到随时的检查，有效的评价，在出现问题的时候要做到有效的追责以及具体的帮扶，在实际过程中还要进行相关的指导工作，这样才能切实的提高档案管理工作的实效性[1]。

对于档案的管理一定要遵循严格的管理制度。在记录档案的过程中要做到专人负责，对于登记在册的档案内容还要做到对于上级的及时申报，这样才会保证档案记录的科学性。同时在档案的记录过程中，也要结合先进的科技手段进行电子档案的记录，这样既便于档案的留存，也容易在使用的时候结合检索功能快速的调取档案。同时对于借阅出库的档案要进行及时地记录，对于档案的归还情况也要做好登记，确保档案的完整性。

2. 制定对于档案管理工作的工作流程

在具体的工作流程的制定中，一定要注意结合起先进的科学手段[2]。这里所谓的工作流程，首先，指的是对于工作的有效的操作模式，在档案的记录过程中要按部就班的做好相关工作，在采集需要記录信息的时候就要有专人负责。一定要做到专人专岗，这样才能切实地做到岗位负责制，会增加工作的有效性。其次，就是在记录的过程当中要结合电子计算机技术的高科技手段进行电子档案的整理，这也是一种优质高效的技术手段。

档案记录人员可以把资料输入到计算机存储系统中，还可以根据档案的不同内容进行档案夹下的分类，这样就会实现档案的有序管理。另外在需要调取相关档案的时候，只需要使用计算机中信息的搜索功能，就可以迅速的查找到所需要的内容，这是十分的便捷的。

3. 提高档案管理人员的业务素质

在档案记录的过程当中，从业人员的业务素质也是极其重要的。在实际工作的过程当中，要对于在岗人员进行及时的业务培训，对于工作态度、职业素养都要进行有效的提升，只有如此才能让这些档案管理的从业人员实现业务水平的不断精进，做好相关的档案管理工作。

要想做好一项工作，最根本的要素是应具有良好的工作态度。对于档案工作的重要性，所有的工作人员都要做到深刻地认识。只有做好了这项工作，才能够做到对于以往工作的溯源以及相关问题的追溯，这对于实际工作的开展是十分的有意义的。同时，一个单位的档案记录工作也记载着一个单位的历史以及实际工作的重要经验，能把这项重要的工作做好是一件十分具有使命感的事情。作为档案记录的工作人员，应该以这样的责任感和使命感投入到实际工作之中，把工作做好做实[3]。

在实际工作中，从业人员要严格遵守规章制度，参考具体的工作流程一步一个脚印的投入到实际工作中。在工作过程中，要结合单位的业务培训不断的提升个人能力，在工作中要恪尽职守。对于旧的纸质档案的维护要做到及时和有效，对于受潮的档案以及发生损毁的档案要进行及时的修复。对于电子档案要进行信息的及时补录，对于变化后的档案要向上级领导进行申报和批复，要认真地履行自己的职责。

4. 实现现代化、信息化的管理手段

在进行档案管理工作时，还要做到与时俱进。信息时代带来的技术革新是日新月异的，要让档案的记录和管理工作结合起高科技的手段，这样才能得到事半功倍的效果，为实际工作节省大量的工作时间，减少了人力资源成本的投入[4]。

在实际工作中，对于高科技手段的使用是一种必然的趋势，但是在这一过程中，也要注意档案的安全管理工作。在现在的网络资源共享的时代，信息已然实现了有效的共享。但是这既是优势，也是一种潜在的危险。在事业单位的档案管理过程中，也要设置网络防火墙，文件开启密码等有效的技术手段，以此来保障电子档案的安全性，避免由于黑客的侵入造成信息的外泄，使国家蒙受不必要的损失。对于这项工作也可以设置专门的网络技术人员岗位，实现对于信息的有效保护。信息技术人员要做到网络安全的实时保护，也要注意安全保障技术的及时升级，保证信息的安全不受侵害。

总结

事业单位的档案管理工作是要引起极度的重视的，相关的管理者要制定起档案管理的政策和实施细则，具体的工作人员就要严格的按照规章制度做事，用严谨的工作态度和有效的工作方法来确保这项工作的有效开展。

参考文献：

[1]吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外，2020（26）：4-6.

[2]鹿晓玲.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].现代国企研究，2016（22）：95.