森林火灾档案管理及应用

张念慈，许志峰，刘 欣

（黑龙江省森林保护研究所，黑龙江 哈尔滨150081）

森林火灾档案是根据林火发生、蔓延、扑救、熄灭以及火灾调查、分析和火案处理的原始记录进行整理、编制形成的规范性文件资料[1]。森林火灾档案是研究林火发生一般规律、总结防火经验教训、制定防火预案、评估火灾损失的基本依据,是获得火灾情况的主要来源和展开森林防火研究的重要资料，对森林防火工作具有重要的指导意义和参考价值。

森林火灾档案管理是森林火灾档案资料的收集、整理、保管、检索等工作的总称，是森林防火管理工作中一个重要组成部分。森林火灾档案管理是对森林火灾历史性资料的累积过程，是组织预防和扑救森林火灾的信息来源，是实现森林防火现代化和数字化管理的基础。

1 森林火灾档案管理现状及存在的问题

1.1 重视程度不够,档案管理分散

森林防火单位对火灾档案重视程度低，认为火灾档案工作不是防火工作的重点，档案只要不丢失、不泄密、能够满足查找和外调就可以了，忽视了火灾档案的功能性。在管理过程中，将火灾档案与防火预案、会议记录等其他类别的防火档案归在一起进行管理，导致火灾档案分散、管理混乱。

1.2 内容和格式不规范，记录内容不完整

档案记录内容杂乱，格式不统一。记录人往往根据自身工作习惯进行记录，有的仅记录重要的常规火灾因子，而忽视其他信息；有的火灾相关因子未记录或仅记录一部分，存在想记什么记什么，有什么记什么的情况。档案记录信息不全，致使档案资料缺失。

1.3 管理水平低，管理力量薄弱

森林防火单位缺少专职火灾档案管理人员，多数是兼职管理人员甚至是无管理人员，大部分人员未经过专业的档案管理培训，对档案业务流程了解不够，档案的管理意识薄弱。日常的档案管理就是将档案资料装入档案盒中，未及时进行分类整理和归档等工作，影响了火灾档案主要功能的使用和发挥。

2 森林火灾档案管理

2.1 森林火灾档案建立应包括的主要内容

森林火灾档案记载了每一起森林火灾从发生到结束全过程的各类信息，档案内容的完整性、准确性尤为重要。规范、完整、系统的档案内容是火灾档案管理最基本要求。

1）林火原始记录。林火原始记录是森林火灾的最初始的资料，也是最有价值的记录。当森林火灾发生时，值班调度人员接到信息的第一时间要进行记录，记录内容包括林火发生、发展及扑救情况。具体应该有起火时间、起火地点、报火时间和单位、发现方式、热点编号和坐标、火场气象、林相、火场指挥员、扑救过程和扑救情况（出动人员、出动交通工具、扑火机具设备、航空消防情况、人员伤亡、过火面积）等。

2）火场示意图。火场示意图是火场宏观情况的静态图。在示意图上标注起火地点、火场范围、风力、风向、扑火队伍布置、林相、道路和河流等信息。

3）火场态势图。火场态势图是记录火灾发展的动态图，是火场现状和发展态势的图形化表示。图纸上应标注火场名称、起火时间、起火点地理坐标、起火原因、前线指挥部、扑救队伍、扑火机具、天气情况、火场边界、火头、烟点、火线（已灭火线、燃烧火线的发展势头）和具体扑救方案及执行情况等综合信息。

4）火场前指文件。火场前线指挥部的文件是最直接最翔实记录火灾处置过程的资料，包括火场前线指挥部所有记录火场情况的文件和资料，主要有前指会议记录、火场总指挥签发的扑火命令、向上级的请示、报告、对扑火分指及扑火队伍下达的命令及火场督查情况等。

5）火场调查报告。①火因调查报告及火案处理。先确定火灾类型。自然火要详细记录起火原因、起火时间、起火点地理坐标、起火地点的照片或者影像、视频资料、林相、过火面积示意图以及火场基础设备、设施；人为火在自然火记录的各项因子基础上，还要增加火灾发生地公安部门提供的火因调查报告和火案处理结果，为火灾损失的评估提供基础信息。②森林火灾损失评估。森林火灾损失分类是火灾损失评估的基础，森林火灾损失可分为直接损失和间接损失两个部分。森林火灾直接损失包括林木资源损失、木材损失、非木质林产品损失、固定资产损失、流动资产损失、农牧业产品损失、火灾扑救费用、居民财产损失以及人员伤亡损失等；森林火灾间接损失包括停减产损失、灾后处理费用、森林生态价值[2]。

6）照片、影像、视频资料。在森林火灾发生过程中所形成具有保存价值的摄影、摄像资料。即能全面记录火灾发生、发展和各级林火队伍处置火灾的主要环节的影音视频资料，并进行分类和整理，附带简要说明，以插图的形式丰富文字资料，力争全景式地反映火灾发生到处置的全过程。

7）气象资料。气象资料是记载火场及周边的温度、湿度、风向、风速及扑救过程中气象变化情况的材料。应由火灾发生所在地的气象部门及林火气象站提供气象分析数据。

8）林火扑救的文件资料。在林火扑救过程中，各级主管部门对火灾的重要指示、命令、批示、明传电报、重要火情资料，对下级所下达的命令、指示、明传电报，以及转发的文件等文字资料。

9）火案分析和案例评估。森林火灾结束后，由火灾发生地森林防火单位或部门组织开展火灾分析研讨会或火灾案例评析会，分析火灾发生原因、火场概况、火灾预案、扑救战术、扑救过程中存在的问题，总结经验教训等。

2.2 森林火灾档案管理应遵循的相关规定

1）原则。森林火灾档案作为专业化的科技档案有其专业性和特殊性。因此，森林火灾档案的建立原则有别于其他科技档案，要遵循一起火灾一卷、一卷一号的原则。

2）收集。收集工作是档案管理中的首要环节，也是最基础的环节。收集的资料是否全面直接影响到整理、归档等工作环节的质量，是衡量归档工作最基本的标尺。凡是涉及林火发生和扑救的有关文件材料均需进行收集，保证收集归档的文件材料的齐全、完整，签章手续完备，从而实现火灾档案的规范性。

3）整理。整理工作是将分散的资料和需要进行条理化的资料统一分类、整理、组合、排列、编目，以构成有序整体的过程。整理工作是归档、保管、统计和检索工作的基础，是保证档案的完整性、准确性、系统性的基本环节。

火灾档案以森林火灾的防火期进行分类整理，在整理过程中，特别要重视的就是火灾编码方式和火场命名方法。火灾编码参考《中国森林火灾编码》进行编写，火场名称的命名方法参照《森林火灾名称命名方法》进行命名。一场森林火灾扑灭后，应立即对相关火灾资料进行整理，拾遗补阙，及时归档入卷，保证档案的完整。

4）保存期限。火灾档案由于其特殊性，所有档案资料需要永久保存。

5）检索方法。通过检索软件建立档案资料查询平台，方便火灾档案的检索和使用。

6）保管措施。每一个防火期结束后，火灾档案管理人员应将本防火期所有的火灾档案交到档案室统一保管。每年的年底前之前要完成对本年度档案文件的收集、整理、立卷、归档工作。

火灾档案的保管应有标准化的档案室或者独立的档案柜，配备档案专职或者兼职管理人员，实行系统管理。档案管理人员需要经过档案管理知识的培训，具有一定的防火专业素质和专业技能，掌握火灾档案工作的方法和流程，达到档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

7）保密性。森林火灾资料应由森林防火单位进行统一的管理和信息发布。其他单位、部门需应用和查借阅火灾资料的，要经单位的主管领导批准完善相关手续后才可以提供使用，未经批准不得对外披露森林火灾信息。

2.3 森林火灾电子档案管理

随着档案管理工作的数字化和信息化，建立电子化火灾档案已是必然趋势。森林火灾电子档案是指森林火灾档案的纸质资料转化为数字化档案信息，以数字化形式进行存储、管理，形成一个整体有序、结构合理的档案文件。

森林火灾电子档案能有效地弥补纸质档案管理的缺点，具有以下几方面优点：一是档案文件内容规范、格式统一，能提高档案管理效率；二是便于档案的整理，降低错误率；三是提高了档案安全性；四是查询档案资料方便、快捷、高效；五是档案文件资源可以实现共享，便于传输和使用，不受时间和空间限制；六是档案文件的保存环境和保存条件要求低。

森林火灾电子档案要与纸质档案保持一致性。建立森林火灾电子档案，按照年份、防火期对档案文件进行命名，在其目录下建立一个独立的以火场名称命名的子文件夹，再根据文件资料类型建立多个以内容命名的（如文本资料、照片、视频等）二级文件。文件格式按照日常使用惯例选择，文本文件一般是以.doc或者.pdf格式保存，重要的指示、批示等文件资料有电子版的直接保存，若是纸质文件形式的应采用扫描方式保存其电子版格式文件；照片一般是以.jpg格式保存；音频、视频和媒体报道一般是以.wmv、.avi、.mpg的后缀格式保存。同时，应建立相关链接，便于查看和查询。

每一个防火期结束后，档案管理人员应将本防火期的森林火灾电子档案进行录入、整理、保存和数据备份。备份数据可以选择硬盘存储或者刻录成光盘存储，在硬盘或者光盘标签上应标注时间、编号和火场名称，或者通过云数据方式进行档案资料存储，以防止因计算机损坏造成文件损失和丢失，确保火灾档案资料的安全性。每年的年底前应完成对本年度电子档案文件的整理、归档和存储工作。

3 森林火灾档案应用

3.1 探索本地区森林防火工作的一般规律

森林火灾档案是多年森林火灾数据的累积记录，通过对森林火灾发生季节、火灾发生原因、地域分布、森林火灾各时间变化、空间变化等数据的整理和分析，可以归纳总结出本地区森林防火工作的一般性规律，建立重点区域预防和扑救模型。自然火相对集中的地区，要特别注意雷雨季节、高温天气的重点防范工作，加强巡视瞭望，做到及时发现及时扑救；人为火相对集中的地区，在农事生产、林下经济生产的季节要死看死守，特别是群众用火方面，如各种民风民俗的危险火源（清明上坟等）要严加管理，加大野外巡查力度，加强重点时段预防工作。做到重点时期、重点地点实现专业队伍的重点布防，提高森林火灾预防和扑救能力，减少森林火灾的发生和潜在损失。

3.2 支撑森林防火宣传教育工作

根据每一年度的森林火灾档案记录内容，可以总结本年度森林火灾工作中存在的问题，采用森林火灾案例形式进行警示教育，做到森林防火工作群防群治。如人为火灾发生频率高、林情和社情复杂的地区要加强宣传教育工作和野外巡护督查力度，最大限度地提高人们防火的观念和意识，降低森林火灾发生的频率。宣传的形式应多种多样，如发放《森林防火宣传手册》，利用本地电视、广播等媒体播放森林防火宣传片，深入群众中进行森林防火知识讲座等。

3.3 有效指导森林防火实践

1）划分重点森林火险区域。根据火灾档案记录的内容总结出森林火灾发生概率、高火险地区信息、综合森林火险等级、森林资源分布情况和气象条件等因子，划分重点森林火险区域，实现重点地区重点管理。

2）预设防火隔离带。通过火灾档案综合统计分析，找出本地区火灾高发、易发、多发的区域，再结合当地的山形、地貌、谷地、草塘、河流、湖泊等情况，采用合适的方法开设防火隔离带，起到阻隔森林火灾蔓延的作用。

3）制定防火预案。通过火灾档案综合统计分析，找出本地区的森林防火特殊区域、特殊时段的一般规律，结合本地区预防和扑救力量的分布情况及设施设备的装备情况，制定出适合本地区切实可行的森林火灾预防和扑救方案。

4）进行火灾案例分析。通过森林火灾档案的整理，找出典型的火场案例，分析火灾发生原因、火场概况、火灾预案、扑救战术、扑救过程中存在的问题，总结经验教训，为防火预案、制定和森林火灾的扑救技术和能力的提升提供翔实的依据。

5）建立森林火险等级预警。森林火灾档案资料可以提供森林火险等级预警基础参数，根据本地区实际情况建立森林火险等级预警制度。一旦有森林火灾发生，能够高效有序地实施林火扑救。

6）提升森林火灾扑救能力。森林火灾档案能较为直观地反映本地区地形、地貌、气象条件、林相变化等火场因子。在森林火灾发生时，根据掌握的火场情况，能合理地制定扑救战术、选择有效的扑火工具，使用适合的防护设备，有预见性地减少扑救过程中的安全隐患，有效地提升扑救能力和安全保障。

7）为灾后恢复重建提供依据。利用森林火灾档案提供的火灾损失面积、森林蓄积减少程度、灾后林相发生的变化、林业设施设备的损失评估等数据，计算出森林火灾的灾后损失，为森林火灾的灾后恢复重建提供科学的依据。

4 结语

森林火灾档案管理工作需要不断地积累经验和创新方法，将森林火灾档案管理逐步推向规范化、制度化和数字化，以提升森林火灾档案的现代化管理水平，为森林防火的科学研究、技术评估、防火预案的制定和扑救技术的提升提供科学依据。