资源共享视域下自然资源档案数字化管理策略研究

2021-01-03雷国雅

兰台内外 2021年34期

雷国雅

摘要：社会主义现代化事业发展背景下，资源共享理念已经在社会各界达成共识，通过资源优化配置和共享，有助于带来更加可观的经济效益、社会效益和生态效益。作为自然资源开发和保护中所产生的档案资料，自然资源档案总量急剧增长，新时期应积极引入现代化技术手段，实现自然资源档案数字化管理。但是，受诸多因素影響和限制，现阶段自然资源档案数字化管理中仍有很多不足之处，亟待优化改进。本文基于资源共享角度着手分析，在把握自然资源档案内涵与特点基础上，提出切实可行的措施推动自然资源档案数字化管理，提升档案管理效率的同时，深层次挖掘专业档案的潜在价值。

关键词：数字化管理;自然资源档案;资源共享;信息共享

自然资源档案规模不断扩大，主因是自然资源开发和保护、城市规划建设中所产生的资料信息量急剧增加。自然资源档案具有较强的应用价值，尤其是当前资源节约型社会建设背景下，加强自然资源档案开发管理，优化资源配置，便于更好迎合新时期工作需要，提升自然资源档案管理的有效性。相较于传统的档案管理工作，自然资源档案管理相对特殊，专业特点更加鲜明，但是由于传统档案管理模式的局限性，不同程度上影响到自然资源档案管理工作效率和质量。因此，积极引入现代化技术手段，推动自然资源档案数字化管理，有助于实现档案资源深度挖掘和利用，更好地满足自然资源档案管理工作高水平发展需要，对于推动我国档案管理事业健康持续发展具有重要意义。

一、新时期自然资源档案的特点和意义

自然资源档案，主要是自然资源管理部门在工作活动中形成的对国家和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式和载体的历史记录。加强自然资源档案的管理，便于实现自然资源最优化配置，提升档案服务效能，为资源节约型社会建设和发展做出更大贡献。

就自然资源档案的特点来看，主要有以下几点：（1）范围广，内容类型多样。自然资源档案涵盖的内容丰富多样，覆盖范围较广。机构改革后，自然资源部门承担着更多的管理职能，包括了城乡规划管理职责、国土资源局职责以及林业发展等部门职责，因此，自然资源档案管理工作要求较高。（2）档案载体多样，主要是指自然资源档案资料载体包括了声像材料、文字材料、图像材料和实物等，同时还有很多电子档案材料。这些材料中，主要是记录了资源保护、资源开发、资源利用和生态修复、城市规划建设等档案材料。（3）地域性较强，自然资源档案是依据不同行政区划为单位，形成更具地域性特点的自然资源档案资料。其中包括自然资源调查监测评价、权属确权等级和自然资源有偿使用等内容，有助于为资源开发和使用提供支持，协调解决矛盾冲突，应用价值较高。

二、资源共享视域下的数字化自然资源档案管理

互联网时代背景下，资源共享已经成为时代的主旋律，基于信息技术和互联网技术，可以实现信息资源快速传输共享，盘活原本的闲置资源，实现资源最大程度上开发和利用。资源共享有助于实现社会资源最优化配置和利用，维护生态系统平衡稳定。结合我国《档案法》相关规定，新时期推动档案信息化建设是必然选择，面对不断增长的档案总量，应积极推动传统载体档案数字化、电子档案管理信息系统建设、数字档案馆建设以及档案信息资源共享服务平台建设等。通过此种方式，实现档案资源的合理开发和利用，档案资料价值得到最大程度发挥。另外，传统档案资源和数字化资源有机融合，便于提升档案管理数字化水平和资源利用率。

新时期推动自然资源档案数字化管理，应遵循相应原则，具体如下：

其一，重点优先化。由于基层自然资源部门承担业务职能较多，每年所移交归档的资料规模较大。由于传统档案管理工作强度大，应积极推动自然资源档案数字化建设，发挥前沿技术手段优势实现档案信息资源共建共享，同时优化自然资源档案管理流程，烦琐环节精简化，充分实现档案信息资源共建共享。但由于基层档案工作强度大，工作软硬件配套不完善，极大影响到工作有效性。因此，应立足于基层档案管理工作现状，针对特色档案资源优先进行数字化改革，循序渐进，切实提升自然资源档案数字化档案管理的有效性。

其二，标准化。标准化是自然资源档案管理工作数字化改革的主要方向之一，也是实现生产和管理现代化的主要手段之一，有助于推进自然资源档案信息共建共享进程。依据《档案数字化流程与规范》《纸质档案数字化技术规范》《数字档案馆建设指南》等文件制度，实现档案数字化信息资源共建共享，切实提升自然资源档案数字化管理水平。

其三，协作化。在部门改革持续深化下，自然资源档案数字化改革可以实现信息采集、录入、传输及共享等，其中包括科技、文书、声像和业务等不同类型的存档资料。实现自然资源档案数字化管理目标，需要多部门协调合作，整合资源，全方位提升自然资源档案数字化管理水平。

其四，功能化。信息资源共享背景下，推动自然资源档案管理数字化建设，基于参考数据库、全文数据库和网络检索工具等增强数据库扩展功能，丰富数据库功能，以此来满足后期数字化档案管理系统的管理和维护需要，切实提升自然资源档案信息利用率。

其五，安全化。数字化档案管理工作，相对于传统档案管理工作更加复杂，要求更高，管理过程中存在一系列安全隐患，不同程度上影响到档案资源共建共享。所以，新时期为了保障自然资源档案安全，应建立完善的管理机制，并注重现代化技术手段灵活运用，以便于实现自然资源档案数字化管理，尽可能规避档案资料篡改和泄漏，全面保障档案数据信息安全。

三、自然资源档案数字化管理中的不足分析

结合实际情况来看，自然资源档案数字化管理工作尽管取得了可观成效，先进技术手段优势得到了发挥，但仍然受限于诸多因素影响，致使自然资源档案数字化管理效果不理想，同预期目标相差甚远，极大地影响到自然资源档案工作有效性。就其中的问题来看，具体表现在以下几个方面。

1.数字化管理方法单一、滞后

数字化技术凭借其优势，已经在诸多行业领域中得到应用，可以极大提升工作效率，减少人员工作强度，助力行业变革发展。但是，在自然资源档案数字化管理工作开展进程中，需要管理人员养成数字化管理思维，加深数字化技术认知和重视，改善传统自然资源档案管理模式中存在的缺陷和不足，积极推进数字化档案管理模式应用。但是，因目前纸质档案和数字化档案同时存在，管理难度大幅增加，为了满足新时期自然资源档案数字化管理需要，动态调整管理内容和范围是必然选择。大数据已经成为自然资源档案管理工作改进发展的重要动力，但受限于滞后、单一的管理方法，致使信息处理效率偏低，自然资源档案管理错误率增加，极大影响到自然资源档案数字化管理工作效率。

2.数字化档案管理制度不健全

开展自然资源档案数字化管理工作，一项重要内容是需要健全和完善的管理制度支持，实现各环节工作有章可循。但自然资源档案管理制度是工作重难点所在，自然资源管理部门工作精力多投入在日常窗口业务中，即便数字化档案管理人才培养力度不断提升，实际上却未能取得可观的工作成效，背离自然资源档案数字化管理目标的本質。另外，部分自然资源档案管理人员专业能力和责任意识存在不足，尤其是数字化思维缺失，未能及时整合与配置自然资源档案，不可避免地出现档案资料积压情况，制约了自然资源档案数字化转型发展。档案管理工作经费投入力度不足，较多部门由于档案资料长时间积压，无法及时录入档案资料，因此出现统计数据不完整，在一定程度上阻碍档案资源建设和发展。

3.数字化档案管理平台不完善

数字化档案管理，相较于以往的管理模式，不仅是管理方法的变革，同时也是思想的变革。但是还有很多部门思想陈旧，未能正确看待自然资源档案数字化管理重要性，仍然受困于传统思想，一定程度上制约后续自然资源档案数字化管理工作开展。数字化管理需要建立对应平台支持，但由于投入力度不足，还处于相对落后局面，主要是由于有关负责人未能正确看待档案潜在价值，忽视档案管理信息资源深度挖掘和信息化建设。档案管理人员信息化操作水平偏低，无法通过信息化技术手段优势来提升档案管理工作效率。加之信息化基础建设滞后，更新速度缓慢，难以满足新时期的自然资源档案工作需要。也正是此类问题，在一定程度上影响到各部门协作配合，增加自然资源档案管理工作难度，有待进一步改进和完善。

四、资源共享视域下自然资源档案数字化管理有效措施

自然资源档案主要是记录了自然资源、生态环境相关信息，是自然资源开发和保护的主要依据。在构建资源节约型社会背景下，加强自然资源档案数字化管理意义重大。管理工作可以从以下几个方面着手改进，以便于提升自然资源档案数字化管理水平。

1.构建档案数字化共享联动机制

在资源共享背景下，加强自然资源档案数字化管理，应该正确看待资源共享重要性，积极推动自然资源档案数字化建设和管理的大档案理念，明确各级负责人，建立合作小组为自然资源档案数字化管理提供支持。明确自然资源档案数字化管理相关政策、要求和原则，选择合理的方法;加强内部各部门协调配合，建立统一的数字化标准规范和数字化管理平台，实现内部数字化资源共建共享。

2.多措并举助力数字化建设

面对新时期自然资源档案数字化相关要求，应多措并举，整合资源营造有利条件。首先，强化自然资源档案管理能力，建立数字化档案管理系统，实现自然资源档案共建共享。其次，提升档案管理可靠性，明确相关技术标准来完善配套软硬件，确定磁盘阵列产品结构，为后续的自然资源档案数字化建设夯实基础。再次，强化磁盘阵列多元化保护，优化系统功能，为系统数据信息安全提供建设保障。最后，结合国家政策法规，强化档案信息化管理逆向思维，确定自然资源档案资料信息化管理要求，以及具体归档范围，切实提升自然资源档案规范化管理水平。

3.设立档案数字化资源管理平台

在政策法规方面，将推动数字档案馆建设工作纳入自然资源档案规范化和建设方案范畴，对于不同部门所产生的档案资料，应分门别类地自动化录入和归档，并将自然资源档案管理信息网和政务网、办公网连接，实现信息资源传输和共享，提升档案资源利用率。积极收集和整理数字化档案资料，建立自然资源业务档案数据库，确定自然资源档案数字化建设和管理标准，同原有的档案管理系统有效衔接，实现数据信息的高效、安全存储，避免数据丢失。需要注意的是，为了保障档案信息安全，应明确各级档案资料查询、利用等级，依据等级来提供对应的档案信息和服务。

4.建立数字化信息系统

迎合时代发展趋势，应建立数字化信息系统，购买档案管理软件，内部授权后实现各部门网络化管理。各部门可以依据自身权限将档案信息录入到系统中，及时归档，避免档案材料积压造成丢失情况，提升档案管理工作效率。基于互联网+移动APP方式，推动智能化档案管理APP建设，移动端APP即可查询和利用档案资料，实现自然资源档案高效开发和利用。同时，信息化系统定期更新和完善，消除漏洞，可以提升系统运行可靠性。加之数字化技术的合理运用，虚拟动态演示自然资源档案，可以更进一步加强交互效果，提升自然资源档案数字化的管理水平。

5.加强自然资源档案数字化资源共享和利用

强化档案主管部门职能，加强自然资源档案的建设和管理，助力数字档案馆建设，立足于实际情况来动态调整和完善自然资源档案数字化信息内容，数字化转化价值高和使用频繁的自然资源档案，以便于增强自然资源档案的可读性和可用性，提供优质和便捷的服务。加强各部门沟通和联系，在联动机制支持下来扩大自然资源档案数字化影响力，实现档案资源最优化配置和利用。对于执法检查、确权登记等保密性较强的档案材料，选择数据备份和身份认证等手段，实现档案数字化安全保密，避免重要档案数据泄漏带来的不必要损失。

五、结论

综上所述，资源共享背景下，积极转变自然资源档案管理理念和方法，强化数字化思维，运用数字化技术手段来提升自然资源档案管理水平，便于提升档案资源利用效率，发挥自然资源档案潜在的经济效益和社会效益，实现新时期档案管理的现代化，对于我国的档案事业发展意义深远。

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