适用企业的数字档案中心建设可行性分析

2021-01-03文｜刘宁

企业文化 2021年33期

文｜刘宁

企业档案是企业自身发展的历史记录，是不可或缺的信息资源和重要资产，是企业资产的重要组成部分。21世纪是高度信息化的时代，企业数字化档案室对于企业档案信息资源进行有效整合，可充分发挥档案资源的作用，对于企业做大、做强，传播企业文化，具有非常重要的意义。

近年来，随着计算机的普及以及网络的应用，各级数字化档案馆（室）应运而生。企业的快速发展迫切要求档案部门能够跨区域、全时段提供优质的档案检索利用服务。在这种情况下，企业必须加大档案数字化步伐，形成网络档案资源，按照企业需要提供优质档案服务。

一、现状分析

企业档案数据集中管理，能保证档案信息的完整，能满足不同角度、不同层次的开发和利用。尤其是在档案的开发利用方面多下功夫，对档案信息资源进行开发利用，以提高企业经济效益为原则，开发与保管相结合，档案人员要熟悉所管范围及相关业务，提高档案信息利用率。

目前，集团公司和各个下属单位采用的是分散式部署的方法。档案数据没有互联互通，各自负责各自公司的档案数据，造成了集团公司对下属单位档案的管控力不足的现象。档案数据管理分散、领导多头，不利于档案数据的统一规划和协调管理，不利于档案信息资源的开发和利用。各下属单位积累的档案资料，由自己保管，虽然暂时用起来方便，可随时间推移，人员变动，使一些重要的档案资料因保存方式不对而造成的文件损坏或丢失，会给今后查阅工作带来困难。各公司根据自身制定相应的档案规范，这也造成了各公司之间的档案样式不同。各公司档案数据各自独立，没有集中管理，不利于领导的科学、正确决策，不利于对档案资源的综合管理、加工、筛选、编研和传递。更不能取得经济效益和社会效益。

二、建设企业数字档案中心的必要性

（一）档案工作的基本原则

新修订的《档案法》，明确了档案工作实行“统一领导、分级管理”原则，新增加的档案信息化建设章节，规定了企业应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。因此，企业档案集中管理，档案资源共享利用，已成为企业档案管理的当务之急。

（二）企业自身发展所需

近年来，信息技术不断发展，档案信息电子化形式多样，不受时空限制，逐步形成共享性特征，档案信息资源大融合和共享趋势也逐步显现，对档案进行集中管理，是时代的必然。因此，集团公司也应紧跟时代发展潮流，充分利用电子信息技术平台，建立集团公司档案信息网络，规范档案管理，优化档案管理流程。

三、企业数字档案中心的优势

（一）有利于扩大收集范围，丰富档案资料的内容

扩大收集范围，使馆藏的范围广泛，内容丰富、结构合理，成为名副其实的“保管档案的基地”。对那些资料送交档案保存做出明确界定，提出具体要求，防止档案散失。

（二）有利于加强集团管控能力，规范档案管理

档案数据集中管理可以通过赋权的方式，使得集团公司人员可以随时查看下属单位的档案数据，这样集团公司人员就相当于兼职到下属单位办公，能准确获取相关档案信息，加强对各个下属单位的指导及管控。

（三）有利于档案数据齐全完整，避免数据丢失

集团公司档案数据集中管理，可以降低档案分散管理造成的遗失、损坏、收集不全、查找不便等问题，改善分散管理导致的资料零碎、无序的状态，可以更加全面系统地反映出集团公司全部工作活动和整个历史全貌。当下属单位的档案服务器发生故障时，而本地又没有做备份，那么就可以通过集团公司的档案数据，找回数据避免档案数据的丢失。

（四）有利于加强集团基础工作，维护集团权利

档案的前身是文件材料、它们产生于集团的生产、技术、管理等各项活动，高度分散于各下属单位。这些内容丰富的文件不仅是集团各项工作的历史记录，也是集团发张的条件和依据。加强文件归档，使之成为档案并集中管理，是集团维护历史和促进发展的需要，是集团加强基础管理的自身需要。特别在市场经济条件下，集团文件材料蕴涵着大量声场、技术知识和经营信息，很多内容涉及知识产权，加强集中管理，对防止泄密、失密、维护集团权益，无疑具有重要意义。

（五）有利于档案的有效利用，实现资源共享

档案管理的根本目的是利用。实行档案数据集中管理，可对集团公司档案资源进行有目的、有组织地开发利用，通过整理、加工，及时、准确地为各部门提供不同类型的信息资料，真正实现档案为中心工作服务，实现集团公司内部信息资料共享。

（六）有利于档案工作统一规划，形成整体合力

档案分散在各下属单位自行管理，虽列入各下属单位办公室职责范围，但因人员编制紧张，档案人员往往身兼数职，无法投入主要精力从事档案工作。而档案数据集中管理可实现档案工作的重心上移，减少各下属单位人员编制，可以较好地解决这个问题。

（七）有利于档案从业人员管理，提高操作规范性

因近年国有企业机构改革，各下属单位本部定员压减，专职档案员，特别是有从业资格证、有经验的档案员转岗，新任档案员接续不利，缺乏档案专业知识和档案管理经验。如果实行档案数据集中管理的方式，集团公司就可以查看到各个下属单位制作的档案数据，从而监督、指导下属单位新任档案员，提高档案数据管理的规范性。

（八）有利于档案全过程管理，保障档案信息安全

档案资源的形成，是文件资料全生命周期的过程管理。集团公司通过OA 办公系统，形成电子文件的全过程管理，避免了文件被修改或删除；通过与电子档案系统的链接，实现文档一体化，打破文件与档案的界限，使档案提前介入文件生命周期；通过在OA 系统嵌入归档范围、采集时间及保管机构，保证了电子档案的原始性、安全性和可持续利用。

四、企业数字档案中心建设初探

企业数字档案中心就是从企业集团整体出发，建立多层级、跨地域的由成员单位单个个体数字档案馆组成的数字档案馆群体，以达到实现数字档案馆群体中个体之间档案信息资源共享的目的。为达此目的，企业集团群体数字档案馆就要遵循“顶层设计、统一标准、试点引领、分步推进”的建设思路，通过建设达到从企业集团整体出发，在分层基础上建成纵向一体化的群体数字档案中心。

（一）实施策略

为与集团公司分级管理与纵向管控结合的管理特点相适应，集团公司数字档案中心建设也需要“纵横结合”。一方面构建横向管理，通过分级构建档案管理系统，实现总部与下属单位在本级机关档案管理的定位与职责，满足管理和业务发展要求；另一方面，构建纵向流通，通过档案资源上下贯通的收集方式，满足集团公司总部与下属单位各个层次之间的信息共享需求。因此，集团公司数字档案中心建设应采取“集中管控，分布构建”的实施策略。

（二）实施方案

1.集团公司方面

升级集团公司档案系统，将集团公司单全宗的档案系统升级成为多全宗的档案系统；在集团公司档案系统中新增下属单位相应的档案类型、基础设置等，使其与下属单位档案系统的设置保持一致；设置集团公司档案系统中人员账号的权限信息，让集团公司相关人员账号能够查看到各个下属单位的档案数据；调整集团公司档案系统的数据库，使其支持自动与下属单位档案系统的数据保持同步；在集团公司服务器上部署《档案数据接收系统》。

2.下属单位方面

升级档案系统，使其与集团公司的档案系统版本保持一致；调整数据库结构，使其支持自动与集团公司的档案系统数据同步；在下属单位服务器上部署《档案数据上传系统》。

3.其他工作

根据企业档案系统特点，需二次开发《档案数据接收系统》《档案数据上传系统》。