浅谈运用项目管理思维开展合同履行监管

刘云　张正彬

【摘 要】 如何做好合同履行监管是近期研究的一项重要内容，本文从项目管理的角度分析了合同履行监管应重点关注的几个问题，研究了合同履行监管的主要思路和方法，对后续实施合同履行监管具有一定的参考意义。

一、概述

项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程。项目管理是对一些成功地达成一系列目标相关的活动（譬如任务）的整体监测和管控。这包括策划、进度计划和维护组成项目的活动的进展。合同履行监管是指运用一系列的管理方法对整个合同履行实施监管，监督合同履行单位实施策划的活动，使其符合合同约定的要求。

二、项目管理在实施合同履行监管中的应用

（一）参与前瞻管理

装备监督者身处装备监造一线，对承制单位合同履行的能力掌控较强，能够比较真实完整的评价承制单位合同履约能力。为了更好的对合同实施监管，在合同谈签阶段，应参加合同订立准备工作，积极了解掌握承制单位生产条件、质量保证水平等实际能力水平。针对合同草案中质量、进度、费用、产品交付和售后服务，以及合同监督管理等条款，都与合同监管工作密切相关，作为合同监管工作的执行者，在全面掌握承制单位能力水平的基础之上，在正式签订合同前，应当对合同条款提出意见，若提出的意见不被采纳，项目监督者则向项目管理机构发出项目风险告知单，详细告知合同履行可能存在的问题及风险，并适时提出建议意见。

（二）突出总体策划

明确合同监管任务后，项目管理机构应根据合同监管需求合理调配资源，筹划合同监管项目负责人（项目组），并对整个合同履行监管进行策划，包括项目监管的范围与需求、项目计划时间与进度、物资采购与资源分配、风险控制等，输出“两则一案”，合同监管项目组根据“两则一案”开展监督工作，并主要从进度、质量、经费和售后服务四个方面对承制单位进行监督。一是监督承制单位按照合同约定做好合同执行进度网络图，切实做好进度监督;二是监督承制单位制定质量保证计划，履行相关质量保证条款;三是监督承制单位做好经费使用计划，督促承制单位按照规定要求管理使用合同经费;四是监督承制单位按照合同要求健全完善技术服务工作的机构或专职人员，督促其制定并落实售后服务计划。

（三）实施动态管理

承制单位在合同执行工作中，往往重视合同进度要求，而对合同约定的其他质量保证条款，往往不足以全部覆盖，造成了合同履行过程部分失去监管，进而直至合同部分节点到期才发现合同未能全部执行，这种放任事中控制，单靠事前控制与事后控制是不科学的，因此，进行合同事中控制，加强合同履行过程动态监管意义重大。在监督承制单位合同执行过程中，项目监督者参与合同的动态管理，按照总体策划的监管方案分阶段、分重点实施监督，对合同执行存在的质量、进度等风险及时评估并重点监测，对执行合同存在高风险的节点，及时下发《装备采购合同（订立/履行）风险告知单》;充分利用生产协调会、质量问题处理、巡回检查等时机，定期或不定期的对各承制单位合同履行情况进行现场巡查，加强对合同履行的动态管理。

（四）做好绩效评价

绩效评价是指运用一定的评价方法、量化指标及评价标准，对相关单位为实现其职能所确定的绩效目标的实现程度，以及为实现这一目标所安排预算的执行结果所进行的综合性评价。承制单位合同执行完成后，为了更好评价承制单位履约能力，完善承制单位合同履约数据库，为后续遴选优秀承制单位承担关键合同提供数据支撑。

三、实施合同履行监管应关注的几个方面

（一）加强项目风险管理

风险管理是识别和分析项目风险及采取应对措施的活动。包括将积极因素所产生的影响最大化和使消极因素产生的影响最小化两方面内容。合同履行过程中因各种主客观因素不可避免会出现质量、进度等风险，且这些风险会随着合同执行的进展而发生变化。合同履行监管最重要一部分工作的就是实施风险管理，识别风险并减少或化解风险造成的影响，确保合同履行始终受控在合同履行监管工作中实施风险管理的主要内容有：（1）风险识别，即确认有可能会影响合同进展的风险，并记录每个风险所具有的特点。（2）风险量化，即评估风险和风险之间的相互作用，以便评定项目可能产出结果的范围。（3）风险对策研究，即确定对机会进行选择及对危险做出应对的步骤。（4）风险对策实施控制，即对合同进程中风险所产生的变化作出反应，以消除风险或减少风险造成的影响等。应用风险管理的思维实施合同履行监管，能够有效识别并处理合同履行中存在的薄弱环节，是保证合同正常履行的有效方法。

（二）做好资格日常监督

装备合同履行监管作为一项特殊的项目，作为合同履行监管的前提，承制单位必须满足签订和执行武器装备合同资质。因此，在进行合同监管过程中，除了对合同履行的全要素、全过程进行监管之外，还要加强对承制单位资格的日常监督，确保承制单位资格满足要求。通常项目监督者结合产品质量监督和检验验收工作，通过巡回检查、询问、参加有关会议和对记录进行分析等方式实施监督。重点查看装备承制单位资格条件保持情况、质量管理体系运行情况、装备承制单位注册证书所列的装备承制范围符合情况、装备承制单位注册证书的使用管理情况、其他与装备承制单位资格保持有关的情况等。

（三）加强内外部沟通。

合同履行监管牵涉方方面面，有效的信息沟通是合同履行监管是否到位的重要方式。首先，建立良性的沟通机制。沟通的实现依赖于良好的机制，包括正式渠道、非正式渠道。应将沟通机制制度化、轨道化，使信息更快、更顺畅，达到高效高能的目的。其次，沟通从“头”开始。单位文化即老总文化，他直接决定是否能建立良性机制，构建一个开放的沟通机制。必须在承制单位内部和项目组之间建立构建起“开放的、分享的”单位文化。最后，以良好的心态沟通。在基于事实的基础上，沟通采取换位思考的方式进行，“开诚布公”、“推心置腹”、“设身处地”，否则当大家位置不同就会产生心理障碍，致使沟通不成功。沟通应抱有“五心”，即尊重的心、合作的心、服务的心、赏识的心、分享的心。只有具有这“五心”，才能使沟通效果更佳。

（四）做好信息收集处理

沟通的目的在于信息的收集处理，为了更好对合同履行进行监管，需要对合同履行信息进行收集。一般说来，影响合同履行的所有信息都是我们搜集处理的对象，包括质量信息、进度信息、经费使用信息等等，信息收集应该做好以下四个方面。一是收集原始信息力求全面。不同地区、不同部门、不同环节的信息分布的密度是不均匀的，信息生成量的大小也不相同。二是收集原始信息要可靠真实。原始信息一定要可靠、真实，要经过一个去伪存真的过程。三是信息加工要准确、及时。合同履行过程是变化的，信息也是瞬息变化的，过去的信息可能在现在派不上用场，现在的信息可能在将来毫无用处。四是保持信息的系统性及连续性。任何活动本身都具有系统性与连续性，在合同履行监管策划与执行中更是如此，对合同履行各个阶段的信息进行连续收集，从而使合同履行监管更具有弹性与延续性，在合同履约过程处理相关问题中证据更加充分，脉络更加鲜明，决策更加准确。

四、结束语

如何高效开展合同履行监管，促进装备保质按期交付是项目监督者一直研究的主题，项目管理方法作为一种成熟的管理方法在长期的实践中已经得到证明，运用项目管理思维可以指导并推进合同履行监管。后续将会有越来越多的管理方法如PDCA过程方法、精益6西格瑪管理方法等都会融入合同履行监管，共同推动合同履行监管走向一个新台阶。

作者简介：刘云（1984-），男，研究生，研究方向：质量管理

张正彬（1983-）男，研究生，研究方向：质量管理