危化品商贸企业内部信息传递控制的财务流程设计

刘麦芝

（襄阳锦融财务管理有限公司，湖北 襄阳 441000）

一、理论概述

《危险化学品安全管理条例》第三条：本条例所称危险化学品，是指具有毒害、腐蚀、爆炸、燃烧、助燃等性质，对人体、设施、环境具有危害的剧毒化学品和其他化学品。

“内部控制”是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程。建立和实施一套统一、高质量的企业内部控制规范体系，有助于提升企业内部管理水平和风险防范能力，促进我国企业进入国际市场、参与国际竞争。

“信息与沟通”作为内部控制五要素之一，是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通，是实现内部控制的重要条件。

“内部信息传递控制”是企业内部控制规范体系中企业业务层面控制之一，是企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程。

二、危化品商贸企业现状

危化品商贸企业一般不设仓库，都是由专用车辆从采购地直接运输到销售地。

车辆及运输从业人员一直在供应商与客户之间奔波，导致财务经营信息资料传递不及时。

商贸企业利润率一般都比较低，资金周转率要求比较高，采购都是款到发货，销售回款账期也比较短，所以，不管发票是否开具，往来账基本是日清月结。

危化品是化学品，它的单价跟石化品一样和国际期货接轨，每天都在变动。

三、excel表格设计及财务管理流程

鉴于危化品商贸企业上述的现状，企业内部信息传递控制依靠ERP等财务软件是达不到企业内部控制目标的。为了避免内部信息传递过程中出现以下这些风险：（1）内部报告系统缺失，功能不健全，内容不完整，可能影响生产经营有序进行；（2）内部信息传递不通畅、不及时，可能导致决策失误、相关政策措施难以落实。为了达到企业内部信息传递控制的目标，应当根据企业发展战略、风险控制和业绩考核要求，结合危化品商贸企业生产经营特性，采用现代信息技术，例如：微信、QQ、丁丁等工作群，利用功能强大的excel表格功能，设计一套危化品专用的excel表格体系，结合ERP等财务软件制定一套财务管理流程。

（一）excel表格体系

采购明细表的作用：（1）可以核算采购商品的明细数量金额，登记付款明细，及时结算应付账款的实时余额；（2）可以直观综合反映采购金额和对方发票的开具金额，本月合计的采购合计数据是本月末已经采购但是对方没有提供发票的余额，本月合计的开票合计数据是本月已经提供的发票金额，本月合计的商品名称单元格的数据是采购金额和开票金额的合计数额，也即本月合计采购金额。

财务软件里面可以单项查询到：采购金额、开票金额、付款金额，未开票金额、已开票金额的余额。但在实际经营管理中，查询的应付账款余额都指的是开票和未开票合计在一起后的实时余额。

填制采购明细表时，当收到对方开具的发票后，在采购栏里填写发票金额的负数，开票栏里填写发票金额的正数；也可以理解为：收到发票时，在途商品（采购）减少，库存商品（开票）增加。

表1 采购明细表（应付账款明细表）

发货明细表与采购明细表的格式和作用是一样的，就是开具发票时，理解为发出商品（发货）减少，应收账款（开票）增加就可以了。

（二）成立工作群

第一，成立以车牌号为名称的车辆运输工作群，有几辆车就成立几个工作群。每辆运输车辆的运输人员，财务部门及相关人员，采购部，销售部，组成一个工作群，运输人员在装卸货发生时，就把数量发到工作群里，当把货物安全运卸到客户处，就把发货单和出车单填写清楚完整拍照发到工作群里。

第二，成立以采购部门的业务员为代表的采购工作群，群成员由采购主管、业务员、往来账会计、出纳、财务主管、总账会计等组成。采购主管把每天的采购限价发到群里，业务员每天把采购计划及采购单价发到群里，出纳把付款信息发到群里，往来账会计把业务员分管的供应商余额及时发到群里。

第三，成立以销售部门的业务员为代表的销售工作群，群成员由销售主管、业务员、往来账会计、出纳、财务主管、总账会计组成。销售主管把每天的销售限价发到群里，业务员把每天的销售计划及销售单价发到群里，出纳把收款信息及时发到群里，往来账会计把业务员分管的客户余额发到群里

（三）财务管理流程设计

运输车辆根据业务发生时的数据，及时完整地填制出车单、送货单，并拍照发运输工作群里；次月初，把纸质的出车单及费用单据、送货单送达财务，并做好费用报销手续。

采购部门主管及业务员及时把采购计划及采购限价、采购单价及时发到采购工作群，根据往来账会计发的即时余额，做好付款计划并发放到群里。

销售部门主管及业务员及时把销售计划及销售限价、销售单价及时发到销售工作群，根据往来账会计发的即时余额，做好销售回款计划及催款计划。

出纳及时把运输人员的预支款及时发到运输工作群，把付款金额及时发到采购工作群，把收款金额及时发到销售工作群，出纳还要做好收付款的日记账，票据的日记备查账，并及时和总账会计、往来账会计定期和不定期核对。

往来账会计，根据运输工作群，采购工作群，销售工作群的各个部门发布的信息，及时把采购数量金额、销售数量金额分别登记到财务软件的采购管理模块和销售管理模块，同时把采购数量金额、销售数量金额、采购付款金额、销售收款金额、发票开具金额及时登记到excel表里中的应收账款、应付账款明细项里，并结算出应付账款、应收账款的即时余额，把即时余额分别发到采购工作群和销售工作群；次月初，必须把财务软件里的采购、销售数据和excel明细表的数据核对并相符，把各明细账和总账会计进行核对并相符。

总账会计把发票的开具和取得数据及时发到采购工作群和销售工作群。根据各个工作群里的数据及时整理填制每辆车的“车辆装卸运杂费用综合表”，根据运输车辆月初送达的纸质单据，核对“车辆装卸运杂费用综合表”里的数据的准确性，并根据核对的准确数据和往来账会计的明细账相核对并相符，做好各项费用的报销工作、根据人力资源部门的资料做好工资的核算发放等。

财务主管根据“车辆装卸运杂费用综合表”提供的信息，汇总分析企业经营状况、毛利率，根据采购计划、销售计划、付款计划、收款计划等，实际采购销售数据，实际收付款的情况，计算存货周转率等，做好资金的筹划工作，为企业决策者制定短期经营计划，中长期战略提供数据支撑。

表2 发货明细表（应收账款）

四、强化财务管理的建议

财务管理应根据每个企业的不同经营特性，制定适合本企业的内部控制措施和财务管理流程。要不断对企业的内部控制措施和财务管理流程的运行进行有效性的评价，不断改进优化内部控制措施和财务管理流程；不能完全寄希望于财务软件，要合理巧妙利用excel表格和工作群作为辅助工具，及时准确地提供财务数据，积极地参与到企业日常经营活动中，而不是只做企业经济活动的事后记录总结者。