浅谈大数据下智能商旅平台建设

颜 婷

（兖州煤业股份有限公司共享中心，山东 邹城 273500）

为实现集团发展战略，实现数字化转型，顺应时代潮流，某集团公司积极谋划改革发展，大力推进“大数据工程”项目建设，选择ERP 作为核心运营管理平台，依托公司已实现的“大数据工程”项目成果，开启了智能商旅平台服务项目的建设。

一、商旅平台建设背景

集团公司员工目前商务出行主要是自行购票，个人垫付资金，行程结束后由财务报销的传统模式。面对“互联网＋”和大数据背景下的现实状况，商旅费用已无法满足智能化管控要求，无法进行数据分析、采集、处理，具体表现为以下几个方面。

1.未实现对集团商旅状态的数据分析

商旅数据体量大，传统差旅报销模式下无法进行详细数据采集、管理、处理，出行方式、出行地点、具体航空公司、酒店信息等分布广、数据多、相关价格实时变动，这些数据在商旅管理过程中不断产生，传统的Excel 表格和线下人工操作方式已经无法完成这些数据的收集，更谈不上分析利用。

2.缺乏统一的商旅费控管理

目前某集团公司虽有统一的差旅费管理办法及费控标准，这些标准主要由财务人员事后人工核对管控，未进行线上统一控制，未做到事前员工出行费控标准的系统自动审核，造成大量事后人工投入，人为因素增多。

3.员工出行预定及报销不畅

某集团公司员工商务出行虽有线下商旅支持，也仅部分覆盖，未打通差旅业务流程各个环节，员工出行还是以自行预定为主，员工个人垫资，行程结束填列差旅报销单，存在报销繁琐、报销审批流程长、员工垫付资金、报销到账时间长等问题。

二、商旅平台建设目标及需求

项目启动前对市场上成熟商旅服务商进行了充分调研，分别从知名度、应用范围、技术支持、产品资源、自开发功能、产品成本各方面进行对比分析，确定了5 家国内知名的服务商可满足公司商旅平台建设需求，邀请其参与智能商旅平台项目的竞争性谈判，约定了项目基本情况、服务商资格要求。

服务商资格要求：服务商须为在中华人民共和国境内依法注册，经营范围符合采购项目要求，具有软件开发或研发资质，同时具有旅游或票务代理、票务服务等资质，具有独立法人资格的服务商；须有满足本项目要求的实施和服务能力；项目负责人应具有负责过大中型企业商旅项目的工作经历不少于三年，项目咨询和实施顾问应具有大中型企业相关项目的咨询/业务实施经验，熟悉企业相关业务流程梳理、业务解决方案设计、应用系统业务需求分析和管控体系设计等方面的经验；项目团队应熟悉ERP 及财务共享平台及相关产品功能，具有较强的咨询能力和丰富的实践经验；服务商经营正常，财务状况良好，提供近三年经会计（审计）事务所审计并盖章的企业财务报表及相关资料。

1.建设目标

根据商旅管理要求，拟引用外部企业集团商旅管理先进方法，设计出智能化、便捷化、科学化的商旅管理体系，打通商旅业务流程各个环节，实现智能化管控，提升商旅管理水平。从管理需求、业务需求、财务需求、信息化需求等方面分析了商旅平台建设需求。明确了以业务需求为基础、管理需求为核心，财务需求及信息化需求为支撑的商旅平台建设总体目标，具体管理目标如下：

（1）构建信息化商旅平台。搭建集成、统一的智能商旅系统平台，通过与共享平台紧密集成，对接HR、预算、资金等模块将商旅业务流程各节点进行系统管控，做到无缝对接。

（2）提升商旅服务水平。优化差旅业务流程，为员工提供高效、便捷的商旅出行工具和统一、简便的报销结算服务。

（3）健全事前、事中、事后费用管控。事前预算、费控标准有校验；事中行程变更、预算不足有审批；事后考核分析有报表。

（4）系统安全、易用、可扩展。系统运行要稳定、系统操作要简便、系统配置要灵活、系统接口可扩展。

2.建设需求

智能商旅平台服务需求包括系统搭建、实施、培训、运维，费控管理、交通工具预定、酒店预定、费用结算、报表分析等。服务需求详细内容如下：

（1）实现线上交通及酒店价格查询、比价、预定、出票、支付操作，预定订单实时响应。

（2）建立商旅服务团队，提供专人对接服务，提供7×24小时呼叫中心，建立专业的查询、预订、退订、修改、处理、投诉及建议的渠道。

（3）支持PC 端及移动端（APP）申请、审批、预定等（支持Android 和IOS 系统）。

（4）提供差旅统计、导入、导出数据及分析报表。

（5）支持出行、酒店大客户协议托管。

（6）负责商旅平台培训及公司范围内推广。

（7）提供员工个人因私预定渠道，并享受因公出行同等优惠。

（8）服务过程中，建立互动平台，通过电话、邮件或在线交互等方式与出差人员及差旅管理专项人员进行沟通，了解服务需求，解决差旅问题，不断提升服务质量。

（9）建立紧急事件应急预案，提供现场解决方案。

（10）对企业端提供预定服务价格不得高于平台对私预定服务价格。

（11）根据集团费控标准，对超标订单进行拆分，超标准在系统中区分对公对私支付渠道，超标部分员工在系统自行支付，并在推送账单时区分开员工个人支付和公司实际支付。

三、商旅平台建设重点环节

2020 年年初通过专业的招标公司组织邀请5 家供应商进行竞争性谈判，确定了成交候选人。受新冠疫情影响，项目尚未开工便进入停工状态，新冠疫情缓解后，正式进入项目建设期，因时间紧迫，项目组倒排工期、挂图作战，对系统从整体上进行规划，确定系统的每个组成部分，以及各组成部分之间的关系，和各组成部分之间建设的优先级和先后顺序，制定详细工作计划，细化工作任务，讨论项目需求，设计实施方案，统筹组织商旅供应商、OA、ERP 等集成系统开发人员开展商旅平台功能设计和系统开发工作，现场与远程开发相结合，同时开展商务洽谈，制定工作说明书。

项目实施团队划分为需求组、设计组、开发组、测试组、质量组，各司其职，互相配合，使系统建设有目的、有计划的进行，最终整个系统才能够有效的整合在一起，在企业业务系统集成整合的基础上，实现商旅平台应用接入。开发建设过程中的重点环节有如下几点。

1.方案设计

商旅平台能够成功建设，方案设计是重中之重。经过与商旅供应商、财务共享系统业务顾问反复多次磋商，共同梳理业务流程，从出差第一步提交申请，申请单具体内容、申请单控制事项到申请单审批系统的确定，达到便捷审批的效果，再到订票环节，实现差旅标准的控制、拆分超标准金额，最终到员工快速拿到差旅补助，智能化与商旅供应商进行批量结算，步步都深思熟虑，仔细策划，环环相扣，每个环节认真设计，保证整个流程不会受阻。

经过对比分析、技术论证，在最初形成的三套设计方案里选择了集可实现性、可管理性、便捷性、智能化为一体的最终方案。设计方案充分考虑了商旅申请、商旅审批、出行预订、补助报销和供应商结算等各个模块。各个模块的亮点如下。

（1）自开发移动端APP。按照公司具体需求设计人文化移动端APP,重点考虑员工方便使用、易操作、良好的体验感。

（2）集成审批。集成OA 办公系统，可以通过手机移动端、电脑端对商旅申请进行审批，简单便捷。项目建设初期，探讨方案流程时对于审批系统是有异议的，商旅APP 可以独立设置审批流程，并且在一个系统审批，稳定性更好，但需要根据不同单位情况设置不同审批流程，短时间内不支持多节点审批，并且需要审批涉及领导下载APP，便捷性不高；相反，OA 系统支持多级审批，并且OA 办公审批系统是公司日常业务的审批系统，微信、钉钉可直接办理审批，虽然面临着集成系统可能存在的不稳定性，但是综合对比而言，OA 系统更常用、更便捷、更适合。

（3）预算控制。与公司全面预算相结合，提交申请时系统校验部门预算，预算金额不足时系统进行强控，申请无法成功提交，真正做到无预算不申请，拒绝提前消费。申请提交成功后，将在预算总额范围内进行商旅产品预定，超出预算金额系统进行强控，提示预算不足，无法购买，申请人可以进行预算追加，这种有效的管控很大程度上节约了差旅费用。

（4）差标控制。申请审批通过后，员工在手机端进行出行预订和住宿预订，订票过程中商旅平台可以根据公司人员的职务、级别对乘坐交通工具等级、住宿标准进行差标控制。如果员工超标准预定，系统先给予超标准提示，如果同意继续购买，系统可以拆分出超标部分，款项由个人支付，既满足了系统管控，防止超标准消费，又人性化的满足部分员工的出差体验，还大大减轻了会计人员的审核工作量。

（5）智能结算。商旅平台按时推送订票流水到财务系统，每个账期结束后，财务系统关联发票系统汇总商旅数据，进行报销结算。

2.多系统集成

商旅平台建设涉及多个应用系统，从独立手机APP 发起申请、产品预订，到领导使用OA 系统随时随地审批，再到财务共享系统实时传输各项数据，在线核算，每一个环节都相辅相成，缺一不可，涉及众多集成接口，无数个应用场景，系统对接过程中问题重重。

通过召集项目业务顾问及开发人员，多次会议商讨，沟通协调，共同梳理业务实质，细化分工，互相协作，同步开发，定时对接等方式，克服系统集成问题。

3.工期控制

由于新冠疫情影响，项目实施时间短暂，但所有环节一个都不能少，一个都不能简化，仅仅三个月，项目组倒排工期，把计划压缩进每一天，协调商旅供应商增加人力，远程支援，尤其是测试阶段，模拟无数个订票、退改签场景，耗时耗力，虽然时间紧，任务重，但合作默契。

4.上线前测试

系统搭建完成并不代表着成功，距离上线前一个月，项目组就开始了流水线测试，开发机、测试机，单元测试，集成测试，一个也不放过。设想几十种应用场景，赋予多个角色。申请单提交、审批、接口调用、流水推送规则，结算数据取数逻辑，车票预订、退票、改签等一系列数据一项项检验，夜以继日，马不停蹄，全程克服了近百条问题，测试效果是巨大的，是顺利上线的最有力保障。

历时三个月，商旅平台项目从设计、启动、实施到正式上线。商旅项目实施过程中，项目组成员深入调研、抓住重点、分秒必争，精益求精，认真对待项目的每一个细节，认真研究每一个应用场景，每一次进展、每一项突破，都凝结着项目组众人智慧的结晶、辛劳的硕果。在商旅供应商、财务共享系统、审批系统的多方配合下，在各项资源的有效调配下，按时完成了商旅平台的各项功能需求开发建设，并与财务共享系统有效对接，完成了各单元测试及全流程集成测试，最终顺利上线。

四、商旅平台建设成效

商旅平台上线后， 集团公司所有员工都可以通过统一的商旅平台独立APP 登录，公司层面实现智能化刚性管控，包括预算金额、出行日期、出行城市管控，订票环节个人差旅标准控制，大大提高了差旅费的合规性，降低了差旅费成本，约定账期内无息免担保垫资月结服务，缓解了企业短期资金周转，商旅平台能够进行数据采集、统计、分析，出具可视化管理报表，可为财务部门以及管理层提供及时、准确的管理依据。

员工层面，商旅平台对接12306 火车订票系统，涵盖了海航、山航等100 余家航司资源，以及近百万家优质酒店，并且省去了员工垫资，简化了费用审核，使员工的商旅出行更加智能、方便、快捷，真正做到商旅出行全程无需垫付，回程报销补助的真实体验。

商旅平台项目如期上线，正常运行。一站式、一体化的全流程管理把控各个环节,实现整体差旅数据的汇总。

五、商旅平台不足之处

1.个别情况审批不及时

按照系统规则以及差旅管理办法，必须先申请，后出差，有个别时间紧迫的出差，碰巧领导审批不及时，会有制约影响，建议提前筹划，与领导及时沟通；或者统筹考虑，根据各单位实际情况简化审批流程。

2.报表功能有待强化

由于商旅平台刚刚上线运行，数据量不大，对报表的要求还不是很高，但随着公司下属单位的推广，使用量的增加，对报表的需求必然会愈加强烈，在现有报表功能的基础上，进一步开拓可视化、直观化报表，增加有针对性的报表，比如员工行为分析报表，各单位对比分析报表等。

3.火车票收集问题

机票、住宿费发票由供应商统一打印，但是火车票由12306 统管，只能凭借身份证自行打印，火车票收集有一定难度，容易发生保管不善或者不及时上交的情况。针对此种情况，已在系统中设置专人审批节点，业务单位可以根据自身情况使用，有效掌握票据上交情况；或者系统对出差人进行订票资格限制；开通提醒交票消息提醒。希望12306 下一步能够实行电子客票，无需自行打印，方便员工，方便差旅结算。

六、结语

商旅平台的建设商旅平台的搭建将分散的员工出行行为，通过平台统一管理，既方便了员工出行，也完善了企业的差旅精益管理，大大节约了审批、结算的成本，切实防范了风险，更为集团提供了与各大航司、酒店议价的能力，自上线以来陆续在集团下属单位得到推广应用，展望未来，从多角度挖掘商旅平台的红利，对系统各方面进行优化提升，让出行更便捷，让管理更智能。