石油单位干部人事档案管理数字化信息系统建设研究

文｜陈 燕 童秀琴

目前，我国经济社会发展逐渐进入新阶段，石油行业也开始面临市场竞争。在这种情况下，为尽可能完善内部运营与管理体系，石油单位需要重视干部人事档案的科学管理。通过将数字化技术整合至管理流程内，可以利用信息化系统实现高效率、高质量管理目标，对于石油单位未来人事管理具有重要意义。本文主要针对石油单位应用数字化信息系统管理干部人事档案进行深入研究，以供参考。

在新时代背景下，干部人事档案对于内部运营活动的重要性逐渐凸显。石油单位需要积极应对行业变化，并致力于开展数字化革新活动，使信息系统能够取代传统人事档案管理体系，达到提升工作质量的目标。通过分析当前管理现状并明确数字化信息系统的概念与应用价值，可以为石油单位建设相关体系提供重要参考，具有正面影响意义。

一、石油单位管理干部人事档案现状简析

（一）应用软件存在兼容性问题

当前，石油单位针对干部人事档案进行管理的过程中，往往会出现软件开发缺陷问题或通用性问题，最终导致实际管控效果不理想，甚至无法达到人工干预级别。干部人事档案的管理需求在区域不同或单位运营状态不同的情况下，可能会产生一定程度的差异。虽然大部分石油单位在数字化革新趋势影响下，已经开始逐步应用信息系统进行处理。但由于在开发过程中没有充分考虑软件的通用性与可靠性，导致实际部署的数字化管控系统无法正常应用，容易引发档案保存不当甚至丢失等问题。此外，由于通用程度较差，石油单位与其他单位之间仍然需要进行兼容性处理，否则可能会导致传输受阻甚至识别出错等问题，严重影响干部人事档案管理效率。

（二）管理规范化程度不足

干部人事档案相对于普通档案存在一定程度的复杂化特征，由于环境条件或工作成本限制，一部分石油单位没有注重档案的标准化处理与规章制度建设。在这种情况下，实际档案管理效果可能会受到不良影响，最终导致丢失或无法追溯等情况出现。此外，一些档案管理人员存在缺乏职业精神或业务能力不到位问题，这些因素都会对干部人事档案的管理造成负面影响，不利于未来进一步展开相关工作。

（三）管理模式过于陈旧

目前，一些石油单位仍然处于传统人事档案管理模式下。此类模式主要应用计算机平台硬盘或光盘进行存储，没有考虑到后续数字化共享需求，同时也没有为查询工作提供便利条件。这种经典体系虽然安全性较高，但整体档案管理难度较大、成本消耗较多，同时不利于后续管理工作展开。因此，传统干部人事档案管理实质上已经不再适用于当前石油单位运营环境，需要及时采取革新措施进行处理。

（四）工作团队专业素养不到位

目前，负责干部人事档案管理工作的团队往往存在专业素养不到位的负面问题。受限于老龄化或人才素质影响，石油单位推行数字化信息档案管理方式可能会受到一定程度的阻碍，无法正确部署相关策略。信息化操作流程对于人员的专业素养具有一定程度的要求，若没有满足相关标准，有可能导致操作失误问题出现，引发干部人事档案外泄、丢失，不利于保障石油单位人事管理工作正常展开。

二、数字化档案系统概念作用探究

目前，信息技术在社会中的应用价值逐渐得到了广泛重视，其能够在各行各业得到科学部署，全面提高工作效率与质量，降低基础成本消耗，实现经济价值增长目标，石油单位同样也不例外。在石油单位日常运营过程中，其需要处理大量干部人事档案信息。若档案管理出现问题，便会对后续进一步工作造成不良影响。在传统档案管理条件下，执行日常管控工作需要消耗大量人力成本，同时也会导致工作时间增加，不利于石油单位人事部门正常展开管理工作。部分单位从事档案管理工作的人员较少，容易出现处理失误的负面问题，因此干部人事档案管理的难度相对较高。通过在石油单位应用数字化信息系统，构建干部人事档案管理体系，能够使相关信息得到精确处理，为查询、整理、归类活动提供重要支持，进而形成完整、客观的数字化档案存储库。同时，数字化档案系统基于权限体系构建，可以通过专业管理方法，实现安全有序应用目标。常规情况下，人事档案包括报表、管理信息、重要记录等内容。干部人事档案相对于一般档案对于原始记录的重视程度较高，同时其还需要从后续追溯角度出发，确保能够为相关活动提供具有参考意义的信息。通过采用数字化技术构建档案管理系统，可以为干部人事自动化管理体系提供重要支持。在数字化调控状态下，相关模块能够自动生成应用资料，并进行分类处理，同时在实际应用阶段，数字化干部人事档案系统还可以从筛选排序角度出发，进一步强化石油单位对相关信息的管控质量，从多个层次上提高整体控制效果。除此之外，数字化档案管理系统具有无纸化特性，其能够使石油单位摆脱传统内容处理方式，为现代化革新与发展提供基础条件。因此，数字化档案管理系统在当前石油单位管理干部人事信息过程中属于较为关键的发展趋势之一，其可以解决传统体系下存在的诸多问题，有利于强化管理质量，为后续工作效率与档案安全性提升夯实环境条件，具有正面影响意义。

三、石油单位干部人事档案建设数字化信息管理系统方式研究

（一）提高系统兼容性与规范性

为实现数字化信息管理目标，石油单位应当从软件平台角度入手，结合干部人事档案管控需求，对其进行科学改进与优化。为避免兼容性出现负面问题，石油单位应当根据中央组织部提倡相关信息，结合信息结构基础标准，构建干部人事档案管控平台。通过此类方式，规避数据结构与共享互通层面存在的兼容性问题。此外，软件处理人事档案信息的方式也应当充分考虑兼容性。例如文本、视频、图片需要采取通用格式，尽可能避免二次转换问题出现。同时，系统标准也应当进行适当改进，确保后续接入共享平台能够达到高效率、高质量管控目标，使石油单位能够充分利用数字化信息管理系统。

（二）积极采用先进技术解决方案

在构建数字化信息管理系统的过程中，石油单位需要注重应用先进解决方案，避免技术过于陈旧，导致后续升级成本增加或管控出现错漏问题。通常情况下，干部人事档案管理需要应用数据库、多媒体处理、互联网兼容等数字化模块。在建立相关数据库的过程中，应当采用分布式架构，尽可能强化其应用效率，避免在调取档案时出现延迟过高或加载不完全等问题。同时，还需要注重多媒体信息的存储与处理方式。建设阶段可以从大流量、高并发角度入手，确保信息调用流程能够顺利展开，防止系统由于压力过大导致负面问题出现。在扫描相关档案的过程中，可以采用高清晰设备进行操作，使干部人事档案能够得到正确处理，提高后续数字化管理效率与质量。

（三）完善相关建设规划

数字化信息系统建设阶段，石油单位需要从干部人事档案管理需求角度出发，综合考虑相关建设方案，避免执行阶段出现不合理问题。例如，根据石油单位内部情况与运营状态，分析建设周期与资金投入需求。同时，还应当对网络架构部署进行综合研究，确保数字化信息系统的基础功能可以得到正确运行。在建设系统时，石油单位需要及时录入干部人事档案内容，并在规范、制度化框架下，设置科学处理条例，保证相关档案的安全性。此外，系统建设需要注重测试工作。通过对其进行预测试，能够最大限度降低实际投入运行后出现不良问题的概率，有利于强化人事档案管理效果。

（四）注重部门建设工作协调

干部档案信息内容通常涉及到石油单位内部多个部门，对于实际运营活动具有不可忽视的影响。因此，为尽可能强化系统建设效果，应当结合部门实际情况，通过研讨会议等方式，探索数字化信息管理方案应当具备的基础功能。同时，这一途径还可以为系统提供定制设计方向，有利于界定各部门之间对于档案的应用权限与管理义务，从而大幅提高档案管控效果，对于后续进一步展开建设活动具有指导性意义。

（五）规范数字化系统建设

为科学建设数字化档案应用系统，石油单位应当从相关管理条例角度入手，确保职工能够明确数字化管理工作需要遵循的基础细节。通过此类方式，使数字化档案系统达到最佳应用效果，尽可能降低出现不良问题的概率。在这一过程中，石油单位需要对系统的内在逻辑进行科学设置，明确主要操作流程，进一步提高干部人事档案管理效率。同时，石油单位还需要鼓励职工人员自发探索数字档案系统应用方式，并将漏洞提交至管理层，为档案管理改革添砖加瓦。

（六）注重系统体系建设

通常情况下，数字化信息管理系统运行需要涉及诸多环节，包括制作、传送、归档、存储、销毁等。这些环节在传统条件下可以根据职工经验进行处理，但在数字化系统中则必须按照规范条件执行，才能够达到正常操作目标。因此，石油单位需要建立科学规章应用体系，使职工可以明确干部人事档案的数字化管理规律，并结合实际业务情况，对存储与后续环节进行规划，从源头提高整体工作效果。在当前石油单位运营条件下，数字化档案系统的应用需要在长时间内维持与纸质档案的共存状态。此类状态有可能会导致诸多问题产生。因此，石油单位需要依靠规章制度展开过渡，确保干部人事档案信息化管理体系能够正常落实。

（七）科学整理干部人事档案

为践行数字档案系统体系，石油单位需要进一步整理干部人事档案，从根源层面强化管理效果。在这一过程中，石油单位需要将干部人事档案信息整理为数字化文档，同时采用多样化文件类型，丰富数字档案系统存储内容，为后续进一步应用夯实基础条件。例如，将档案分为文本、图片、视频等多个基础类型，并采用不同的数字化格式保存。这些格式各自存在不同的技术优势，在应用过程中需要结合实际情况进行探索，确保整体收集效果达到理想标准。同时，石油单位还需要鼓励各个部门结合实际工作情况，对干部人事档案进行科学整理，实现理想管控目标。通常情况下，数字文档具有易修改、易复制的基础特征。因此，石油单位需要注重保护措施的应用，通过设置读取修改权限等措施，避免管理工作出现意外情况，提高档案处理质量。

（八）建设科学可靠系统流程

在建设数字干部人事档案管理系统时，石油单位机构需要结合实际标准，展开统一化处理活动，确保数字档案能够得到科学整理与归档。同时，石油单位还需要结合实际情况，对信息的管理标准进行规划，包括档案质量标准、归档需求、卷宗基础划分体系、分类细节等。通过此类方式，使干部人事档案能够按照规范完成有序处理，避免数字档案系统出现混乱问题。在实践工作中，石油单位相关人员应当按照预定原则与应用措施，对干部人事档案进行科学整理，包括分类、程序、编目处理等。待相关流程结束后，即可进行存储处理，使其能够传输至数据库内部，实现备份目标。在长期应用数字文档管理系统时，石油单位需要做好归档途径的分类，并按照内部部门统一规定进行处理，避免出现混淆问题。同时，为确保干部人事档案管理安全性符合需求，还需要对网络处理途径进行严格管控，并对档案信息的真实性与可靠性进行核查，强化整体管理质量。在这一过程中，若条件允许，则需要对干部人事数字化档案的实际可读性与保密级别展开科学鉴定，防止出现篡改文档的负面问题。

（九）注重人员队伍专业素养建设

以往，石油单位管理层对干部人事档案的管理工作重视程度不够，因此相关职工的操作技能往往不受到重视。然而，全新的数字化档案管理系统对于人员操作技能要求较高，同时还需要其具备良好的专业知识。因此，为实现建设数字档案管理体系的目标，石油单位需要从根源层面出发，探索数字档案管理人员队伍的建设方式，确保相关工作能够正常开展，避免由于实际管理操作出现负面情况。在这一过程中，石油单位可以通过定期组织培训等措施，使人员相关技能得到充分训练，提高计算机操作应用水平。同时，还需要从人员考核角度出发，对数字档案管理技能与知识水平进行全面考核，确保数字档案管理体系能够维持正常运转，保障干部人事档案管理效果。

石油单位针对干部人事档案进行管理的过程中，数字化属于重要发展方向之一。通过明确数字化信息管理系统的建设与部署途径，能够为石油单位提供重要参考信息，使干部人事档案得到科学管理，降低不良问题出现概率，实现理想处理目标。