浅析ERP在企业财务管理中的应用以及风险应对

董宇轩 赵 玮

（湖北经济学院会计学院，湖北 武汉 430205）

一、引言

现代信息技术的发展十分迅速，我国大小企业已经广泛地使用ERP软件，在企业管理中已经成为了不可替代的一项技术。ERP技术的应用和推广开拓了企业管理的思路，为大部分企业都提供了科学并且高效的管理流程，同时还为管理者在如何做决策上提供了强大的支持，使管理的思维和模效率在这个系统的应用中得到不断的优化和改善。其中最显著的就是企业财务管理发生了一些根本的变化，系统不仅把财务和其他各行各业的环节连接起来，通过统一的管理平台，已经实现了企业很多内外资源的共享，包括另一些方面库存管理和成本管理等也得到了很大的提升。公司收入提高，成本降低，资源优化，在目前国内企业的情况下，由于大多数企业管理落后，受自身条件等诸多因素的制约，然而，ERP在实际应用问题还是层出不穷，特别是在对于财务管理的应用中，依旧被问题影响从而不能发挥最大的作用。我国对ERP系统的应用还处在一种刚刚起步、很多不足的阶段，所以在企业的实施过程中，如果存在着在软件选择了解不充分、盲目去选择，所需要承担的风险也认识不足、忽视企业人员培训及素质提高等诸多问题，企业的成功实施还是遥不可及的。企业应该提高对ERP精准的认识，全面提高财务人员各方面的素质，并且根据自身企业的特点和存在的弱点，明确自己适合什么样的ERP产品才去合理选择，从而适应企业在财务管理中需要达到的水平。

二、 ERP的概念及特征

1.ERP的基本概念、原理

（1）ERP的基本概念

ERP系统是企业资源计划 （Enterprise Resource Planning） 的简称，是指在现代信息技术基础上，去结合信息技术和先进的管理思想，用一种系统化的思想，为企业员工和管理者们去提供决策的管理平台。它是从MRP（物料需求计划）进一步发展来的新的集成化管理信息系统，进一步扩展了MRP的功能，核心思想变成了供应链管理。并且打破了传统企业的规定，从供应链的范围方面入手对整个企业的资源和运作模式等都进行了一系列的有效优化，良好的反映了在企业合理调配资源的市场上有哪些进一步要求。对企业去完善业务流程和提高企业竞争力等方面也发挥了不可或缺作用。ERP系统代表的不单单是一个普通的软件，重中之重是它代表了企业一个先进的、高度发展有效的一种管理思想，很多企业更好的让本身拥有的内部资源和相关的外部资源的得到完美结合。财务风险是指企业运用各种各样的方式方法从银行或者发行债券、股票等方式从外部筹集大量的钱，使得企业负债压力大，如果管理者决策失误，就会造成没有资金还钱或者无法保证盈利，无法保障股东的利益分红，和企业偿债能力的大小也是息息相关的。

（2）ERP的基本原理

ERP与信息技术科技的飞速发展紧密连在一起。用户对系统有了更强的主动性。单单作为基于计算机的管理功能软件来看，它早就已经超越了MRP Ⅱ，与MRP Ⅱ相比较，ERP不仅延伸了管理等方面功能，而且还进一步接受了最新的计算机技术，例如像用户自定义应用领域方面的进一步扩展、人工智能、仿真技术等。

2.ERP系统在财务管理中的应用与现状

中国改革开放以来通过不断发展，国内企业对信息技术的需求也逐渐深入，国外的ERP产品不断进入中国市场，越来越多的企业开始付诸实践。沈阳第一机床引进了德国工程协会迄今为止的第一款MRP I软件，中国ERP系统的发展已经经历了30多年，不仅ERP产品得到了不断发展，科技技术也进一步成熟，很多制造企业、还有一些咨询公司等的服务和能力也在快速发展和更新。ERP系统正逐步被越来越多的企业所采用，其中包括一些成功的案例：中国石油已经走出国门，在全球实施石油石化工程承包项目的综合性专业公司将ERP财务管理系统正式推广和实施，这个系统也成功投入运行。在项目启动初期，已在国内5家企业成功实施，并于2002年开始在海外项目点融资，自2005年7月起，该项目已在16个国家进行了调研，结果显示，2007年国内企业使用的ERP软件品牌分布情况中，Oracle占22%，SAP占17.8%，用友和金蝶的市场份额分别为10%和7.1%。由此可见，进口知名的ERP品牌仍然处于非常领先的地位。我国企业资源计划生产企业应该更加注重如何去应对国外产品的竞争，怎样才能寻求一条长期的发展道路，虽然ERP已逐渐被越来越多的企业和大众所认可，其在国内企业的实施带来总体影响并不是特别令人满意。

三、ERP系统在财务管理实施过程中存在的风险

1.管理理念风险

ERP系统的出现与符合计算机技术的飞速发展，还有经济全球化等因素是密不可分的。它是全球经济扩张和高新技术快速发展的产物，是为了满足跨国公司快速扩张的需要。因为我国绝大多数企业并没有建立完善统一的管理模式，管理方式也十分随意，同时内部规章制度也没有完善，甚至连基本会计流程都不是很清楚，基础财务数据监管不到位，业务流程处理也十分混乱，导致很多看似简单的财务管理数据在来源上的真实性、有效性、及时性上都不能被保证，不能满足会计系统的基本原则。在多个方面没有相对合理的管理，例如：财务分析、成本分析、资金流动走向、库存管理方式等多个方面都不够完善。同时国内很多中小企业由于没有实施ERP的经验，更加不会有数据交换和财务等系统。盲目的认为通过ERP系统就可以改变公司的现状，但实际上他们也不知道公司是否会有这个条件和能力，不知道具体需要哪些问题，并且如何去解决它。只是完全胡乱借鉴国外一些成功的小部分案例，不合理的引进进口软件等一系列原因，疯狂投入资金，缺乏有序的实施方案应用于整个过程。如果ERP系统开始运作，一系列问题就体现出来了。ERP系统无法控制并准确实施最初的业务流程，与财务相关联的业务活动之间根本无法相互融合和协调，从而导致ERP系统功能失效，无法发挥作用，也导致公司难以实现预期效果。相反，由于严格遵守一套软件流程，企业管理处于更加混乱的局面。

2.软件选型风险

在我们准备引入ERP系统软件时，第一步要考虑的问题是购买什么软件。国产软件或者进口软件，市场上的ERP软件数不胜数，究竟是什么适合我们呢？目前国内的企业开发的ERP系统软件在各个方面都不完善，缺乏有深入的调查和分析，所以运用起来会觉得并不是那么的得心应手。虽然国外的软件在性能上比国内的全面很多，但同时存在如何适应中国企业的问题，国内外企业引进的通用ERP并不能够适应企业实际工作情况，后续研发的范围也很广，工作量十分大，曾经就有某化妆品行业著名公司和联想集成签订了ERP合同。由于一系列原因最基础的东西都没有办法运作，然后可想而知失败了。其实对企业来说是十分得不偿失的。

3.思想与技术脱节风险

财务管理系统和传统财务软件最大的区别在于ERP是否能够成功实现资金流与物流的同步，其中最基础的核心管理思想就是集成为一体化管理。这种集成可以消除公司内部各部门之间的信息鸿沟，防止信息孤岛的形成，由于是一个非常全面综合的管理平台，所以可以在各个业务领域之间自如进行转换和传播信心，财务人员可以方便地交换业务信息，ERP系统将企业清晰地划分为几个业务流程，每个业务流程都明确地定义了自己的权利和责任，同时通过信息共享，形成了跨各个业务节点的无缝连接，软件本身的成熟并不意味着它所包含的管理理论在实践中得到了应用，其思想和技术的完美结合带来的优势，无法在大多数企业的应用中充分得到最大的发挥。

4.技术人员风险

ERP是否取得成功，还有一点就是人为因素，在实施ERP系统时，如果没有经验丰富的系统供应商，还只是完全依靠公司内部技术人员，只会给公司带来巨大财务风险，很多对系统的实施都缺乏经验，或者对公司的业务流程不是很了解，会给整个项目的进展带来困难。

在一个企业里，财务人员可以为企业的决策和战略管理等提供很多重要信息，财务系统对实现管理决策的信息化起着十分关键的作用。从一方面来说，很多企业财务管理者只会简单的学习并了解如何操作网计算机系统，而不是主动地去使用网络系统里存在的数据。从另一方面来看，技术人员根据公司既定的需求，设计、构建和维护系统，为公司提供技术服务也不能从动态财务管理的需求变化中寻找。目前，许多信息技术水平很高的公司好像主要发展计算机员工，但在这样的制度下，财务管理人员不会是真正的所有者，制度的实际效率和有效性也达不到要求。财务管理人员根本没有参与到财务系统的工作，这个系统的存在也就没了什么意义。因此，财务管理人员不应该一味盲目依靠系统带来的方便，而是应该去意识到自己应该是掌握主动权成为领导者，去解决在网络财务系统运用过程中更好的开发与维护企业的发展。

四、ERP在企业财务管理中存在问题的解决对策

1.对ERP功能使用情况深入了解

ERP系统在企业的运用中，遇到的问题和本身就存在许多复杂的因素，导致企业实施并不是特别轻松，但其中最主要的原因是普遍对ERP系统存在着很大误区，或者说是不了解，不清楚这个系统到底能干什么，也不注重研究不同方面之间到底有什么特点，仅仅去生搬硬套别人企业总结出来的经验和教训，这是十分不理智的。据前面的分析我们可以知道，不存在对于所有行业、无论大小规模的企业都能适用并且运用的ERP软件，所有的实施企业必须明确自己需要什么、适合什么才可以，并选择与之相应的ERP软件产品。

在企业内部，实际的工作中更加需要投入大量的耐力和精力。企业相关的领导更加不能放松警惕，要把ERP当做企业的一大项重点工程来抓。

2.提升会计人员技能，培养复合型技术人才

由于ERP系统的运行离不开计算机技术的支持，十分依赖计算机技术。所以企业的会计人员等在系统运作前必须要有相关的理论知识和实操能力，不仅在财务信息方面不断提高自己的水平和知识，计算机水平也需要跟上，这样才能很好的结合，发挥出这个系统存在的意义和价值。在此期间，会计不仅应管理会计原则，还应了解为此目的而整合的工作流程，在实施ERP的过程中，我们可以结合企业学习和个人创新活动学习，建立各级学习培训体系，营造加强对正常员工学习管理、营造企业工作的良好氛围和环境，在ERP理论技术上多多学习，接受计算机使用操作指南、ERP软件和如何更好的去实施企业业务管理等多方面的学习和培训。企业资源计划可以免除审计人员复杂的会计核算和费用报销，其职能也可以从会计监督转向预测决策服务；实施会计电算化的关键之一就是提高财务人员素质完善会计人员相关培训和不断学习的程序，从而能够更好地为公司带来经济效益。由于历史和管理体制的原因，人才在企业中流失严重，因此，在实施ERP系统时，企业更应当保持公司拥有专业技术化的团队和以人为本发展信念。

3.对企业业务流程进行重新设计和优化

由于业务流程、管理模型、管理级别不同的管理系统、行业、业务规模的不同，信息级别、人员质量等也不同，应用ERP软件的目标也可能不同。企业实施引进ERP系统想要的究竟是什么，能为企业带来什么，在实施前包括以后的过程中，时刻保持警惕，不断寻找最适合企业的调整方法。通常，客户化的转换倾向于削弱ERP的独特特征。因此，最好合理的挑选更适合企业发展和管理所需的ERP软件，不是盲目追求知名度和大品牌。假如没有非常适合自身的ERP系统产品，在没有得到有效解决方案之前，一定不要急于引进。不同的目标，不同的实施方法必须具备相对应的企业内外部环境。必须有选择地执行企业管理所需的功能，分阶段执行，分阶段扩展功能，在实施过程中根据企业对于ERP系统的需要，去不断优化业务流程和系统板块，更加要完善和改进传统统一的管理思想和老方法，进一步扩展且降低成本和存在的不必要风险，从而使企业真正达到最佳的应用效果。

4.采取有利措施，建立内部控制制度

操作阶段必须采取有利措施，即输入系统的所有数据必须经过严格的核算检查，保持财务上所需要的严谨性、输入准确性、及时性等。输出的磁介质材料和印刷材料必须经主管批准后报告，并由保管人、登记日期、姓名、份数、服务部门或员工申报。ERP系统在发展环境中存在诸多文件，含有各种账本、资产负债表等重要的数据文件，包括软件技术和相关法律文档都必须按照相关方法，严格进行管理和执行，并且将应用文件存档、使用、复制、修改、处置系统的构建和改进，实行专人管理。经领导同意，借来的文件资料要严格履行返还程序。

五、 总结与展望

ERP不仅仅是一个系统或者是一个社会发展需要的产品，它更像是一个结构，需要人们准确了解并合理的应用。如果忽视了自身并不适合的条件，盲目追求的ERP软件的理念相统一，不仅会造成相关重要的功能没办法合理地实施，还会对企业整个ERP的实施财务管理的效果也会有很大的影响。所以，必须非常清楚的了解自己本身的缺点在哪里，发现并找到原因，然后量力而行。更加值得一提的是，ERP在企业财务管理上的展现需要一个漫长的过程，并不能一蹴而就的。ERP的应用成功发展不仅仅把现代信息技术与财务管理相互制衡、发挥作用的一种先进思想和管理理念，并且对企业发展中产生的影响也是别的东西没有办法替代和取代的。总之，只要是具备了实施条件的企业都可以抓住这个机会，随着信息技术水平的不断提高，进一步把ERP在企业财务管理中发挥的作用体现得淋漓尽致，使我们的工作变得简单轻松化，还可以在现实工作中不断积累和总结经验，为企业良好发展打下前提和基础。