论科技档案在企业中的重要性

母燕娥

【摘 要】科技档案管理是企业档案管理中的一个重要环节，下面就科技档案的重要性做简要阐述。

【关键词】档案；科技档案；重要性

档案是原始记录的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，现统一称作“档案”。档案不同于一般的历史遗物，它具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。不同于一般的信息资料，是特定的形成者直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写的材料，具有原始性特点。档案以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别与其它资料。档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。档案是民族文化的集中体现、历史文化的积累、历史文化的传承手段和文化创新基础。档案是一项集管理性、服务性、政治性、科学性和条件性于一体的工作。档案包括很多种，而在生产单位，档案的一个大项就是科技档案。

科技档案分类主要是根据基建期、生产期、维护期等划分的。而在各行各业中的科技档案分类又各不相同，但具体内容没有大的差别，只是编目，归类等稍有不同而已。比如电力系统的科技档案包含到了各方各面，划分起来却一目了然，如8类指基本建设，其中又按专业等划分为：综合、燃料、锅炉等共九种；9类设备又按专业等划分有九种，其中各专业下又划分了各种类别。所以说科技档案囊括的内容包括了一个企业的各个生产部门，是一个企业生产的基石。

在一个企业中不论施工期、试用期还是生产期都离不开科技档案，如果说生产是一个企业的支柱，那么科技档案就是一个企业的灵魂，如果一个企业没有完善的科技档案管理体系，那么这个企业将不会是一个具有竞争力的企业，他的前途也将会很渺茫。

以上这些不是危言耸听，大家试想，如果没有完整的科技档案，那么企业面对日常的检修维护，面临设备检修、设备改造以至于重大生产事故时又能找到何种技术依据呢，人们常说巧妇难为无米之炊，而对于一个技术人员来说，他没有任何技术资料来做为参考，那么他又如何对设备进行维修甚至改造呢？

首先，在企业筹建期进行工程立项时，各部门形成的各种请示文件和回复、立项审批的文件以及各种评估文件及各种证件等都必须及时归档，以备企业日后办理各种有效证件或是上级部门检查时利用。如果把企业比做一棵大树的话，那么在这个阶段收集的科技档案是整个大树的根，只有有了这些文件，整个工程的施工及企业的生产才合理合法，否则就是违法施工；只有保存好这些文件，才能保证以后办理各种审批手续时有依有据，比如工程竣工验收，如果前期文件不完整，那么将无法进行竣工验收，将会使以前所做一切工作徒劳无功。

其次，在工程施工期间，这个时间是科技档案工作最为艰难也最为繁杂的时候，这个时候要求档案人员必须不怕吃苦，不怕繁琐，有耐心，要细心，争取将施工期间的所有合同技术协议、招投标资料、厂家设备资料以及其他重要资料收集、整理、归档，保证资料的齐全、完整。这个阶段是大树的树干，只有这个阶段的科技档案收集的齐全完整，才能保证企业在生产过程中能如鱼得水，保证设备的正常运行。在施工期间，档案人员有一项重要的工作，就是保证施工单位的竣工资料能齐全完整，能按时间，按单位工程，按专业的进行整理，不会出现漏项的情况。这就要求档案人员随时下到建设施工单位，了解各施工单位施工资料是否与工程进度同步进行，施工资料是否真实反映施工实际情况，所有参与签字盖章的人员是否在施工资料上适时签字盖章等。其中在施工期间，档案人员要对设备资料严格把关，严格按照科技档案的“三纳入、四参加、四同步”的规定来做，“三纳入”就是指：将档案工作纳入单位工作计划；将档案工作纳入领导议事日程；将档案工作纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制。“四参加”就是指：参加基建工程项目竣工验收；参加科研成果鉴定；参加设备开箱验收；参加产品试制定型鉴定、验收。“四同步”就是指：下达计划任务与提出科研文件材料要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。其中“三纳入和四参加” 尤其重要。只有做到这些，那么科技档案的齐全和完整就不成问题了。

又次，在工程项目试运行阶段，这个阶段的科技档案形成的数量不是很多，也是最容易忽略的一个重要方面，而这时的资料也是至关重要的，它能反映出基建期的一些问题，了解设备的一些缺陷，为正常生产运行打下坚实的基础。这个阶段也相当于大树的枝干。所以档案人员要及时收集试运行阶段的资料，保证资料要有始有终。

最后，就是在企业正常生产过程中，这个阶段，科技档案才开始真正的发挥出他应有的作用。在生产过程中企业日常检修维护、机组大小修、设备技术改造以及一些事故等造成设备损坏等，均需要科技档案的支持。这个阶段，就好比是大树的枝叶，要想让企业长久生存，要想让大树枝繁叶茂，那么科技档案的日常工作是必不可少的。

在这个阶段利用科技档案是档案工作的重头戏，所以档案工作在每次形成过程中的录入工作是必不可少的，也不允许出任何差错。为了方便企业工作人员查询档案，所以现在在重视档案工作的企业一般都安装有档案管理系统软件，以保证科技档案的系统化。现在档案管理已逐步步入信息化时代，数字化档案管理工作已渐成模式。管理工具由手动转为自动，管理软件也由最初的电子表格转入系统管理软件。信息存储方式由纸质资料逐渐向电子、影像等资料发展。存储设备更是越来越先进。所以可以看出国家乃至整个社会对档案工作是越来越重视了。这也侧面证明了档案工作的重要性。档案信息数字化的技术手段有：数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术。档案信息数字化的原则：规范性、安全性、效益性原则。

科技档案的收集、整理、归档工作不是任意而为之，是有一定的文件依据和规章制度的支持的，所谓鸟无头不飞，所有的科技档案管理工作的实施都离不开《中华人民共和国档案法》，所有制度的制定和执行都离不开这个大框。比如，项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。之后又有GB/T11822-2008等多个档案管理文件的支持。

企业要想发挥科技档案的作用，光靠国家出台的一些制度远远不够，因为国家出台的制度是一个笼统的概念，要想使制度真正的落到实处，企业必须出台一些切合实际的，行之有效的制度和方法，才能充分发挥出科技档案的重要性。比如科技档案常用的管理制度有：科技档案管理制度；声像档案收集、保管制度；档案借阅管理制度；档案保密管理制度；档案库房管理制度；档案销毁制度；档案保管制度；“三纳入、四参加、四同步”制度等。其中“科技档案管理制度”又可细分为：科技档案归档制度、科技档案下发制度、科技档案整理制度等。任何档案人员都不能随便对科技档案进行整理和归档，必须严格按照规章制度工作。也正是有这些支持性的文件和规范，所以在企业工作人员利用档案时才会及时、准确的为大家提供服务。

在很多人的心里，都觉得档案工作很简单，科技档案工作不重要，在这里，我要告诉所有人，一个企业只有有了科技档案的支撑，他在企业激烈的竞争中才会立于不败之地，他的明天才会更辉煌。

[责任编辑：杨玉洁]