PDM环境下科技档案归档管理存在的问题分析及对策

候彦霞

摘 要：在科技档案归档管理中引入PDM系统，使归档后的科研成果经过再利用，能更好地实现科技档案的经济和社会效益。但PDM使用实践中无论技术层面还是制度和管理态度层面均存在一系列问题，需要通过进一步推进电子化改革、加强档案管理制度建设和监督、强化归档意识等措施加以改进。

关键词：PDM;科技档案;归档管理科

科技档案是科学技术活动的真实历史记录，它记载了科研人员的科技思想、科研成果，为科研生产活动提供一手资料，是一种潜在的生产力。归档是将文件转化为档案的关键，科技档案归档将科技文件转换为科技档案，使科技信息资源更好地服务于科研和经济发展。鉴于传统的纸质档案管理模式存在许多弊端，随着高新技术的发展，越来越多的科技档案管理引入了PDM（ProductDataManagement）系统管理模式，但实践中依然存在不少问题。如何根据科技档案的特征，发挥PDM系统的优势，使科技档案的归档管理更加制度化、标准化，确保档案的完整有效性，充分体现档案的利用价值，已成为科技单位发展过程中亟待解决的课题。

一、PDM产品数据管理系统的特征

PDM产品数据管理，是一项依托于软件技术，实现对产品的数据、过程和信息资源管理的系统，是随着网络计算机的应用和电子文件应用而产生的数据管理系统平台。PDM环境下的科研与生产档案管理是信息化浪潮推进下的一种新型档案管理模式。在PDM系统中进行审查归档，档案管理员在PDM系统就能实现文件、图纸的规范性、齐套性以及签署的完整性和规范性等一系列的归档审查工作，基本实现了档案数字化管理。对于科研院所来说，PDM系统既是电子档案生成的摇篮，同时也是档案室归档档案的电子平台。基于PDM系统的电子文件归档，其文件的整个生命周期都在PDM上完成。

相较于传统档案归档管理，PDM系统下的电子档案归档管理具有以下特征：一是编辑起来快捷方便。由于产品更新换代快，科技档案需要不停修改，而电子档案修改便捷，只需要在网上操作即可完成，不需要重新设计制作，操作便捷高效。二是更加易于传输。虽然电子档案的管理流程和传统纸质档案归档流程是一样的，都要经过产生—审签—归档—利用四个环节，但电子签署流程传输更为快捷，设计人员将设计文件提交到PDM系统，发起签审流程后审阅人员在PDM中即可进行签署。一级签署完成后，PDM系统将自动安排下一签署人员进行审批，直至审批结束通过网络集成端口到档案管理部门进行电子归档状态。三是档案在存储利用的时候更加方便。由于电子档案存储空间小，并不需要占用物理空间，而且其具备查找方便，能最大限度地查找利用。四是完整性。在PDM系统下，档案管理员在文件形成开始阶段就开始介入，实现了对档案管理的前端控制，从头开始控制，一整套流程下来，可以确保档案的齐全完整。

PDM系统的实施，推动了档案管理从纸质管理向电子化管理的新型管理模式转变，规避了传统档案管理中烦琐问题，同时也构建了统一的数字资源库，确保有权限的用户可以实现数据资源的共享，代表了目前科技档案管理发展的趋势，同时也方便快捷了科研档案管理工作，这种便利性，即是新时代的产物，又同时对档案管理员的专业技术水平提出了更高要求。

二、PDM系统下科技档案归档管理中的问题

1.技术层面的问题

（1）PDM系统实施前原有纸质档案的归档问题

电子化改进之前，归档的纸质科技档案通常是硫酸纸底图。硫酸图纸材质的特殊性决定其易磨损，由于课题组开展科研的需要，会经常性借查阅到所归档的硫酸纸底图，会对硫酸纸底图造成一定磨损，不易长久保存，从而严重影响科技档案的复用性。同时硫酸纸底图放久了会老化变黃，造成字迹、线条不清晰等，无法反复使用。在使用PDM系统之后，有必要对原有的硫酸图纸进行电子化处理，但目前很多单位并没有采取有效措施将这些原有图纸纳入PDM系统之中。

（2）关联性问题

在PDM系统中，文档对象存储在产品结构树上的零部件下，因而需要将零部件和PDM产品结构树进行关联，否则会导致图纸档案无法及时更新。然而有些研发人员在文档更新升级后，并没有在PDM系统进行选择关联，使得所归的电子档案是旧版本，无法保证所归档科技档案的准确性。

（3）基线执行不严格问题

科技档案在电子归档时，需要技术人员划定基线来固化科技档案的技术状态，确保所归档的档案不再随意更改。而在实际操作中，往往并没有向档案管理部门提供基线或者即使提供基线，也并没有核实此基线中的文档版本是否是最终版本。一方面导致档案管理部门无法固化档案状态，无法控制产品数据版本，不能保障所归档的数据及图纸文件的准确性;另一方面无法导入到MES（制造企业生产过程执行管理系统）系统中，不便于科研、生产、维修的日后生产追溯，更无法继续发挥电子档案的开发利用功能，严重阻碍了档案归档管理。

2.制度层面的问题

在归档管理实践中，各档案管理部门通常会在国家档案局颁布的《科学技术研究档案管理暂行规定》基础上，针对PDM系统档案管理的特征，结合本部门实际制定相应的档案管理办法，从而对与质量管理体系有关的所有质量文件、科技文件的归档、档案管理等进行有效规范。但在实践中存在对细节方面规范还不完善或者存在对档案管理制度执行不严格情况。

首先，在PDM环境下，在电子签审流程中，有时一份文件发起两个签审流程，产生两个版本文件。而因其专业性，档案管理人员并不能辨识哪个版本。保证电子文件的唯一性是保证电子档案归档真实性的前提。缺乏有力的电子文件归档制度。

其次，纸质和电子档案双轨并行条件下，没有强有力的制度监督约束档案的归档管理。相关人员不能严格执行国家档案局下发的《科学技术研究档案管理暂行规定》中“四同步”的规定，存在漏归、少归。科研计划部门下达科研任务，有时没有让档案部门参加。档案部门对项目进展不了解，对所需要归档的文件无法及时检查并要求课题组进行整改，无法搜集齐全所有环节的原始资料。虽然有一些重大课题的项目让档案管理员参加了会议，但是也仅仅是在项目验收阶段，前期产生的很多资料文件就会漏归档、少归档，单位缺乏档案管理制度约束，这些都制约了档案有效归档管理。

最后，针对科研生产档案，缺乏图纸归档回收监管机制。从档案室下载流转到生产部门的档案，存在回收不及时、图纸混乱的现象。这样会使得同一个型号的产品，会出现多份科研生产图纸。而且图纸的回收如若不及时的话，会造成生产车间出现多份图号一样、但版本不一样的图纸。这样容易造成生产加工图纸的混乱，无法对生产图纸版本进行把控，档案归档不全，不易于档案的归档。

3.态度层面的问题

一方面，归档责任人对科研档案归档的重要性认识不足，归档意识淡薄。在实际的科研工作中，有的人片面认为把现行资料移交给档案室就是归档，导致搜集的科研档案不全、搜集的资料不完整。科研档案的归档是从立项到定型、确认过程中形成的和科研及产品所有有关的文件资料，要求的是成套性。很多课题组认为科研项目阶段性的完成验收就完成了任务。其实鉴定一项任务完成与否，还要看档案归档工作是否完成。由于对归档缺乏充分的重视，想归档就归、不想归档就放在手里，不按照归档流程进行归档。这些都会导致日后档案无法查考、借阅，无法实现档案的开发利用，更无法完整、翔实的记录科研活动。

另一方面，归档责任人对科研档案归档规范不明确。有些准备归档的工作人员只归档复印件或者是电子版本的文件，原件自己放起来了，对归档的时间不明确导致不能及时全部归档。科研部门负责收集、积累从立项到定型和确认过程中形成所有相关的档案资料。有些人员只是就某个阶段或仅限于纸质资料搜集归档到档案室，对于各阶段以及各种载体形成的文件，课题组要指定专人收集原件。科技档案应该在设计定型或者正样确认后正式归档，同时还存在拖归、延归的现象。

三、PDM环境下完善科技档案归档管理的建议

1.推进电子化改革解决技术层面问题

一方面，加大投入推进电子化改革进程解决PDM实施前老旧档案的管理。随着档案信息化工作的不断深入，电子化文件归档已经迫在眉睫，存储数字化、管理自动化、利用网络化已经是大势所趋。针对之前遗留下硫酸纸底图，进行底图扫描，将归档的A3、A4幅面的硫酸纸底图逐一扫描到电脑中，实现纸质图纸的电子化处理。各研发部门负责组织在PDM系统上开展研发工作，并负责档案的完整性、有效性和归档的及时性;档案部门负责PDM系统电子档案的发放、更改控制、开发利用和管理。课题组对所归档的课题化基线，档案管理部门进行固化技术状态。一系列操作保障归档档案的齐套性和完整性。底图扫描工作大大提高了档案管理工作效率，既方便了科研生产又有利于档案归档管理。随着高科技的不断进步，在档案信息化快速发展的新时期，随着数字化、电子化的步步推进，无纸化生产趋势也势在必行。加大推进无纸化进程，采用无纸化管理，用先进的电子技术代替手工所带来的一系列的烦琐，相信很多问题都会迎刃而解。

另一方面，开展广泛和专业的PDM系统知识培训。科研生产单位应该加强对科研生产环节中涉及人员PDM系统专业知识的培训，建立PDM系统知识考核机制。加强PDM操作中的规范，通过举办奖惩类竞技活动达到对知识的掌握度。各研发设计人员在PDM系统中开展研发工作时要严格按照操作规范来设计，提高对其重要性的认识，全面掌握PDM系统知识，以严谨的态度和积极进取的精神对待工作，档案管理员应该努力学习PDM相关知识，充分发挥利用好新型档案管理模式带给档案部门便利。同时也要积极探索管理中的问题，使档案管理变得更加便捷规范。

2.加强档案管理制度建设和监督

为加强科研院所档案工作的科学管理，有效保存和利用档案，更好地服务于科研生产、基本建设、经营管理等各项活动，要完善科学有效的档案归档管理制度，建立健全档案归档管理的相关制度，落实好档案归档管理的硬性要求。作为档案管理部门应负责建立健全科技档案归档管理的各项规章制度。单位要强化档案归档制度实施与监督，不仅归档人员要自身提高监督意识，档案管理人员也要加强对归档管理的监督。要“软硬”兼施，把握好制度的硬尺，真正把科研档案管理在制度尺度的红线下，真正做到标准化管理。

第一，积极制定本公司的《科研与产品档案归档管理办法》。针对电子档案，制定PDM电子归档流程规范，切实从各个环节监管到位。加强电子流程的监督、指导和检查。

第二，针对科技生产图纸回收不及时，可以实行贴条码制度回收管理。建立图纸数据库，确保从档案管理部门发出的图纸所贴的条码在电子系统中可以查到。降低图纸的重复出图率，有效把控图纸的版本。因为科研图纸文件涉及知识产权和保密要求，所以图纸文件必须闭环管理。加大对科研与生产科研图纸回收的监督力度，建立一系列的奖惩制度。生产完成后，生产计划负责回收旧的图纸，对生产周期长的产品可以按照生产阶段分工序回收，交还档案室。科研试制的产品，生产部门生产完成后即将图纸交还科研计划部门，科研计划部门再与档案室完成交接。

第三，列入单位管理制度和量化考核体系。收集从立项开始全过程档案，档案室自己很难收集齐全过程资料，必须要有相关人员配合。把档案材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工作计划和有关人员的职责范围，确保档案归档管理工作顺利开展。通过年度工作目标的建立和落实、年度档案检查、档案工作目标管理考核和专项验收、档案工作评估等形式，进行相关人员的量化考核。切实将档案的收集归档工作落实到实处。

3.强化归档

一方面，积极开展档案归档管理宣传。档案部门要积极宣传归档的重要性，增强有关人员归档意识。做到随时随地宣传普及档案归档知识及制度。可以宣传档案在生活和工作中所起到的作用，使有关人员了解档案作用的广泛性与长远性，这样能引起大家对档案管理重要性的认识，才能在工作中认真收集档案并且充分发挥档案作用。可以宣传并普及《档案法》和其他法规性文件的有关规定，使单位工作人员认识到归档与否是涉及法律和法規层面的问题。提升了问题的高度，才能认真执行《档案法》中的相关要求。还可以宣传普及归档制度中的内容，使各部门工作人员了解归档的范围、时间和要求，使他们更好地执行归档制度。还可以通过有关会议进行宣传，如召开办公会议，以本单位利用档案正反两方面事例进行宣传;档案管理人员可以在提供档案利用时宣传，这时向有关人员宣传，可使得档案知识更容易被接受;还可以举办一些档案管理相关的展览、陈列，具体、生动地展示档案的作用、档案室的管理水平、各项规章制度等，使有关人员感到归档材料交到档案室是放心的，并且自愿交到档案室，才能在工作中利用起来更加的方便。

另一方面，科研工作者和档案管理员要提升自身专业能力及技能。科研工作者要切实增强归档意识，增强对档案归档的重要性认识，并且认真落实单位档案管理和归档制度。真正认识到归档的重要性，注重文件在每一个阶段的收集工作，将每一个阶段的文件、资料等都要切实保存好，切实做到保证文件的完整性。档案管理员要通过平时对档案管理实践工作的总结，全面提高专业技能和理论水平。加强自身学习和专业修养，提高工作中对档案管理事业的热爱和责任心，最终促进档案事业的发展。

参考文献：

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[2]孙 帅.PDM环境下科技档案管理模式的探讨《东方企业文化》，2013

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[5]杨 婵.科技档案的本质属性与特点研究，2007

[6]王传字.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1998

（作者单位：山东工商学院）