浅谈普通高校招生工作信息化

2021-01-04熊佳俊

科教导刊·电子版 2021年33期

熊佳俊

（湖南大学湖南·长沙 410082）

早在20世纪70年代麻省理工学院就首先提出E-campus的计划[1]，在我国2019年教育部关于印发《教育信息化2.0行动计划》的通知中也明确提出，“到2022年基本实现‘三全两高一大’的发展目标，即教学应用覆盖全体教师、学习应用覆盖全体适龄学生、数字校园建设覆盖全体学校，信息化应用水平和师生信息素养普遍提高，建成‘互联网+教育’大平台，推动从教育专用资源向教育大资源转变、从提升师生信息技术应用能力向全面提升其信息素养转变、从融合应用向创新发展转变，努力构建‘互联网+’条件下的人才培养新模式、发展基于互联网的教育服务新模式、探索信息时代教育治理新模式。”[2]21世纪以来我国高等教育事业改革不断深入，各高校招生规模及类型也随之扩大，大量的数据采集、统计、处理、分析及研判等实际需求也反逼各高校加快招生工作信息化。加上突发的公共卫生事件、各省陆续开展的高考改革等因素影响，如何合理有效地利用计算机大数据技术及新媒体手段加强日常招生考试管理及招生宣传工作已成为各高校必须进行研究的课题。

1 招生工作信息化面临的问题

1.1 数据利用不够充分，数据交互屏障重重

2000年起，教育部在全国高校招生工作中推行网上录取工作。至2003年，全国普通高校招生全部实现网上录取。网上录取工作虽已实行近20年，但各高校从“院校子系统”所获取的数据少说也有几十项数据文件，通过各高校自主处理才能勉强获取考生的一些基本信息，同时还存在不同省份字段不统一、数据文件不完整、数据量庞大等各种问题。高校费了九牛二虎之力也仅能通过公式算出一些“第一志愿报考率”“第一志愿录取率”“调剂率”等基本数据，而由于字段的不统一还极容易出现偏差。想要将这些数据与招生专业设置、招生计划动态调整、各专业就业率等进行交叉分析更是难上加难。

高校的招生人数、专业设置、生源人数、学生成绩等招生数据构成数据子集，这些数据子集来源不同，数据口径不一，模态千差万别，形成了海量异构数据。[3]招生工作涉及的数据并不是扁平的，而是立体多维的，录取的每一位考生都带着身份、家庭、行为等多维度信息，每一个维度又包含了不计其数的具体信息。招生部门是高校学生信息采集的源头，学校各部门、工作各环节的信息资源沟通成为又一大难题，各部门需要的数据往往需要通过若干个表格进行转换，才能进行传递和流转。招生信息化无意中形成“信息孤岛”，同时加重了工作人员的负担，如何破除各类屏障实现信息顺畅的流动，是做好招生工作信息化的关键一环。

1.2 个性化处理较烦琐，精准信息服务困难

招生工作涉及的信息化处理大多为招生考试、录取、宣传等其他日常工作产生的各类数据，主要以数字、文字和图像为主。原始数据采集的工作量极大，例如招生考试中涉及报名信息、初审信息、考场信息、各类名单等，动辄成百上千，同时须保证数据的准确性和规范性。原始数据的采集仍然以人工录入核对为主，除纸质材料外多以EXCEL文件为载体，要想从中选取某个地区或者某个高中的数据仅能通过较低级的表格排序及筛选进行，而往往在实际工作中，单个EXCEL表格并不能提供一项工作内容所需的全部信息，跨表格进行排序、筛选、粘贴、核对为招生工作带来不小的麻烦。

在招生宣传工作中，无论是对于高校精准把控优质生源信息的还是社会对于深入了解高校和专业的需求，都需要大量的数据支持。虽然在突发公共卫生事件的推动下，各高校已非常重视此类数据的挖掘、整理及分析，但此类数据在利用的过程中暴露出各种问题。例如，高校如需统计汇总全国各省优质生源高中相关信息就必须整理出考生信息、考生分数、生源省份、生源高中、高中信息等若干关键字段，而这些字段往往不存在于一个EXCEL文件当中，反复的筛选、汇总和比对让招生人员苦不堪言。切换到考生及家长的角度亦是如此，高校统计的对于各省份各专业的历年录取分数、各专业的学科实力、历年的升学及就业情况等重要数据都没有可以方便快捷且直观地传递到考生及家长的信息途径。

1.3 招生队伍专业化难，人力物力难以保障

教育部曾发文对高校辅导员职业化、专业化、专家化作出明确要求，这也同样适用于招生部门。招生部门虽为学校行政教辅岗位，但其与高校就业部门同守两扇门，即“人才入口”与“人才出口”，对于高校采光剖璞和学生择良而栖发挥着不可替代的作用。招生工作有着社会性、稳定性、专业性、长期性等特征，一位行政人员从接触到熟悉招生全流程工作往往需要一到两年时间，要做到心中有谱且“承上启下”更是需要大量的实践和积累。如果这一岗位的流动性和临时性过高则高校的招生工作难免出现纰漏，而需长期推动的工作也难以往前。

除了人以外，招生工作需用到的物也是底层地基，就拿招生工作信息化这一项来说，一个完善的信息管理系统不可或缺。在大数据时代背景下，招生信息化在公共卫生事件的催化下迅猛发展，各类科技公司及自媒体如雨后春笋，令各高校有喜有忧。一方面各类乙方为高校提供了五花八门的解决方案，招生系统、录取系统、考试系统层出不穷，另一方面难以有一个完备的方案能一站式满足高校的所有需求，而各高校原有的系统在新形势下已难以适应招生工作的开展。因此，建立一套符合高校自身实际同时可以与各类全国高校招生录取、考试系统、网站无缝衔接；能够实现招生考试各项功能又能与校内一网通办进行数据流转并进行各类数据统计、汇总及分析的高校招生信息管理系统是高校的迫切需要。

2 招生工作信息化工作的建议

2.1 加强数据挖掘，构建“招生记忆”

对于招生相关数据的深入挖掘，为的是建立一种“招生记忆”，相信从事招生工作的同仁在自己的电脑里或者外接设备中都有一个巨大的数据库，里面存储了历年的招生工作相关数据。较其他岗位工作数据不同的是，不论这些数据的年份有多么久远，这些数据往往在日常工作中都会被重新翻出来进行参考，这也体现了招生工作的延续性。然而面对这么庞大的数据库，我们应该做的就是“挖掘”。

首先，从目前的数据采集工作看来，高校招生工作数据大多是横向的信息收集，纵向上的数据挖掘还有所欠缺。高校从全国统一的平台上获取数据后基本只做片面的数据分析，而没有本着“以生为本”的原则就考生本身的特征进行挖掘。例如，不同地域、不同招生类别的考生所具备的不同家庭背景、志愿构成、考生特征、就业观念、升学期望等，这些对于高校招生专业设置、在不同省份投放不同专业的招生计划及提升生源质量都有不可忽视的作用。

其次，想要达到预设的招生目标，鉴于多种招生类别和考核形势，招生工作人员务必做好大量的准备工作，提前做好规划，而规划的依据就是招生部门在工作中搜集的各类数据。例如，每一年高校在编制分省分专业计划的时候势必会将往年的计划编制情况拿出来进行参考，“记忆”便在此重现。一般来说，高校在编制招生计划时，除了要考虑国家政策及文件要求，更要考虑前一年的招生情况，不断将去年的招生结果进行分析，除了各个省份不同的经济发展水平还有考生专业偏好，录取考生就业前景等各类因素进行综合考虑。而高校的人才培养包括招生—培养—就业三个环节，就业市场数据的变化往往预示着社会对人才需求的变化，高校招生专业及计划的具体设置则需要通过研究就业数据进行优化，通过数据挖掘，高校可以更高效、更科学、更精准地进行计划投放，从而获得更优质的目标生源。

2.2 优化信息管理，服务精准招生

很多高校在数据的存储和管理上过于人工化、本地化，缺少智能化、信息化，相关数据及信息都存储于本地文件而不在云端，无法做到随用随取。特别对于招生宣传工作来说，能够随时随地获取特定地域、高中、年份、类别的考生信息等招生数据无疑为加强宣传效果进行赋能。

首先，原始数据采集后需进行核对、分类、关联并汇总，原本扁平的数据表应根据预设的具体工作需要进行划分和切割，将大而全的数据进行模块化。例如，根据日常工作较频繁涉及到的生源地、计划类别、录取专业、考生特征等字段，进行预处理，将庞大的数据库分割成含有若干字段的小型数据表。而建有招生管理系统的高校则应将数据所含字段与本校系统内字段一一对应，方便随时从数据库中调取。

其次，着眼于考生个性化报考需求，高校可利用数据挖掘的结果对目标人群及目标内容进行精准管理。通过高校招生宣传信息化及大数据的广泛应用，高校可以更加精准地通过官方网站、微信公众号、报考指南、新媒体等途径进行数据传输。对于考生及家长关注度高的内容进行重点优化及完善，对于关注度相对较低的内容进行创新和提升，而对于受众迫于了解而高校缺少的内容进行及时补充和更新。

2.3 提升队伍水平，建全招生系统

招生工作的延续性、科学性、严谨性决定了从事招生工作需要具备较高的专业素养和业务能力，队伍建设从一定程度上决定了招生工作是否能够安置按量完成。而硬件建设和人才建设一样是做好招生工作信息化的决定性因素，高校能否按照自身实际需求建设一个全覆盖的招生管理系统是决定招生工作信息化的成败之关键。

首先，队伍建设是重中之重，一个勇于挑战，善于学习的招生工作队伍是做好招生工作信息化的基本条件，如果畏于新设备、新技术，信息化的进程将无法推进。高校要建立和招生工作信息化相关的培训、考核和管理制度，坚持用专业的人做专业的事，保证招生工作队伍的职业化、专业化和专家化。

其次，做好本校招生管理系统建设和开发。犹如世界上没有两片一模一样的叶子，各高校招生工作的实际也不尽相同，尽管市面上同类型的管理系统层出不穷，唯有贴合高校招生实际才能最大程度实现招生工作信息化。一是要贴合高校实际招生工作需求，分析数据结构，设计万能导入模板，目标是为了简化繁杂的人工数据处理。将不同平台、系统的数据简单化、一致化才能破除数据流转之屏障，做到数据模块化、条目化才能服务于精准招生之目标。二是要符合国家及高校的招生政策及文件要求，全流程、全方位服务于高校招生工作。将系统划分为业务板块和数据板块，既能实现新形势下高校招生考试需求又具备高效的数据分析能力，通过各类招生模型为招生专业设置、招生计划调整乃至于招生政策制定服务。