山西卫生监督机构新冠肺炎疫情档案工作的实践与思考

龙 际

(山西省卫生健康委卫生监督所，山西 太原 030045)

2020年的新冠肺炎疫情是新中国成立以来在我国发生的传染性强、群发性高、涉及地域广、连锁反应快、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。期间，山西省委省政府对疫情防控工作提出了明确要求，省、市、县三级129家卫生监督机构按照全省各级疫情防控领导小组的安排部署，充分发挥卫生监督职能作用，依据《传染病防治法》等法律法规要求全力做好疫情防控工作，力促医疗卫生、公共卫生等领域内各项疫情防控措施落实到位，在此次疫情防控过程中形成了大量的防疫抗疫材料。2020年2月7日，国家档案局官网发布了《关于做好新型冠状病感染肺疫情防控期间档案工作的通知》中要求：各级档案部门要加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，积极争取将档案作纳入防控工作的总体部，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。随后，山西省档案馆下发的《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控文件资料收集归档工作的通知》中要求各级档案部门要高度重视疫情防控文件材料归档重作，明确收集范围，切实保障疫情防控文件材料齐全完整，加强业务指导，做好疫情防控档案整理移交工作。这些档案不仅是党和政府积极应对重大突发公共卫生事件的真实记录，也对今后疫情防控工作的查考总结、研究历史、科学决策都有十分重要的利用价值。

1 疫情防控档案工作情况

面对突发的新冠肺炎疫情，怎样全面收集，及时保管好大量的、珍贵的疫情防控材料是十分重要的。按照山西省档案馆《关于认真做好新冠肺炎疫情防控文件资料收集归档工作的通知》和《关于做好新冠肺炎疫情防控档案收集工作的函》等文件要求，省卫生监督机构主动思考，根据山西省卫生健康委《关于新冠肺炎疫情防控期间档案的工作安排》，多措并举，积极开展疫情防控期间的档案收集及整理工作，在收集过程中紧紧围绕疫情防控、复工复产、民生教育、爱国卫生等重点工作内容，对全省的卫生监督防疫档案资源进行专题研究、分类编研，并将编研成果及时报送。

1.1 认真履职，强化疫情防控期间的组织领导

疫情发生以来，各级卫生监督机构高度重视疫情防控档案工作，第一时间成立疫情防控档案领导组，并以原机构档案分管领导、档案专管员及档案管理制度为基础，全面开展卫生监督防控疫情档案的收集和整理工作。针对疫情期间产生大量工作资料的现象，全省卫生监督机构根据卫生监督不同业务专业实际，指派专人规范管理在疫情防控期间产生的各项文件资料，确保各项档案资料专业、完整和安全。

1.2 统筹收集范围，加强分类指导，确保工作落实到位

1.2.1 制发文件，明确归档范围 省市两级卫生监督机构职能部门及业务处(科)室分别针对本专业制定专门的档案收集计划，展开有针对性的专门调查收集。以“应交尽交、能交则交”的原则，随时形成、随时收集、随时归档的方式，及时做好资料的收集及归口管理，确保疫情防控档案资源完整齐全，归档文件材料准确、规范，符合档案工作的相关规定。组织编写出台了《山西卫生监督系统新冠肺炎疫情卫生监督防控工作文件材料归档范围和保管期限表》。

1.2.2 结合实际，分类指导收集 省市县三级卫生监督疫情防控人员对已收集整理的防疫档案进行系统分类、梳理、编目及保存。在具体档案工作中建立健全了6项新冠肺炎疫情档案收集管理机制，专职档案员主动对接相关业务处(科)室及各市县机构，进一步了解掌握档案材料形成情况，明确归档流程和整理标准，为高质量做好档案材料整理移交奠定了基础，让档案记录留下可追溯的“影子”。在此基础上建立省、市、县卫生监督新冠肺炎疫情防控档案专号，充分发挥档案对卫生监督工作查考研究和经验借鉴的重要作用。

1.2.3 创新方式，确保档案完整 结合卫生监督工作实际制定《山西卫生监督机构新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档清单》，省市两级卫生监督机构按照疫情防控档案工作特点“单独归档，各归各档”的思路，根据文件来源、时间、内容及形式等进行层次化、类别化的分类归档整理，确保档案完整。同时要求各单位将归档文件按照“事由原则”进行排列，会议材料、工作方案等确定类目做到层次明晰，便于查找。

1.3 档案收集情况

截至目前，省、市两级卫生监督机构已收集各类疫情防控文件材料480余件，其中照片3千余张、音视频73个、实物203件。

2 工作中存在的不足

全省疫情防控已经防控工作已经取得阶段性成果，目前疫情防控工作进入常态化，卫生监督机构疫情防控档案的收集是今后工作查考、历史研究的重要依据，是疫情防控工作的重要组成部分，但在前期的疫情防控档案的收集整理工作中还存在不足。

2.1 管理体制不够健全

虽然各级政府、机关部门都成立了抗疫领导小组来面对突如其来疫情，但其设立是临时性的，这种临时设立的机构工作重点在于疫情本身，作为与之相关的档案收集工作存在“政令”没有长久性的尴尬，因此无法将档案收集工作纳入应急工作部署中。

2.2 档案资料收集归档不及时

由于各个业务人员对档案工作的重视程度参差不齐，造成档案资料归档是否及时归档没有参照性，很容易造成档案的流失或资料不够齐全完整。有时文件类资料比较齐全，但是照片、视频等声像资料很多已经难以收集齐全。

2.3 对疫情防控档案业务不熟

多数卫生监督员没有遇过重大突发事件，在应对突发事件的档案工作过程中难免手忙脚乱，对突发事件的档案收集整理更是不明所以。疫情防控中形成的各类汇报、总结、卫生监督文书等很多都有前后联系或相互印证的关系，哪一份该归档，哪一份该剔除，难以把握。有些疫情防控工作跟日常监督工作紧密相连，疫情防控档案是单独分类归档还是列入日常档案归档范围，很难区分。

3 思考与建议

由于卫生监督疫情防控档案来源范围广、数量大，类型复杂、载体多样，其保管主体和利用目的也不尽相同。因此，对档案的收集和分类就显得尤为重要。卫生监督机构的疫情防控档案要按照全省档案工作安排和要求，力争在本系统行业内做到分级协调、统一标准，做到档案工作有针对性和实效性，为打赢疫情防控阻击战作出贡献。

3.1 按类进行收集及编目，为今后服务利用奠定基础

对不同地区、不同专业的卫生监督疫情防控档案实行分类指导，继续加大围绕疫情防控、复工复产、民生教育、爱国卫生等重点内容开展档案收集，合理制定疫情防控工作文件材料收集范围和档案鉴定标准。对不同来源、不同专业和不同载体的档案采取相对应的管理办法和保存措施，体现档案工作的真实性、完整性和可利用性，充分保证卫生监督疫情防控档案的收集和管理的质量，为今后疫情档案的服务利用打好基础。

3.2 注重新业态方面的收集，提升档案工作效果

疫情的突发性和不确定性决定了防疫材料具有来源分散、内容广泛、类型多样、关联繁杂等特点。除了传统纸制档案外，要注意发现防疫抗疫过程中产生的大量音频视频资料，特别是新载体所承载的新内容，各卫生监督机构要与自媒体、新媒体、融媒体主动对接，做好视频资料和网络资料的收集。同时要主动收集政府部门及相关组织在新闻媒体网站和微信公众号等抗疫专题栏目中发布的材料，特别是要重点收集在抗疫防疫一线工作中形成的照片、录音、视频及媒体制作的采访记录和专题片。

3.3 建立健全配套制度，推动工作融合互促

健全的制度保障是疫情防控档案工作得以有序科学开展的基础。反之，缺少规范化的档案工作指导就会造成社会记忆的缺失，从而影响到疫情防控工作的高效与协同。有针对性地制定卫生监督防疫档案工作制度，进一步明确疫情防控期间机构的设置及人员的职责；档案的收集范围、鉴定标准、保管措施、安全保障等制度是十分必要的。同时要强化疫情防控期间档案工作的全过程监督，精准施策，实现对防疫工作档案的前端控制、动态管理，使档案工作与疫情防控工作实现有机的融合。

档案工作是推进国家治理体系和治理能力现代化的重要手段，是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。这次防疫抗疫的经验教训，对建立健全重大突发公共卫生事件相关档案的收集、整理、保护和利用提出了更高的要求，我们一定要总结经验，吸取教训，主动作为，提前介入，从推进国家治理体系和治理能力现代化的高度做好防疫抗疫档案工作，不断加强和完善疫情档案管理，提升突发公共卫生事件档案的治理能力和利用水平。用档案人自己的工作记录好防疫经过，讲好抗疫故事，为抗击疫情贡献力量。