图书馆科技查新服务优化研究

刘媛

摘 要：随着查新业务的发展，查新的流程优化管理工作越来越重要，本文具体就科技查新管理中的任务自动化分配机制进行了研究，具体包括查新人员自动分配机制的设计和实现。在查新人员自动分配机制中，引入“组”的概念来表示学科分类，通过“组”建立查新任务与查新员的映射，最后实现任务的自动分配。

关键词：科技查新;任务自动化分配;团队;学科分类;最大出现概率

科技查新是以文献检索为基础，以情报分析为手段，从科学技术发展的宏观角度，为客观评价科研课题与成果的新颖性、先进性、实用性提供依据，是一项为辅助科技评估和同行专家评议提供客观文献信息依据的新型科技信息咨询服务业务。查新具有较强的时限性，查新人员需要在很短的时间内，完成大量的查新报告，但是查新本身是一项专业性很强的任务，需要深厚的专业技术背景，因此如何保证查新任务的合理和高效分配是一个亟待解决的问题。本文具体研究的是查新任务自动化分配，从而使查新工作能够科学化、高效化。

一、查新任务自动分配的必要性

1.查新任务自动管理的现状

本文调查了广东地区包括中山大学、华南理工大学、广州中医药大学、南方医科大学、深圳大学、暨南大学、华南农业大学、广东工业大学8所具备教育部认定部级科技查新站的科技查新情况，大部分高校（包括华南理工大学、广州中医药大学、南方医科大学、深圳大学、暨南大学、华南农业大学、广东工业大学）都能够接受校外单位的科技查新委托，委托的渠道一般是邮箱和现场，很少有科技查新站采用专门的科技查新系统，用于提交查新委托和查新管理。并且现有的查新系统中，侧重用户网上查新申请、撰写报告、查新项目归档、统计等功能模块的设计，查新项目分配均采用以系统管理员身份登录系统，以手工录入方式分配给查新员，这种方式自动化程度过低，浪费人力、物力。

本文能够查新任务分配引入“组”的概念，通过“组”建立查新任务与查新员的映射，最后实现任务的自动分配，这种机制能够提高查新工作效率，节省人力资源。尤其是当系统在同一时间段有多个查新项目请求提交时，这种机制发挥的作用更加显著。

2.查新任务自动分配的含义

当一个科技查新任务自动分配下来，科技查新任务的管理工作包括科技查新任务的分配和科技查新工作的审核。科技查新任务的分配包括把查新任务自动分配给合适的查新人员和查新任务的时间分配设置。

3.查新任务分配的原则

科技查新中存在很多问题，不同科技查新涉及不同学科，甚至有的查新涉及很多交叉学科，同时查新员自身也存在各种特质，如专业、经验、态度、时间配置等，这一系列因素都能影响到查新任务自动分配。因此，考虑科技查新任务自动分配原则是科技查新任务管理工作中首要解决的问题。

（1）查新任务人员自动分配

科学性：查新任务自动分配的科学性是指怎样把一个查新分配给合适的查新人员做出一份高质量查新报告。根据“高校科技创新活动中的科技查新工作”中提到的“查新报告的质量一方面取决于查新员的经验、水平和态度;另一方面也取决于审核员和查新管理人员是否做了严格要求”，由于查新员态度很难用数据量化，本文主要从查新员的经验、所学专业方面考虑科学性。

高效性：查新任务自动分配的科学性是指怎样把一个查新分配给合适的查新人员，使其在最短的时间内完成查新报告，这种要求在很大程度上取决于查新员的经验、水平和态度，同理本文主要从查新员的经验、所学专业方面考虑高效性。

综上所述，基于保证查新任务自动分配的科学和高效性的前提下，查新任务自动分配有两个考量参数：一个表示专业的参数，一个表示查新员查新经验的参数。

（2）查新任务的时间分配

影响查新任务完成时间的因素有很多，包括查新委托方的需求、查新员经验、查新员所学专业是否和查新项目专业对口等。实现查新任务时间的个性化设置是最佳选择，但是这种个性化设置太繁杂，加大了系统运行成本，降低了系统运行速度，所以本项目采取调研方式来设置查新任务的时间，通过收集包括吉林大学、清华大学、浙江大学、东南大学、中山大学、华南理工大学等32所高校的查新情况，具体见文献。本文重点就如何将查新任务科学合理地分配给查新人员进行研究。

二、查新任务人员分配规则设计与实现

在查新任务自动分配管理机制中，引入“组”的概念，通俗来讲“组”表示查新项目在专业学科分类，是一个表示专业学科的参数。“组”的作用是通过“组”建立科技委托单与查新员的联系。比如，当一个科技查新委托递交到系统时，将查新委托映射到“组”，然后再结合查新委托时间分配给“组”下的查新员。

1.查新任务人员分配规则设计

（1）“组”的设计

根据中国期刊网的总目录标准：理工A（数学物理力学天地生）、理工B（化学化工冶金环境矿业）、理工C（机电航空交通水利建筑能源），农业、医药卫生、文史哲、政治军事与法律、教育与社会科学综合、电子技术及信息科学、经济与管理，查新任务自动分配机制的设计可以根据查新站的人员实际情况和项目委托实际情况进行设计，达到项目与人员的最优化配置。

（2）查新委托与“组”的映射关系设计

查新委托单的信息主要有项目名称、委托单位等，根据哪条信息建立查新委托与“组”的映射是关键所在，虽然科学技术要点、创新点可以确认该项目到“组”的映射，但是这些信息具备冗长性、随机性、广泛性，因此科学技术要点和创新点不适宜作为依据。相对于委托单位信息来说，项目名称也具备随机性、广泛性，也不适宜作为依据。

因此在本系统的规则设计中，根据委托单位信息中的关键词来确定与“组”映射，尤其委托方是高校内部单位的情况下，委托方单位能在一定的层面反映项目专业，即“组”。如果不能根据查新委托单位中的关键词来确定与“组”映射的话，再确认能否根据查新委托项目名称中的关键词来确定与“組”映射，如果不能的话，再进行手动设置查新委托与“组”的映射。

流程规则如下所示：

（3）查新员与“组”的映射关系设计

对于新入职的查新员，根据其专业赋予相匹配的“组”，随着其他学科查新报告的增长，赋予其更多的团队属性。

2.查新任务人员分配的实现

根据前面查新任务自动分配的原则和任务人员分配管理机制的设计，当一个查新委托单提交给查新系统时，系统的处理流程如下所示：

（1）当一个查新委托单已经建立与“组”的映射后，查看“组”里查新人员的工作状况，如果存在1个或者多个空闲的查新人员，按照查新人员的工作年限进行排序，将查新委托交付给最大工作年限的查新人員，结束分配工作。否则转到（2）。

（2）继续查找不属于匹配“组”中空闲查新人员的情况，如果存在1个或者多个空闲的查新人员，按照查新人员的工作年限进行排序，将查新委托交付给最大工作年限的查新人员，结束分配工作。否则转到（3）。

（3）系统提示当前时间不存在空闲的查新人员，建议修改查新时间后重新提交查新委托。

3.数据库中相关类的设计（查新员、委托单、“组”）

根据前面“组”的设计，具体以华南理工大学查新站为例，进行自动化分配的实现，根据华南理工大学科技查新站2007～2010年的查新报告，对关键词和“组”的映射进行说明。由于华南理工大学科技查新站属于理工类学科查新站，所以在“组”的设计中省略农业、医药卫生、文史哲、政治军事与法律、教育与社会科学综合和经济与管理的“组”设计，具体如下表格1所示。

以华南理工大学科技查新站2010年查新报告为例进行分析，667例查新报告中有337例查新报告能够根据映射表实现自动分配，成功率达到50.52%，其中以校内学院为委托单位的274例查新报告中有268例查新报告能够根据映射表实现自动分配，成功率达到97.81%。

将查新“组”值的设计成如下：

根据任务人员分配管理机制的设计，关系数据库表的设计如下，将表进行分类主要目的是利于管理和维护，为了清晰起见，主要分为以下几类：查新人员信息表、委托书信息表、查新人员与“组”关系表。

（1）查新人员信息表：用于记录查新人员信息，如查新人员姓名、查新人员工作时间、电话号码等，具体设计如下：

（2）查新人员与“组”关系表的设计：

因为一个查新人员至少属于一个“组”，同时可以属于多个“组”，相对的一个团队拥有0个或者多个查新人员，查新人员与“组”关系表中，查新工作人员与“组”是多对多的关系，所以查新人员Id和查新人员所属“组”设计为主键，具体查新人员与“组”关系表的设计如下：

（3）查新委托单表，用于记录查新项目委托书有关的参数信息，本文主要考虑查新委托信息与“组”的映射设计，类似于关键词、查新目的、创新点与查新要求等信息的设计作省略考虑，具体设计如下：

三、展望

在倡导科技创新的趋势下，科技查新作为评价课题新颖性和先进性的重要参考依据之一，科技查新的自动化管理工作能够大大减少人力、物力，提高工作效率。本文就查新项目的自动化分配工作进行了讨论，具体引入“组”的概念来表示学科分类，通过“组”建立查新任务与查新员的映射，以实现任务的自动分配。科技查新工作除了科技查新任务的人员分配之外，查新项目的智能化管理，如实现查新项目的自动化审核，热点趋势分析都是本文亟待解决的问题。

参考文献：

[1]侯林丽.基于文献计量的中国科技查新研究现状分析及启示[C]//InformationEngineeringResearchInstitute，USA.Proceedingsof20142ndInternationalConferenceonEconomic，BusinessManagementandEducationInnovation（EBMEI2014V43）.InformationEngineeringResearchInstitute，USA：，2014

[2]侯林丽.基于模糊综合评价方法的科技查新质量可靠性分析[J].情报科学，2011

[3]王 超，周 静，吴东敏.高校科技创新活动中的科技查新工作[J].图书情报工作，2009

（作者单位：华南理工大学图书馆）