制造业企业存货内部控制存在的问题及改进措施探讨

邓咏新

（江门市鑫辉密封科技有限公司，广东 江门 529000）

大部分规模以上制造业企业，都经历了由小到大的发展过程。在企业的初始阶段，保生存，求发展，产品小批量、品种少。逐渐发展到劳动密集、设备密集、信息密集、知识密集阶段后，产品向大批量、多品种方向转变。但往往由于缺乏完善的内部控制制度，存货积压严重，周转效率低下，生存成本剧增等问题凸显，严重地影响了企业管理体系的有效性，直接导致企业发展停滞，业绩下降甚至面临危机。制造业作为我国的支柱性产业，而存货作为制造业的重要资产，为了提高生产效率，促使企业在多变的市场中占据一席之地，就需要加强对企业存货管理的研究，通过完善存货内部控制工作，提高企业的管理水平。

一、制造企业存货内部控制存在的问题

第一，在存货的采购环节。首先，很多中小型制造业企业，没有完善的采购预算管理制度和采购计划，或计划无实施。一旦生产紧张，即面临原材料储备不足的问题。企业通常出现“急采”“特采”等情况，以高价购进原材料，以满足生产需求。因为采购计划的盲目性，使企业增加了不必要的支出；其次，导致采购没有议价能力，没法执行完善供应商管理制度，议价能力较弱，采购材料的质量也出现参差不齐，甚至让步接收。

第二，存货日常管理环节存在问题。首先，没有制定存货管理制度，管理部门职责不明确。各检验环节没有设立部门或专人，由仓库统一管理，出入库没有单据支持，仓库权力没有受到监管；其次，仓库账目混乱，对存货没有分类管理，仓位设置不合理，随意进出，物料放置处于开放状态，存货面临损失风险。

第三，存货的核算与监督制度不健全。部分企业财务对存货的监管不到位。体现在企业财务与存货实际情况脱节，只根据单据或发票入账，造成账实不符。另外，没有制定盘点制度，在进行仓库盘点时财务人员没有参与，造成存货的核算流于形式，对企业的管理及存货的安全没有起到监督作用。

第四，存货量的合理性问题。大部分中小型制造业企业，没有存货的合理性规划，完全根据销售订单或生产订单来设定库存量，或根据管理者的个人判断或经验来控制库存量，都有可能造成存货数量的不合理。过少的库存量会造成销售订单难以交付，导致客户信心下降或流失；过高的库存量造成资金被占用，搬运费、仓储费、呆滞品、跌价损失等管理成本增大。因此，如何规划合理的存货量，是制造业企业存货内部控制的重要环节。

二、加强制造业企业存货内部控制的措施

第一，优化存货采购流程。物料采购是存货管理的起点，有效的采购工作是实施存货内部控制的源头，是企业能持续生产的重要保证。建议从以下几点进行改善。（1）制定严谨的采购计划。对于物料较多的企业，按物料的分类制定，例如，A类：重要且采购周期长物料，设定安全库存为80%；B类：重要且采购周期短的物料，安全库存为70%；C类：非重要物料，安全库存为50%等等。通过系统的自动提醒，协助采购员完成日常的采购计划；（2）加强审批流程。任何物料的采购必须通过2人或2人以上的审批流程。可设置线上审批流程，缩短审批时间。审批人员在审批时可同时查看该物料的历史采购价格及即时库存量、一年内耗用量等，判断采购订单的合理性；（3）建立完善的供应商管理制度。对供应商实行准入制和评分制，由公司的相关部门如采购部、技术部、质量部共同制定，并经管理层审批。通过硬性的指标和制度，控制供应商的质量，淘汰不合格的供应商，从而保证原材料的质量，同时有效防止采购员拿回扣等舞弊情况的发生。

第二，完善存货仓储的管理环节。制造业企业的主要存货可分为原材料、在产品、库存商品（产成品）。企业应根据各大类存货的属性及仓储条件，制定存货仓储管理制度，作为存货日常管理的准则。首先，仓库是原材料、库存商品管理的主要责任部门；生产部门对在产品负责。统一规范存货的流动过程，原材料入库由质量部门检测后入库；领料由生产部门提起领料申请，仓库发料；生产入库由质量部入库检验合格后，仓库入库；销售出库由销售部门提起销售出库申请，仓库根据申请的产品和数量出库。以上流程须两个部门同时完成，仓库作为存货的主要责任方，根据各部门需求进行出入库操作，并无私自处理存货的权力。同时，通过对存货进行分类管理，引入ABC管理法，对A类存货重点管理，确保有效期；B类存货确保日常管理质量的同时适当放宽检查频率；C类存货只需要确保安全，防止大量变质即可。在引入科学的管理方法之后，仓储部门将领用频繁的存货放在容易取得的位置，以加强存货出入库效率；其次，加强对存货的记录工作。企业对存货的记录能够促使企业掌握存货信息与存货管理动态。

第三，加强存货核算及监督机制。财务部作为企业存货的核算部门，对存货内部控制有监管作用。财务部应根据存货及生产的实际情况，制定存货成本核算流程，正确核算存货的价值。同时，盘点作为财务监管的重点手段，应通过盘点来检验存货内部管理的质量。财务应对存货按每月/季度进行抽盘；按年进行年度全盘。盘点前，先由财务部制定盘点计划，确定盘点范围及人员，盘点后对有疑问的数据进行复盘核实。盘点结束后，由财务部编制盘点报告，总结盘点过程发现的问题并提出改善要求，经管理层批示后，仓库进行盘盈盘亏调整，并按照盘点报告的要求改善存货的管理。

第四，存货量水平的合理性探讨。多少存货量的水平，才能保证企业持续生产，按期交货，同时又尽可能地降低存货占用的成本。部分行业的龙头企业或大规模企业，对原材料执行“零库存”模式，即对原材料耗用多少，结算多少，保持原材料库存量接近“0”，大大地降低了原材料资金占用成本，同时提供仓储服务，收取供应商仓储费。然而，大部分中小企业还无法实现这一模式，但随着信息技术的发展，越来越多企业使用ERP来管理、监控库存量。通过对存货耗用量的分析，设立安全库存，控制库存总量。在原材料方面，库存量低于安全库存时，按比例提醒采购部门生成订单；库存商品低于安全库存，按比例提醒计划部门下单生产；当库存高于安全库存一定比例时，则停止采购或生产，结合库龄分析，清理库存量，提醒销售部门进行促销计划等。另外，可以通过MES等智能制造系统，辅助ERP系统，监控、追踪存货在企业内部流转的全流程，有条件的还可设立“智能立体仓库”，使数据更准确、透明，管理层和财务等监控部门，可以随时了解、监督、分析存货量的变化，实现存货内部控制。

三、制造企业存货内部控制实施保障机制

1.改善内部控制环境

第一，明确组织架构。企业要设置相互制衡的组织架构，使内部各成员形成相互制约、相互协调的机制。对组织机构的权责进行合理分配，明确采购、验收、质检、储存、登记等不同岗位的职务，做到不相容的职务相分离。同时落实监督机制，通过明确责任，优化审批环节，提高流程效率，使企业的管理层次更加科学。

第二，优化企业文化。建立良好的内部控制文化，要求组织员工学习相关制度，让员工认识到存货内部控制的重要性，要求各部门明确自身在存货内部控制中的工作职责，并分析企业存货内部控制的关键环节，以加强员工对内部控制工作的了解。

2.加强信息平台建设

信息的沟通需要各部门之间的密切配合，企业要充分利用信息平台实现各部门之间信息的有效传递，提高部门之间信息的共享度与传递效率，缩短信息传递时间，提高办公效率，避免各部门出现各自为政的现象。

3.提高风险管理意识

提高管理层的风险管理意识。管理者是存货内部控制机制有效实施的重要保证。管理者要认识到存货可能存在的风险以及风险可能对企业带来的危害。企业要明确风险评估机制的设置原则，可以定期聘请第三方评估或审计机构开展风险评估，针对企业在经营过程中可能存在的风险进行识别并提出改善建议。

4.完善绩效考评机制

企业员工的稳定性和积极性是影响工作质量的重要因素，也是影响存货内部控制的关键，企业有必要明确绩效考评机制，制定与实际工作相关考核评分标准。例如，采购的来料合格率，仓库的库存损失率等，采用绩效工资或者奖金机制激励员工的积极性。

5.完善内部监督体系

内部监督是确保内部控制有效实施的保障，能够及时发现企业内部的内控缺陷，确保内部控制工作的合理性。对此企业要在内部形成相互监督的机制，加强内部的监督力度，确保工作质量。除了内部监督之外，有条件的还应该成立内部审计部门，对内部控制有效性开展审计，以提高内部监督的有效性。

四、结语

“中国制造”正在向“中国智造”快速发展。目前，中小企业普遍存在存货内部控制方面的问题，这类问题不仅影响制造业企业存货内部控制的水平，还影响制造业企业整体的管理水平。存货在管理方面的弊端不仅会使从存货管理质量下降，还会影响企业正常的生产和销售。在中国经济快速转型的道路上，中小型制造业企业扮演着举足轻重的角色。本文针对目前大部分制造业企业存货内部控制的现状，进行了探讨并提出了优化建议，认为制造业企业在未来发展的过程中，应该健全内部存货控制体系，利用现代化的信息技术，制定有效的存货管理制度并严格实施，不断提升自身的管理水平，以促使企业实现可持续发展。