ERP环境下财务会计信息系统内部控制优化分析

2021-01-03谢文泽

全国流通经济 2021年9期

谢文泽

（中国兵工物资西南有限公司，重庆 400016）

一、引言

财务管理工作处于正常的运行状态能为企业的发展提供不竭的动力。目前，在开展财务管理工作时，财务管理人员对各项数据信息进行动态化把控。随着信息技术和科学技术的不断发展，许多财务管理人员的工作量逐渐减少，工作压力逐渐降低，企业把互联网技术与财务会计信息系统进行整合。现阶段，ERP系统受到广泛的关注，并在财务管理工作中发挥着重要的作用，能提升内部控制的效果，降低风险发生的概率。

二、ERP环境下对财务会计信息系统内部控制工作造成的影响

1.能够对会计数据进行实时把控

在传统的模式中，财务部门进行会计信息管理时需要人工录入数据并由部门进行管控，这种管理模式需要投入较多的人工成本，汇总的时间较长，容易出现偏差或者遗漏的问题。而ERP环境下财务会计信息系统是以大数据技术为基础对各项信息进行管理，能对信息进行实时把控。因为互联网具备交互的优势，所以财务系统也能24小时不间断地处理信息。并且财务信息系统具备较强的交互功能，能与各个部门进行交互工作，这样财务部门就能与其他部门进行信息的有效交互，提升信息传递和交换的速度与质量。

2.优化财务内部信息管理的整合效果

财务内部信息管理整合主要由两个部分的内容组成，即录入信息和输出信息。在ERP系统的助力下，这两项工作都能在电脑端进行操作，提升工作的便捷性和严谨性。并且系统整合的信息能在系统中自动进行云备份，这样即使会计人员出现工作失误，导致财务会计信息遗失，也不会对最原始的信息源造成影响。财务人员能在系统中有效地进行信息查找和调阅工作。优化财务内部信息管理的整合效果能提升财务人员的工作效率，降低失误发生的概率，避免发生信息覆盖或者遗失的问题，加强对信息数据的把控能力。

3.为财务决策工作助力

在传统模式中数据较为繁杂并且缺乏统一性，如果想应用这些数据进行决策工作，就需要进行一些处理加工。借助ERP建立统一的财务集成数据库，对所有与业务相关的数据进行采集、分类、汇总、处理和存储，然后把与财务决策相关的内容提取出来，这样就能为决策工作助力，保障决策的全面性和严谨性。

三、现阶段企业财务会计信息系统内部控制中存在的不足

第一，对财务信息化的认识还不足。一个企业要想提升ERP系统的应用效果，改善财务信息内部管理的效果，就需要企业内的所有管理人员和财务人员提高对信息化内部控制的意识。但是我国的许多企业在内部管理中存在一定的疏漏，过于重视经济效益，从而造成资源浪费的情况。第二，内部控制管理机制还有待提升。目前，许多企业的内部控制管理工作存在较大的疏漏，虽然他们已经认识到问题的严重性，但是没有找到适合自身发展、切实可行的财务内部控制机制，增加财务管理工作的困难性[1]。第三，财务信息化目前还处于较低水平。会计信息化管理符合时代发展的需要，能为财务管理工作进行有效助力。只有科学地应用信息化的管理方法，才能完善财务管理的模式。但是许多企业，特别是中小型企业并没有进行全面的信息化建设工作，多为仅满足企业当前的战略需求，使用模块较为单一，严重影响财务内部控制的先进性。第四，管理制度不健全，且执行能力较差。企业内部虽然具备财务管理规章制度，但部分内容较为模糊、有的制度缺乏可执行性、相关工作人员缺乏执行能力，制度执行过程中可能存在徇私舞弊的情况。这就造成制度仅停留在表面，陷入无法执行的困境。导致企业的财务管理工作混乱，严重影响工作的顺利开展。

四、ERP环境下财务会计信息系统内部控制优化模式

1.完善会计组织职责管理工作

企业内部环境的良好性与财务管理会计系统的运行效果有着直接的联系。企业的内部环境主要指的内部各个部门的人事关系情况、财务会计的组织和运行模式、会计的组织模式和结构设定、资源的配置模式等。这些要素都或多或少地影响企业的财务管理内部控制工作，并对相关的工作造成阻碍。以ERP系统为基础建立智能化的财务会计信息系统，企业把自身的业务划分为多个分区进行协同管理。比如，把最初按照业务模式进行组织结构划分的管理模式转换为按照商业发展过程进行划分的商业运行模块。这样就能直观地体现各项工作的属性，提升会计工作的针对性和价值性，增强内部控制工作的实施效果。但是在这种模式下，业务会受到企业内外部的把控，这时就需要财务管理人员不断地提高自身的能力[2]。

企业借助ERP系统构建财务管理会计信息系统，开展内部控制管理工作时，会重新规划与人事相关的规章制度和要求、完善会计的具体设定、优化升级会计的组织模式等。首先，应该以实际为出发点重新规划会计组织的结构模式，明确会计人员的职责和工作权限，明确赋予会计人员一定的工作义务，把各项业务权限科学地划分给每一名会计工作人员。其次，在职务管理中融入定期职务轮换机制。这样能有效地考察工作人员和职位的匹配度，为员工们提供更好的发展空间，保障企业内部控制工作的落实力度。最后，企业应实施动态监督管理机制。构建信息化会计数据信息管理系统，借助管理系统的智能化技术保障计算机注册系统的运行效果，为财务信息系统的顺利推进提供保障。

2.建立完备的风险评估机制

在ERP系统的助力下，企业的内部控制工作获得长足的进步。企业要想从根本上提升财务管理会计信息系统的应用价值，从而凸显ERP环境的影响力，就应该建立完备的风险评估机制。以行业和企业的财务管理规则为基准，提升财务信息资料的真实性与合理性，维护计算机系统的安全性和可靠性。同时应该把人员的影响因素控制在合理的范围内，保障系统运行的整体性，确保各个部门的工作人员都能有效地应用财务信息系统，并且与其进行高效的信息沟通和信息传递。也就是说能对各种危险因素进行评估，保障各项工作都在合理的范围内推进。

在传统的模式中，企业内各个部门处于相对独立的状态，部门之间缺乏联系性，所以工作人员的工作氛围也是相对隐私的。在交流和沟通的活动中存在着较大的困难性，同时发生风险问题的几率也较低。但是在ERP环境下，各个部门之间的联系越来越密切，信息更加得开放。商业信息量急剧增加，相对风险发生的概率也随之增加[3]。在ERP模式中，信息系统发挥着关键性作用，企业的控制系统依照信息系统的引领进行操作，在运行中会增加不确定因素发生的概率。所以应该对系统进行合理把控，对风险进行识别和判定，对各项安全指数进行评估，确保企业能对合理规避各种风险，进行正确的财务决策工作。

3.加强ERP环境下的会计信息系统维护工作

在ERP环境下，企业应该提升自身的现代化发展程度，结合自身的发展情况和对会计信息系统的应用程度，制定科学的系统维护工作，明确养护的具体措施和周期。因为ERP系统具有一定的复杂性，系统运行维护的效果会直接影响企业财务管理内部控制工作的成效，所以企业必须制定切实可行的方针，增强维护工作的落实力度。首先，要严格制定系统维护的计划，并明确维护工作中的重点和难点。进行实地调研工作，咨询会计人员应用会计信息系统的效果，掌握在运用中存在的问题，特别标注需要改进的位置。之后就可以根据制定的管理计划逐步对系统进行检查和剖析，明确其中存在的问题，并生成检查报告。其次，在会计信息系统进行维护和优化的过程中，应该树立见微知著的意识，保障检查工作的细致性。系统的管理人员要对内部控制工作要求进行评估，提升系统维护和运行的先进性，加快系统运行的速度。

4.提升财务会计信息管理的安全性

对财务会计信息进行安全管理，能保障财务信息的安全性，避免发生数据失真或者遗失的问题。安全管理工作在财务管理中，尤其时财务会计信息中发挥着至关重要的作用。在ERP环境下，企业更应该提高对这项工作的重视度，保障安全管理工作的全面性。第一，应该从根源处入手，对财务数据进行审核，以会计信息系统为依托，及时找出其中存在问题的环节，并与相关的会计负责人和部门取得联系。大家互相进行自查和分析工作，明确存在问题的位置，以及修正的依据。当所有的关联人员确认无误后，就可以进行备份工作，保障数据的应用价值。第二，企业要增强对网络安全管理工作的重视度，科学规避黑客的攻击，避免发生财务数据信息丢失或者破坏的情况[4]。比如，应用智能防火墙技术，它利用大数据技术能对来访者数据发送源进行探究，评判对方的网络行为，一旦发生危险情况就能自动报警。

5.为财务人员提供系统培训，增强其控制能力

在ERP环境下，企业对财务管理人员信息系统应用和应变的能力、专业的素养等有了更高的要求。财务管理人员必须科学认识信息化管理工作，熟练掌握各项信息化技术，确保能科学地应用各种现代化技术为财务内部管理工作进行助力。在这种情况下，企业应打造专业化的人才管理和培养工作，重视人才的价值，树立以人为本的理念，在尊重员工个人意志的前提下为其提供发展的空间。第一，企业应该为新入职的财务管理人员提供系统的岗内培训，加强他们对会计信息系统的熟识度，提高ERP系统的认识。这样能帮助他们更好、更快地融入到财务管理中，提高对内部控制工作的重视程度。部分员工具备充足的财务管理和内部控制知识，但是缺乏实践性经验，企业应该为他们提供锻炼自我的平台。安排具有充足的一线工作经验的人员为他们提供指导，让员工们切身地借助ERP系统进行财务管理内部控制工作，使其明确自身存在的不足，掌握前进的方向。此外，企业应该对培训的成果进行检验，考查员工的个人能力，提升其与岗位之间的匹配度。第二，现阶段，信息技术和科学技术高速发展，企业要想在激烈的市场竞争中占据一席之地，就应该构建高质量的人才队伍，增强企业整体的活力。第三，形成完善的奖惩机制，把财务管理人员内部控制的成果和绩效构建联系，这样增强工作人员的积极性，使其全身心地融入到内部控制中，综合应用ERP系统提升会计信息系统的应用活力。

6.完善内部审计监督和检查制度

为了提升财务会计信息内部控制工作的落实效果，对财务风险进行科学把控，企业在实施财务会计运行的过程中应该汇集专业的人员构建一个审计部门，对内部的审计工作进行全面的把控和优化。并且在审计的过程中逐渐加强对不同工作环节的了解程度，从而制定切实可行的审查机制，加强机制与各个部门工作的联系，确保审计工作有的放矢[5]。例如，在日常的财务工作中审计部门需要对与财务信息相关的数据进行审查和分析，判断其中是否存在实际情况不符的问题、监督电算化的操作模式是否合理，要及时提出存在问题的部分，这样才能保障财务信息管理系统能在ERP的助力下得到高速发展。

此外，在完善内部审计工作，加强监督管理力度时，应该对审计组织进行重点监督，要保障组织内部分工的明确性。审计组织应采取分级管理的模式，由上至下逐层推进内部审计工作，基层及时反馈财务会计信息系统内部控制的成果，小组的负责人把基层获得的数据进行汇总，以报告的形式发送给企业的管理人员和财务部门，使其明确内部审计的最终结果。这是对财务管理工作的问题和成效进行评估的重要途经，以便提升管理工作所带来的价值。内部审计人员应该加大监督管理的力度，认真剖析内部管理中存在的问题，并在第一时间提出对应的优化措施。与其同时，企业应该加强对审计工作的电算化建设，以真实的数据为依托对企业的财务管理内部控制工作进行评估，提升风险的识别效果。

7.构建完善的会计信息系统激励导向

企业在财务管理中建立积极的会计信息系统激励机制能够为ERP环境下财务会计信息系统的内部控制工作提供进一步优化的保障和基础，加强各个内部控制环节的衔接性，使各项财务管理工作汇集为一个整体。借助会计信息激励系统能优化会计系统内部控制中各个模块间信息交互的效果，免去不必要的信息处理模式，以便财务信息进行有效地传达和调用。进行广泛的数据交流活动能加强各个会计信息系统之间的联系，提升信息传输的效率。因为要对财务信息系统的内部控制工作进行重点把控，所以应该充分提升财务系统中信息交互的流畅性，掌握信息的具体流向。这就需要借助互联网技术构建会计信息激励机制，以积极的状态进行信息处理工作。这项激励导向能协助计算机的多种数据进行交互活动，这样能改善财务信息的内部控制模式。此外，在建立激励导向时需要安排专业的人员进行负责，在计算机内部建立特殊的运行机制，每一个会计信息系统都能为之后的信息交互工作提供运行的平台和技术保障。因此，构建会计系统激励导向能充分吸收ERP环境的优势，丰富财务会计内部控制信息交互的模式，提升信息交互的严谨性和安全性。此外，借助激励导向能有效定义会计信息管理工作中的风险，掌握风险的类型和造成的影响，从而针对问题进行优化工作，加强内部控制工作的落实力度。

五、ERP环境下财务会计信息系统内部控制的注意事项

第一，引导企业所有人员去认可ERP系统所带来的应用价值。ERP系统能为企业的各项工作提供助力，提升采购、财务管理工作的效率和质量，把责任有效地落实到个人，避免相互推卸责任的问题。此外，利用ERP系统能帮助企业对物资的价格进行科学剖析，确保采购人员能买到更加物美价廉的产品，提升资金的利用率。第二，制定健全的财务内部控制管理机制。企业应实施精细化的管理模式，从细节处出发安排内部控制的相关工作。同时，应该树立以实际为出发点的原则，保障各项制度和措施符合企业财务内部控制的客观规律。在推行时要进行严格管理，提高工作人员的关注度。第三，在ERP系统的助力下，企业的财务内部管理工作获得一定进步，经营管理的成本下降，提高企业的经济效益。基于此，可以适当为企业员工提供一些其他福利，增强员工对工作的积极性。