浅谈企业物资采购成本控制与风险因素管控

李 鸿

(中海油能源发展采办共享中心，天津 300452)

物资采购是企业业务的重要组成部分，这关系到企业的生产是否正常以及能否实现企业的战略目标，对企业的生存发展有着非常重要的影响。随着市场经济改革的不断深化，我国的各个行业都在迅速发展，而且已经逐渐走出国门，走向世界。作为唯一拥有所有工业门类的国家，我国各个行业之间都有着紧密联系。同时，在市场化改革的发展趋势之下，各企业均面临着前所未有的市场竞争压力，这就需要企业顺应时代的发展，以改革促进步，提升市场竞争力。

一、企业物资采购成本控制概述

在大多数企业中，物资采购部门在企业整个生产与发展的过程中居于不可或缺的地位，负责着企业内部所有的物资采购工作。而物资采购管理亦是企业管理系统之中的重要一员，物资采购管理主要体现在以合理的控制手段来控制采购成本，为企业的经济利益提升提供保障。但受多方因素影响，物资采购成本常会因市场信息、价格、物资数量及采购策略等因素而增加，因此，企业物资采购管理部门应采取科学、合理的管理手段应对上述因素所带来的的不良影响，控制企业采购成本，优化企业物资采购管理职能，进而提升企业的综合核心竞争力。从这个角度来说，采购成本控制是所有企业都非常重视的一个关键因素。

其次，我国的快速经济发展给企业带来了越来越大的压力，企业的采购需求和生产周期正在不断缩短，采购物资成本控制对企业发展产生的影响越来越大。如果企业可以有效地控制物资的采购成本，则可以提高经济效率，增强其在市场环境中的核心竞争力。虽然在当前的市场环境下，处于不同地区，或者说主要业务处于不同地区的公司所面对的物资采购成本有着根本上的不同，但是不可否认的是，对所有企业来说，物资采购成本控制都直接影响着企业的生存和发展，企业必须不断改善其物资采购管理模式，降低物资采购成本。

二、物料采购成本管理的重要性

物资采购成本管理是企业增加利润的重要途径。企业的主要目的就是创造利润，其最终目标是实现价值最大化。企业获得利润的有效途径一直都是通过降低成本和增加销售额来实现的。但是，对于某些企业而言，销售额不会在短期内实现里程碑式的提升，实现利润的唯一途径就成了削减成本。或者说，只有削减成本才能有效提升销售额。而随着销售额的增加，企业又可以在物资采购中占有更加主动的地位，从而进一步节省成本，提高利润，由此形成良性循环。

物料采购的成本管理是企业抵抗竞争压力的重要依靠。企业在发展过程中必然要面临很多阻力和压力。例如，企业必须与同行业的竞争对手展开市场争夺，实现企业的利润，保护其员工的利益以实现整体增长。但在现在社会分工越来越细的情况下，有时企业之间是一种竞争与合作共存的关系，所以在控制成本时又要保持一种平衡，以降低风险为最主要的目的，又不能将压力一味向外转移。所以，为了在企业面临巨大压力时冲破围困，必须加强成本控制，以使企业的利润最大化，实现其业务合理发展的最终目标。

三、企业物资采购成本控制面临的主要问题

1.购买过程的问题

在企业物资采购管理中，采购流程设置和成本管理之间存在明显的联系。比如计划和审查，就是企业物资采购过程中所必须面临的问题。不规范的采购过程不利于企业的发展。相关研究表明，不少企业生产物资的分配主要基于分散采购，而不是根据企业的实际情况进行的集体采购。这种采购方法可以加快某些物资的分配，但会造成大量浪费并增加企业生产成本。这同时也说明这些企业缺少有效的监督和约束，容易出现腐败等问题。

2.采购方式的问题

在企业物资采购过程中，采购方式对企业的成本管理有一定影响。从当前主要的企业物资采购情况来看，不少企业的采购部门常用的采购方式是订单、合同和招标，不同采购方式之间存在一定差异。不合理的采购方式会对公司的成本管理产生负面影响。例如，办公室中经常使用的办公物品，生产车间的少量零件和特殊设备一般都要按订单生产，因为数量少，定制化强。这种方法很简单，但是一旦出现问题，也会带来非常严重的影响。

3.采购人员的问题

对于一家企业的采购部门和财务部门的负责人而言，他们与企业物资采购成本之间有着非常密切的关系。如果企业的采购人员缺乏专业的采购知识，缺乏比较和处理数据的实际分析能力，缺乏特定的谈判技巧以及不能遵循严格的谈判流程，则一定会影响公司的采购业务。当企业的物资采购管理未在实际运营条件下进行并且未制定详细的采购计划时，就会出现采购效率低下的问题，只能靠相关人员的具体工作去进行调整和弥补。

四、企业物资采购风险因素

上述问题的存在，导致了企业物资采购过程中存在风险因素。物资采购是企业运营的必要部分，物资采购可以是企业生产经营所需的原材料和设备，此种物资的合理采购可以大大降低企业的成本，提高企业的生产经营效率。但是，这些物资的采购通常又会成为企业生产和运营中的薄弱环节，因为有的工作人员可能会在企业物资采购的过程中滥用权力以谋取个人利益。总之，采购风险通常是指企业在物资采购过程中面临的一系列意外情况。当发生这些意外情况时，会给企业带来一定的损失，从而影响企业的顺利采购并可能导致运营中断。

1.合同风险

合同风险是指当企业运营发生变化时，必然会影响物资采购计划的制定和执行，并降低计划的可行性，导致采购合同已经不能适应当前的情况。这必然会违反采购计划的最初目标。本质上，这是市场风险与企业发展需求不一致，企业内部没有有效的监督管理，合同不符合有关规定，协议不明确或者缺少相应条款，导致企业面临违反合同的风险。

2.质量风险

质量风险是指由于质量原因而产生的风险。如果所购物资不符合企业的质量要求，则此次采购肯定是无效的。这不仅浪费人力和财力，更严重的是企业没有得到质量过硬且及时到位的物资，会直接影响到企业的生产经营活动。质量风险是采购风险中非常重要的部分，直接决定企业产品的生产量或最终质量，必须严加注意。

3.意外风险

意外一般是由不可抗力造成的。企业购买物资时可能会发生某些意外。在这些意外中，人为意外是其中一种可能性，有些则是由于自然或经济原因造成的。这些意外的情况统称为意外风险。例如，如果是物流单位在物资购买后的输送过程中发生事故，则企业所购买的物资不能按时到达交货地点，或者导致部分损失，同样也应该算作物资采购中的意外风险。

4.库存风险

以上所有风险，最终都会导致库存的风险。试想，如果出现了质量风险或者意外风险，那么在验收过程中，物资的数量和质量都会出现问题，比如数量不足，质量过差，或者数量和质量都存在问题，最后导致库存不足，生产中断。又如合同风险，如果合同条款出现了错误，造成库存过多，又会增加库存成本。

五、企业物资采购成本控制措施

1.明确流程，减少浪费

从基础管理工作的角度出发，企业应根据实际情况，合理选择合作伙伴，建立详细的考核体系。对于已经决定了供应商且建立了供应商评估系统的企业，采购人员必须填写标准文件，并对供应商的评估评价机制随市场变革不断完善。对于企业物资采购体系来讲，企业应将强化物资采购过程的相关制度组建置于首位，以科学、严谨的态度建立完善物资采购管理体系，并在确保采购过程均履行该制度体系的前提下，及时发现问题，进一步改革完善。而在现代物资采购管理之中，企业与供应商互为合作关系，基于此，企业可适当扩大物资采购人员的权利，以应对紧急情况的发生。此外，为防止腐败问题的出现，企业可通过开放和分散采购流程，同时建立相应的系统权限和决策系统，以防止采购人员获得超出工作需要的决策权。

企业可在物资采购的过程之中，采取多重控制手段并施，来对物资采购过程进行强化控制。例如，以改变企业运营机制，适应市场变革；对供应商选择方面，优选信誉较佳者，优化物资采购质量；强化风险控制机制，以应对内外部风险因素；对企业流程管理规则进一步完善，使流程在简化的同时，提升效率。

2.利用信息，不断优化

随着信息化的飞速发展，企业物资采购人员需要应时代变革创新采购方式，充分利用信息技术，提高采购透明度，做好物资采购监管工作。物料采购的监督必须针对所有人进行，以免损害企业利益。采购人员必须充分利用现代信息技术来掌握企业的采购价格、数量和供应商状况。而信息网络的开放性优势可以扩大监管范围，确保采购的质量，规范物资的采购程序，减少采购过程中的人为破坏，并有效减少采购中的腐败情况。有些企业已针对上述情况建立起综合物资采购管理信息平台，以“互联网+采购”模式促进物资采购信息的统筹规划，用户可在平台中查阅具有综合性、公开性的物资采购信息。此外，企业应组建专门的物资采购系统小组对平台进行日常维护与系统调查资料补充，并对系统进行综合评估。企业采购人员应该主动提出各种解决方案，例如系统设计和业务流程，并为物资采购系统创建应急或备用方案。采购人员通过ERP系统进行工作，以执行数据处理的方式进行采购，以满足现代化的采购要求。

3.培育人才，加强力量

专业的采购人员对于降低企业的物资采购成本非常重要。企业必须认真执行科学合理的物资采购管理规则，要求物资采购管理人员必须都具备相应的专业能力。为此，企业必须面向员工安排适当的培训任务，必要时要改变采购人员的角色，提高他们的物资采购成本分析技能和专业知识。物资采购人员则需要定期收集外部信息，必要情况下国内和国外相应物资的价格信息都必须掌握，并据此进行物资信息的组织和汇总。此外，物资采购人员还必须积极与审核部门进行沟通，以纠正任何反映出来的问题。这是企业进行采购管理业务技能专业培训的第一步。培训的目的是使采购人员熟悉采购工作流程，让他们能够有更加长远的目标，从而提高物资采购的质量和效率。在对人员的培训过程中，要鼓励人员将所学知识应用到实践中去，不断提高采购工作的效率，帮助他们将理论和实际紧密联系起来。

六、企业物资采购风险因素管控

1.完善企业物资采购制度

企业应明确采购人员的职责和权限，并建立起采购人员的轮换制度。另外，还要改进审批、确认和其他相关流程。也就是说，企业必须根据实际情况建立科学合理的物资采购体系，以此构筑合理的物资采购基础，建立起以自身为本的物资质量体系，使企业能够有效制定采购计划，控制采购材料的质量和成本。

2.建立稳定物资供应体系

对供应商进行优化，或者建立稳定的供应商系统是进行物资采购风险管理和整个采购过程中非常重要的环节。企业或物资采购人员应认真验证供应商的资格和声誉，据此对供应商目录进行不断的更新，以保证供应商信息的真实性和及时性。当新的供应商进入市场时，企业物资采购人员必须与之建立起紧密联系，对供应物资目录和供应商目录进行调整，然后在适当的时候执行批准程序。在获得批准之后，可通过指定合格的中介机构对供应商进行信用检查，作为最终的确认。另外，企业物资采购人员还要定期评估供应商提供的物资或服务的质量、价格、交货日期、交货条件、信用状态等，并根据对供应商的管理审核结果，提出需要删除或更换的供应商清单。而且，这一步骤也必须经过批准，才能对供应商最终进行相应选择和调整，并做好记录，保持供应商管理的完整性与科学性。

3.充分发挥合同管理作用

有效的物资采购管理必须集合多个部门的力量，而合同管理是多部门合作所瞄准的重中之重。物资采购部门的负责创建采购合同，评估内部风险并执行合同。合同管理部门则负责合同编号，执行合同审批流程，组织多部门对合同进行签名以及最后的合同数据管理。需要物资的部门则应该负责对合同的执行监督等。审计机构负责验证合同条款的合法性、严肃性和可执行性，确定和控制合同含义，评估合同在签署和批准时的合规风险和法律风险。在特殊情况下，不同部门应该从不同渠道收集、整理和分析合同数据，各自存储相关的书面文件，并在必要时与法务人员进行联合审查，采取必要的措施批准和解决合同的修改或终止等问题。

4.信息集成实施科学采购

生产、销售、采购和财务等每个管理系统都是独立的，它们的集成促进了业务和信息资源的交换。销售计划、物资消耗、企业预算等信息对采购人员的工作都是有利的。为此，企业应该建立可行的采购绩效评估，以此为基础来建立科学合理的指标体系，提高采购部门和采购人员的工作效率。企业还可以根据自身条件设计可实现的目标和标准。绩效评估的主要目的是增加采购绩效的可执行性。基于对物资市场和企业自己的长期计划的全面了解，以降低总成本为目标，执行战略性的采购计划，并与长期供应商形成互利共赢的伙伴关系，降低合作中断的风险，提升公司的核心竞争力。

随着我国经济的不断发展，我国企业的采购成本及风险控制体系也逐步标准化，企业相关物资采购人员必须认识到物资采购在企业中所处的重要地位。企业也应在顺应市场环境的条件下，根据企业实际情况进行相应调整，控制物资采购成本良性发展，确定物资采购业务中的关键环节，探寻满足供需要求的同时降低物资采购成本的平衡点。同时，还需针对各岗位的只能要求对相关从业者进行理论素质与实践能力的培养与提升，从而进一步优化企业物资成本管理，促进企业的健康、可持续发展。