大数据时代高校学生档案管理工作的问题及对策研究

丁莉丽

摘  要：随着大数据时代的到来，使得高校学生档案管理工作面临新的挑战。在开展学生档案管理工作中，许多信息都需要借助大数据来获取与传播。因此，本文将探讨大数据时代高校学生档案管理工作问题，希望对推动规范化的学生档案管理机制构建和实现整体档案管理水平的提升有帮助。

关键词：大数据时代;高校学生;档案管理工作

前言

高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实轨迹反馈，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据，具有自身的特点。高校学生档案工作是高校管理工作的基础性环节，对学校的发展和学生未来的命运影响深远。在大数据时代下，需要积极探索高校学生档案管理工作方法，为高校发展注入活力的有效路径，能够为学生和学校的未来发展给予强劲的支撑。

一、大数据时代高校学生档案管理工作的问题

（一）学校档案管理的软硬件设施较为落后

档案作为高校学生管理和人事管理的重要内容，管理好、保护好、规范化、准确化学生的档案不仅是对学生人体负责，也能体现出学校先进的管理理念与实力，更能体现出学校强劲的师资力量和管理行政人员的综合素养。目前大多数高校的档案设施设备都不够完善，更多地集中存放和管理也没有专门的集密柜来进行储存，学校也难以保管大量的学生档案。因此，学校需要在学生毕业后尽快将学生的档案转移到他们各自的工作单位或者生源地，这种转移管理若是出现偏差容易导致档案遗漏，对于学生未来的职业考核与就业等造成较大的麻烦。

（二）高校行政管理人才队伍滞后

学生作为人事档案的起源，也是高校档案建设的基础。学生在学习期间对于档案的重要性认知不到位，需要学校档案管理部门及学生所在院系做好档案维护的第一道关。有高校档案管理工作调查研究指出，81%的高校对于学生自身的档案管理是由高校院系辅导员进行统一管理，16%的高校会设置教学助力和教学秘书等勤工助学岗位来进行档案管理，还有3%的高校则是依托的学校招生就业处进行档案管理。这些数据表明目前高校学生档案管理工作人员不足，档案管理人才队伍也严重不足，而且大部分高校教师也缺乏档案管理的全面知识，他们对档案的认识更多地只是停留在“重要”上面，而对于档案管理包括哪些方面、都有什么意义却缺少详实的认知，对于毕业生档案的转递和管理流程认知也不够全面。但是档案对于未来学生毕业后的就业、落户、职称考评等却缺少具体的了解。因此，培养一批业务精通、政治素质过硬档案管理人员对于提升大数据时代高校档案管理的质量非常有必要。

（三）高校学生缺乏必要的档案知识

在高校课程设置中几乎没有“档案管理”这一门课程，使得很多学生对于学生档案和人事档案的区别也不够清晰。在毕业前后只有大概5%的学生会向学校老师咨询档案内容和档案转移等问题，并在正规的指导下正确填写档案转移的相关材料，确认档案转移接收地点，从而保障自身的档案不被遗失。在学生传统的认知中，毕业找到合适的工作最重要，但是对于档案的重要性却忽视了，同时由于许多学校也没有开设专门的档案管理课程，学校档案管理工作者对于学生档案知识了解也不够全面，导致学生对于个人的档案缺乏重视，难以全面处理好档案事宜，或者会错误地处理个人档案。

二、大数据时代高校学生档案管理工作开展的策略

（一）积极完善高校学生档案管理软硬件设施设备

高校需要以档案管理基础建设为目标投入必要的资金，来完善档案建设的软硬件设施，一方面可以引入相关高校信息技术人才建设一些云档案管理系统和软件，进行学生电子版材料和档案的管理，另一方面高校还应该引入数字光纤技术和网络发展与监督技术，对档案的保密性、规范性、科学性进行监督管理，以档案设施的完备性着手，来改善和优化档案保管工具，从而更有效地规避档案材料的保护、防潮、防虫、防盗、防火、放篡改等风险。

（二）加强高效的档案管理工作规范和管理人才队伍

随着大数据云计算的方式不断发展，高校的档案管理也需要走在“档案+大数据”前沿。在当前高校学生档案管理工作中，无论是学生本身，还是管理档案队伍，他们的大数据分析和利用管理意识都严重不足，存在学生的档案没有由一个部门或者一支专业、高素质和业务能力较强的队伍进行管理。因此，非常必要去进行学生档案资料库的建设，从而能够更便捷地进行学生个人思想政治表现、个人学习成绩、生活作风、心理健康状况等信息的更新，并及时地、正确地更新到档案体系之中，也能通过规范档案管理人才队伍，能够在学生毕业、就业、升学、考核等时候对其档案管理和记录进行更高质量的指导，也能有效整合学生档案的管理工作。

（三）加强对学生档案知识的教育与培训

目前除了高校档案管理人员以外，大多数高校毕业生都对档案的知识体系和相关内容缺少了解，不知道档案的用途，甚至存在档案丢失、遗漏等现象。因此，高校有必要加强对学生档案知识系统化的教育与培训，例如，在每年的6月日9档案日进行宣传，学生在校期间开展一些必要的档案知识训座、必修或者選修课堂进行档案相关知识的教学与了解，从而让学生能够更加明确档案的作用，也能在未来的个人社会化过程中的更加重视档案的作用，最终从源头上解决档案知识匾乏和档案滞留问题。

三、结语

随着大数据时代的到来，信息技术方式的利用对传统档案管理模式的数字化发展有着积极的促进作用。针对现阶段学生档案管理工作种存在的问题，可以从提升学生和管理人才队伍数字服务意识出发，提升档案管理工作的科学性和有效性。

参考文献：

[1]王婧.高校学生档案管理现状调查[J].城建档案，2021（4）：76-77.

[2]石贞贞.信息化时代高校档案管理工作模式的重构[J].办公室业务，2021（11）：140-141.

（作者单位：湖南医药学院，湖南   怀化   418000）