企业ERP系统与内部控制深度融合的对策探讨

方 健

（江西聚和电子商务有限公司，江西 南昌 330038）

随着经济的发展及信息技术的不断进步，ERP系统应运而生。ERP系统是企业实施内部控制的工具，同时它本身也是内部控制的对象。由于ERP系统在我国企业中应用时间较短，故在提高企业内部控制水平的同时也给企业内部控制带来了一些问题。为了更好地完善企业内部控制，发挥内部控制在提高企业管控能力、增强企业核心竞争力方面的作用，本文基于ERP环境深入研究目前企业内部控制存在的问题，并试图提出解决对策。

一、企业内部控制概念及与ERP系统的关系

（一）内部控制概念

内部控制（以下简称“内控”）是企业“董、监、高”和全体员工为了保证自身经营合法合规、资产安全，确保财务信息真实、可靠和完整，而共同实施的控制过程，以提高企业经营效率和效果，促进企业战略目标顺利实现。

全面性、重要性、制衡性、适应性、成本效益是建立与实施内控应遵循的五大原则，内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督则共同构成内控五大要素。

（二）ERP系统的内涵

ERP系统是企业资源计划的简称，作为管理平台，其以信息技术为基础，将管理思想系统化，为企业生产经营提供决策支持。

企业通过ERP系统可有效整合企业信息系统，使各项工作流程实现标准化、系统化，供应链各业务环节衔接紧密化，企业内、外部信息平台集成化，信息系统更加及时对称。建立ERP系统的作用在于：一是实现内部资源信息共享，不同环节同质基础信息一次性处理，基础操作层面实现降本增效；二是统一业务流程，管理层级优化，各层级之间沟通更为快捷，决策效率大大提升。

（三）内控与ERP系统的关系

在企业管理方面，内控与ERP系统目标大致相同，两者存在下述关系：

1.ERP是实施内部控制的工具和手段

内控政策和程序覆盖企业经营各方面、全过程，而具备系统化管理思想的ERP系统将最大限度地减少人力控制带来的主观偏差；在企业运营中积极落实内控要求，设置好每个业务节点，使之标准化、规范化，通过ERP系统运行，企业达到实时掌控、内控预警目的。

2.内控的对象

ERP作为信息管理系统，也是由具有主观性的人设计方案和具体实施操作的技术工具，因此系统有其固有局限性，且在操作中如果输入错误的数据，不仅影响企业内控目标达成，严重时可能导致致命的决策差错。

二、ERP系统环境下企业内控存在的问题

（一）存在对ERP系统的抵触或过度依赖两种极端错误认识

首先，作为服务于企业生产经营和内控的技术工具，ERP系统须接受企业内控制度的指导和约束。目前，绝大多数企业都是先购入标准化的ERP系统，根据实际需求进行改造。对企业固有工作模式冲击较大，即人适应系统，如改造不好，可能导致多数人员无法适应系统，甚至产生抵触情绪，导致ERP系统不能增强内控力度。

其次，ERP系统实现了内控程序化，因此内控会过度依赖ERP系统，系统中产生的差错会更加隐蔽。如果ERP系统自身因设计有误，引发程序失效或者出错，这类错误就会长期不被发现，且因程序反复运行，同类错误反复出现，严重影响内部控制效果。

（二）存在重供应链忽视人力资源的错误做法

传统ERP系统基本以生产及销售（供应链）为中心，相关资源因此长期成为企业核心资源。随着经济和社会的发展变化，人力资源在企业生产经营和发展中的核心地位开始凸显。人力资源是企业的资源之本，为此人力资源管理成为ERP系统一个独立模块，和财务、生产系统组成了一个高效的、高度集成的企业资源系统。但目前ERP系统建设和应用中一直忽视人力资源，使企业内控不能成为一个完善的控制系统。

（三）固定资产管理存在较大局限性

固定资产在生产制造、交通运输等行业，具有投入金额大、价值占比高、类目繁多、涉及面广等特点，发挥着非常重要的作用，如管理不当则会带来极其负面影响。固定资产管理应该实现价值核算管理、实物归口管理与现场管理的有机结合。目前，ERP系统仅具备资产核算功能，管理功能并无，对完善固定资产内控极为不利。其局限性主要有：

1.业务流程功能有待完善

ERP系统仅实现了固定资产增减和修改等信息数据录入和核算功能。固定资产实物管理职能所需数据信息大多需线下采集。由于企业固定资产类目繁多，采集难度大，难以实现全面及时更新，且易遗漏和差错，所以会影响固定资产控制效率和效果。

2.终端管理亟须完善

目前，ERP系统未实现固定资产终端管理，固定资产管理权与使用权相分离。对其信息维护的终端应是各使用部门，但目前ERP系统多限于管理部门操作，使用部门并未参与，导致固定资产数据精准性、更新及时性严重受限，无法确保固定资产的安全，影响了内控目标实现。

3.系统功能应用受限

在ERP系统中，固定资产后续支出中维护保养基础数据尚未实现与其主数据中的资产相关联，难以精确配比，管理动态化无法实现。

三、ERP系统环境下完善企业内控的对策

（一）正确认识和处理ERP系统与企业内控的辩证关系

首先，企业管理层应认识到ERP系统对生产经营及内控的积极作用，积极推进ERP系统建设和应用。在建设初期可能效率更低，运转不畅，但要引导员工正确对待，用系统流程规范自己工作行为，在适应基础上再改造，让改造后的系统为企业所用，在流程标准化、工作效率提升、强化内控等方面发挥更大作用。

其次，企业管理层应该看到ERP系统作为内控的一种技术工具，有其固有的设计局限性及应用风险，并由此采取合适的控制手段。

1.建立IT系统内控制度

将ERP系统作为内控对象，充分评估其设计及应用层面潜在风险，建立IT系统内控制度，从质量和效率两个维度确保ERP系统的高效运行。

2.构建内部监督管理及内控评价机制

首先，发挥内审积极作用。在ERP系统环境下，内审人员要熟悉ERP系统设置，明确管理思想如何与系统融合，在此基础上才能通过系统查找问题，提高内审效率，通过职业判断，帮助系统查漏补缺，使系统功能更加完善。

其次，企业应建立起科学的、可量化的内控评价指标体系，对操作流程、职能牵制等有效性进行评价，完善内控环境。根据评价结果，企业管理层应及时调整风险防范策略，确保风险防范体系处于最佳状态，保证企业运营良好，实现内控目标。

（二）加大人力资源模块的开发和应用

企业要加大ERP系统人力资源模块的开发应用，让人力资源管理趋向系统化、标准化、流程化，可以在以下方面进行大胆尝试。

1.人力资源规划辅助决策

对基于企业人员、组织架构的不同设计方案，将其进行模拟运行分析，通过形象图形的直观评估，对管理者决策提供辅助参考。

对企业内部职位分别建立包括素质要求、发展通道和培训计划等要素在内的模型，通过与职位相应个人相关参数进行比较，系统会自动计算出每个员工职位及发展实际情况与职位模型要求的匹配度。

2.工资及费用核算

第一，针对公司基于不同维度的不同薪资结构及处理流程，通过系统表格及函数公式，制定相应的薪资核算方法。

第二，运用远端考勤系统，将员工出勤及与其薪酬有关的时间数据关联导入薪资系统和成本核算中，实现薪资核算、成本核算动态化。

第三，系统有效控制人员费用自申请到审批付款的整个流程，且通过集成功能，将核算数据导入财务成本核算模块。

第四，进行人员成本分析，借助ERP集成，为企业成本分析提供依据，可以预测未来人员成本情况，并对现成本与上年同期、本年预算数比较，提供相关分析数据及预警。

（三）借助ERP系统完善固定资产管理

首先，数据修改和维护权限扩大到各使用部门。现各部门固定资产变动信息只能在使用前向资产管理部门以书面方式上报，信息处理不及时。应将固定资产信息的位置变动修改权限改为各使用部门发起，资产管理部门核实后通过系统审批。这样固定资产主数据能及时更新，其基础资料更加真实准确。同理，ERP系统中，使用部门应有所辖资产查询、修改状态的权限，资产管理部门同步行使审核批准职责。

其次，ERP系统中强大的订单使用功能要充分利用。目前，内部订单尚未连接系统内固定资产模块，ERP系统固定资产主数据中单台设备成本数据未能归集统计，现有系统中每台生产设备的产能与其成本费用难以配比。每台设备应分配产量所产生的成本费用要实现最低的经济组合，其产量、成本费用须实行动态管控与梳理统计，实时监控指标的变动以使整个组合在整个流程中达到最优。

ERP系统中固定资产模块中的每台设备，借助内部订单，能归集、统计其产量、成本费用，并实时更新和维护，综合管理单台设备的所有订单，可实时监控整个设备生命周期费用，并通过与预算指标比较，提供分析和预警功能。