中小民营企业存货管理问题及对策研究

卫 巍

（陕西药材采购供应站，陕西 西安 710000）

一、前言

中小民营企业为了节省资金，会根据市场行情来购买和存储销量好、利润高的产品，因此存货较多，占用资金较大。由于中小民营企业缺乏资金和人才，规模小，品牌力远不如大企业，导致其在市场竞争中缺乏优势，在上游物资采购中缺乏话语权，交易方式都是款到发货机制。而在下游销售市场竞争压力大，在产品定价上缺乏主动性，不仅要受供应商的压价，也要受消费者的议价，自主定价能力弱，这样会严重影响中小民营企业的回款率，产生财务危机。因此，需要提高中小民营企业的存货管理能力，确保在销售计划、采购控制、存货账务和存储等全过程的科学合理，以提高中小民营企业存货管理水平，加速资金周转。

二、存货管理的目标

存货管理是指企业对货物进行采购、存储和销售等过程的管理行为。存货管理主要目的是平衡好企业存货利益和存货成本之间的尺度，确保企业能够在正常经营前提下，使得存货成本最低。

对企业而言，存货具有以下功能。一是确保企业生产经营的正常进行。企业生产经营的产品是企业最直接和重要的经济来源，为了确保生产经营正常进行，就必须存储足够的原材料，避免因材料短缺导致生产中断。二是促进企业销量。存货管理能够促进企业生产和销售的连接，提高企业适应市场变化的能力。当市场对产品的需求增加时，企业通过储备更多的产品来满足市场需求，提高销量和经济效益。三是维持均衡生产，降低产品成本。很多中小民营企业的产品属于季节性产品或者该产品的市场需求量存在较大的波动性，如果根据市场需求进行生产，就可能会造成生产资源的闲置和超负荷使用，进而增加生产成本。而通过存货管理就可以维持生产供应与市场需求的平衡。四是降低采购成本。一方面，许多供应商为了提高销量，会给企业一定的数量折扣，因此许多企业会购买一定数量的存货以获得价格优惠。另一方面，持有存货都将使企业付出相应的成本，如进货成本、储存成本、短缺成本等。因此，存货管理的目的就是在其所带来的收益和成本之间权衡，在保证正常需要的前提下，确定经济采购或持有量。

三、中小民营企业的界定及特点分析

根据我国《公司法》的有关规定，所有非公有制企业都是民营企业。而中小企业是按照企业人数、总资产和营业收入三项指标，结合行业特点划分的，中小民营企业是指符合中小企业条件的非公有制企业。

中小民营企业具有不同于其他企业的显著特点。一是生产规模小。正是因为规模小，限制了中小民营企业在融资、人才引进和管理模式等方面的发展，从而形成恶性循环，阻碍了中小民营企业的发展。二是数量多且分布广泛。截至2018年底，我国中小民营企业超过3000万家，贡献了我国一半的税收。中小民营企业遍布我国各个城市。三是经营方式灵活多样。中小民营企业的经营范围很广，经营产品种类丰富，且经营体制灵活。四是竞争力弱，破产率高。中小民营企业缺乏足够的资金、技术和人才，加上行业竞争日益激烈，其面临的破产风险就更大。据统计，我国中小民营企业的平均寿命只有5.4年，10年内的破产率高达83%。

四、中小民营企业存货管理存在的问题

1.销售计划和生产计划不合理

首先是库存短缺。很多中小民营企业为了促进产品销量，提高市场占有率，多采用提成薪资制度来激励销售人员进行营销活动。这种薪资制度本身没有问题，但容易让销售人员为提高销售业绩而不顾企业产能、资金周转情况和物资采购情况而盲目销售，导致销售、仓管、生产和物资采购等环节出现脱节问题，例如：订单很多但库存产品不足，或者原材料匮乏不能及时生产出足够数量的产品等等。这样不仅让企业订单成为空头协议，也让企业失去了信誉，流失了大量客户，不利于企业未来发展。

其次是库存停滞。为了快速给客户提供产品，缩短交货期限，很多中小民营企业会多存储一些产品，但是存储的产品越多，存货成本就越大。加上中小民营企业缺乏对市场行情的洞察力，缺乏市场调研和科学合理的预测，只是凭借近期销售情况和以往销售经验来主观判断某产品的库存数量，导致市场预估失误，存货没有销路，产品滞销，这样就会增加存货管理成本，降低单位产品的利润，进而影响企业的整体经济效益。

2.采购控制不到位

虽然很多中小民营企业具有明确的采购流程和审批流程，但形式化严重，采购价格的制定缺乏科学性，前期没有对同类产品价格进行市场调研，没有货比三家，过度依赖有数几家供应商，导致采购价格不断上涨，自己企业丧失采购价格话语权，且评审环节形同虚设，缺乏对采购市场价格的全面调查和对比分析，使得企业采购价格居高不下。同时，物资采购数量和库存数量之间没有进行全面详细的核查，物资采购具有随意性，采购物资的种类和数量并非由库存和销量决定，而是根据采购人员的主观感受决定，导致采购物资种类和数量不科学，物资滞销或产品供不应求的局面，严重影响企业产品的正常销售。

3.存货账务处理不规范

一方面，很多中小民营企业为了节省人力成本，没有派专人去进行存货账务管理，进行存货账务管理的不是仓管员就是采购人员，这些人员并非会计专业出身，不懂得财务管理工作，因此在存货账务管理上存在诸多问题，例如：出入库跟踪、登记不及时，出库根据期末存货倒算数量，直接根据到货单办理入库手续等，这就导致存货账实不符。另一方面，月末采购发票没有到，财务部门会对此类货物价格进行估算，但是由于很多企业的财会人员缺乏专业素质与能力，导致暂估价取值不够科学合理，存在较大的主观性，估价与真正价格相差较大，严重影响产品销售成本和利润，使得企业利润的计算以营业收入和营业成本为依据，计算得出的毛利润可比性低，不仅不利于计算企业真正的利润，还可能会引起税务部门的审计，存在逃税漏税风险。

4.存货存储不合理

首先，仓库设置不科学。仓库理应是全封闭式的，但是很多中小民营企业为了节省仓库建造成本和人力成本，在生产区直接建造仓库，仓库与生产区之间缺少必要的隔断与距离，这样虽然可以减少原材料、成品、半成品的搬运距离，提高搬运效率。但是，半开放式的仓库会给存货管理带来诸多问题，例如：仓库内的物资、产品的种类、数量与登记在册的信息不相符等。主要是因为封闭式仓库往往只有一个出入口，所有进库入库的货物都要登记，而半开放式的仓库有好几个出入口，有时货物搬运繁忙，没来得及登记就出库或者入库，导致账面仓管信息与实际不符。仓管信息数据不符直接影响企业的财务数据的准确性，进而影响企业财务报表以及企业的财务决策的正确性。

其次，存货防护不及时。很多中小民营企业的仓管人员缺乏专业素质，对仓库内的货物的特性不了解，不知道哪些货物需要特殊防护哪些不需要，导致防护方法不正确，很多货物因防护不正确影响了其质量和数量，例如原材料霉变、半成品受污染、成品蒸发数量等等，这些都影响企业的经济效益。

最后，存货状态不明。很多中小民营企业的仓库货物摆放混乱，一些货物缺乏标识或标识损坏不清，这些混乱的存放和标识不清问题会增加月末库存盘点核算工作量，而且标识缺失和不清会导致盘点核算出错，影响最终的盘点核算结果的准确性。除此之外，很多中小民营企业的仓库缺乏必要的安全保障措施，例如：缺少灭火器、防火间距、火灾监测系统和自动灭火系统等等，导致仓库很容易爆发火灾且不容易及时扑灭，会给企业带来极大经济损失。

五、加强中小民营企业存货管理的对策

1.明确各部门职责

中小民营企业要想做好存货管理工作，就要先明确各部门职责，其中销售部门是中小民营企业所有业务的源头，连接着采购、仓管、生产等部门，每笔订单都需要经过采购部门和仓管部门的审批后才能生效。因此，应该由销售部门带头进行本企业的所有订单合同的评审和审批工作，生产部门和质监部门要对拟签订的订单进行生产技术和质量检查负责，采购部门要与仓管部门联系确定好采购物资的种类、数量和交货日期，财务部门要对所有订单信息进行登记和审核，将订单内的所有成本和利润进行核算，结合实际采购物资的种类、数量、采购交期、生产日期、交货日期、资金流动情况以及我国法律对合同条款的相关规定进行审核，确认与客户签订的合同具有法律效力，然后再按照签订的合同中的内容进行物资采购、生产和仓库管理等工作，将各部门的工作和职责明确清楚，才能避免部门间推卸责任导致存货管理紊乱的问题，才能提高中小民营企业存货管理效率。

2.控制存货采购成本

首先，要对企业采购人员进行专业培训教育，要让他们养成采购定价都要依据市场调研结果来确定的习惯，而非主观臆断或依赖某几家供应商的报价，要深入市场进行调查，掌握物资采购报价话语权，这样才能在采购环节压低存货管理成本，提高企业利润空间。其次，要建立完善的奖惩机制和绩效考核机制，对采购人员的采购工作进行考核。主要是针对采购人员吃回扣和中饱私囊等行为进行严格惩戒，将采购人员的灰色收入透明化和规定化，对采购人员制定详细的采购奖励方案，可以将采购人员通过有效的采购行为为企业节省的成本的一部分作为采购人员的奖金，激励采购人员制定性价比高的采购方案，这样可以提高采购员人低价采购优质物资的积极性，减少吃回扣和中饱私囊等违规行为，对发现的吃回扣和中饱私囊的采购人员进行严惩，确保在采购环节企业能够采购到性价比最高的物资，这样才能有效控制存货采购成本。

3.合理进行账务管理

首先，要派专人进行仓库管理，建立完善的仓库管理制度，尽量将仓库设置为封闭型仓库，如果难以做到，要对敞开式仓库和半开放式仓库进行专门的管理，将仓库划分为不同的仓储区域，不同仓储区域存放不同的物资和产品，不得乱放，且建立严格的货物出入库登记制度，尽量只在仓库设置一个出入口，如果设置多个出入口就要分别统计出入口物资和产品，并在当天汇总完毕，避免漏记导致的账面物资信息与实际不符的问题。其次，要用ERP的权限功能来设置最优库存量。采购人员根据最优库存量来制定生产计划和采购计划，财务部门统一审批采购部门和生产部门制定的生产采购计划。再次，采购人员需初步确定各类物资和产品的出入库状态（数量和种类），提交出入库信息单给检验人员进行复验，采购人员利用收货单和质检合格单到仓库申请入库，仓管人员核实请货物数量和种类后将货物入库，如果入库货物超采购计划，则需要上报给总经理，根据总经理指示进行下一步操作。最后，仓管人员根据生产部门的生产计划和领料单进行出库操作，做到单据、货物和账目同步进行。财务部门月末进行存货暂估时，应该根据采购合同和结算价进行存货估价，避免主观臆断估价行为，并且要对估价人员进行严格的绩效考核，避免估价误差较大。同时，要对仓库内的货物及时盘点，及时发现损坏、变质和数量减少的货物，及时采取措施止损，避免损失扩大。

4.完善存货储存管理

对不同种类的货物要及时分类存放，并设置好每个货物的标识，确保每个货物的标识清楚且准确，并将货物标识信息及时录入到仓管系统中。同时，制定科学合理的货物防护措施，对需要特殊防护的货物进行专门的防护。为了确保仓库货物都保存完好，需要加强仓管人员的培训教育，提高仓管人员的货物防护和管理水平，也可以聘请专业的仓库管理人员，根据仓库的实际情况，制定详细可行的仓库安全管理措施和制度。仓管人员严格按照管理制度进行工作，并加强仓库的消防设施安装，确保仓库发生火灾能在第一时间发现并及时消灭火灾。同时，也要做好各部门的协同配合工作，采购业务不能由一人包办，而是将其分为存货采购、存货保管、采购计划制定、订货、验收和结算等内容分别派人管理，责任落实到人。采购人员只能根据批准的采购单进行采购，不能擅自改变采购物资种类和数量。采购单必须经过审核后方可结算付款。采购货款必须经过银行结算，采购物资必须经过验收后方可入库，应付账款要及时与总账进行核对，并及时索要应付账款。引入6S管理制度，所谓6S即整理（ SEIRI）、整顿（ SEITON）、清扫（ SEISO）、清洁（ SEIKETSU ）、素养（ SHITSUKE）、安全（ SAFETY）六个项目，提高存货管理效率。

5.规避汇率和存货价格波动风险

任何货物的价值都会受市场汇率和原材料市场基准价格波动影响，尤其是中小民营企业，它们抵御外界市场价格波动风险的能力较弱，需要做好预防措施来规避汇率和存货价格波动风险。一方面，可以利用金融工具来规避汇率风险，例如：购买银行推出的汇率较高的金融产品来规避汇率风险等。另一方面，可以聘请专业的理财专家，利用期货套期保值功能来规避存货价格波动风险。

六、结论

中小民营企业要想提高自己的盈利水平和市场竞争力，就要重视存货管理工作，建立完善的存货管理制度，严格落实存货管理制度。目前，我国很多中小民营企业在销售计划和生产计划制定、采购管理、存货账务管理、存货存储管理等方面存在问题，严重影响了中小民营企业的存货管理质量和效率。中小民营企业需要通过完善的存货管理制度来明确采购、生产、仓管、财务等各部门职责，明确各部门工作内容，按部就班执行，加强采购管理、账务管理和存货管理，并利用金融工具来规避汇率和存货价格波动风险，努力提高中小民营企业存货管理水平。只有这样，才能提高中小民营企业的市场竞争力，促进中小民营企业的可持续发展。