制度视域下联合办公空间紧张状态的演化与平衡研究述评

刘贝妮 赵海珠 卢 强

(1.北京工商大学商学院； 2.广东财经大学金融学院； 3. 北京工商大学电商与物流学院)

1 研究背景

国家信息中心分享经济研究中心发布的《中国共享经济发展报告(2020)》显示，2019年共享经济市场交易额为32 828亿元，比上年增长11.6%，共享经济参与者人数约8亿人，涵盖了生活服务、生产能力、交通出行、知识技能、房屋住宿等重点领域。与此同时，“双创”热潮持续席卷，数字经济革故鼎新，依托现代信息技术与融合创新典范，多样化和云端化的工作模式逐渐成为组织领域的主要图景。传统雇员社会正在下沉，员工不再囿于固定的办公场所。在共享经济和数字经济的风口下，组织边界更开放，工作形态更灵活。合作能够促进创新，达成共识，通过知识共享改善学习。为了促进合作，公司越来越多地在联合办公空间开展工作，联合办公作为一种工作模式的新业态，重塑和赋予了简单“工位”更多的可能性。联合办公空间是指不同组织、团队或个人在特别规划和设计的办公空间中共享办公环境，通过灵活的搭配和工作场所布置来促进横向和纵向互动[1]。与传统的开放式办公室不同，联合办公空间具有共享性和可变化性特征，支持个人或团队流动形式的“游牧办公”和小组形式的“固定办公”。这些特征包括办公桌轮用政策、休息区、谈话区等各种功能区域的设置，以及其他越来越成为当代办公室景观标志的共享空间[2]。

联合办公空间逐渐扩增和风靡，世界500强企业也正逐步将部分创意或设计团队转移入驻至联合办公空间，但已有研究涌现出一些观点，认为其加强合作的功能常常不能有效实现[2，3]。学者们发现，灵活协作的办公场所设计通常会带来冲突[4]，触发属地占有[5]，破坏合议性[6]，并减少了办公场所的知识共享和互动能量[1]。尽管人们期望通过联合办公空间增加协作，享受社群的生态价值，但是联合办公空间的用户往往会在社会互动中产生孤立感，甚至是社交退出[2，7]。由此，解决联合办公空间中出现的紧张矛盾，并挖掘组织期望和用户体验之间的不匹配成因，是联合办公空间更好地发挥效能的重要前提。

既有研究认为，一些联合办公空间呈现出“紧张状态”，即联合办公空间设计的组织期望与用户体验之间产生错位，并在很多方面提到了可能存在的紧张状态，如工作场所干预的结果复杂[4]，改变空间使用的实践[6]，空间表现、实践和想象之间的冲突[8]等。本研究基于制度视域，拟分析用户为了在联合办公空间取得合法性而采取的规制、规范和认知行为，以此解释紧张状态在联合办公空间日常生活中是如何演化和加剧的，并基于新制度理论的“能动性”和“异质性”思想，提出紧张状态的平衡机制。最后，为联合办公空间的原型设计者以及用户管理者提供管理策略和方法。

2 研究方法

国内组织管理领域的学者，对于联合办公空间的研究关注相对较少，涉及相关空间模式，如创客空间、孵化器等方面，但主要集中于创客空间的商业和发展模式[9]、孵化器服务模式[10]等方面，较少有研究将视角聚焦到空间中的社会互动和紧张状态上。由此，本研究主要关注国外组织管理领域的相关文献。首先，在Web of Science中搜索确定最初的文章库，研究使用了与“联合办公空间”相关的关键词，如collaboration & office; collaborative building; collaborative office; collaborative workplace; collaborative space; flexible office; hot-desking; open space; open-plan office; activity-based office; activity-based workplace; new ways of working; non-territorial office; non-territorial workplace; non-territorial space; office design等进行搜索。这些关键词是通过初步的文献检索确定的，旨在发现学者们用来研究办公空间设计、使用和管理的最新趋势的关键概念。在阅读了标题和摘要后，排除明显无关的论文，确定了191篇有关联合办公空间及其对工作、管理和组织的影响的研究。其次，本研究通过以下标准，对初始搜索的文献结果进行筛选和整理。根据研究主题，文献应涉及或重点关注共享开放的办公空间和场所、灵活工位的办公室布局，以及员工配置和管理等方面。由此，筛选出51篇符合本研究主题的相关文献。最后，查验参考文献清单，运用文献追踪法补充相关的材料，最终确定相关文献69篇。

本研究运用CiteSpace软件对69篇文献进行计量分析，识别联合办公空间研究的总体脉络，诠释目前国外联合办公空间研究的整体趋势。时间区间文献的起止时间：1998～2019年(每年为一个分区)。同时设置被引频次阈值为top50，生成基于文献共被引的联合办公空间研究知识图谱，在Layout中选择以时区模式呈现，结果见图1。图1中的节点表示关键词出现频率，关键词出现的频率越高，其标签字体越大，节点圆圈也越大。两个节点间的连线代表关键词之间的共现强度，连线越粗代表两个关键词的共现强度较高；连线颜色的深浅则反映了关键词的共现时间，颜色越深代表时间越近。

从关键词的共现时间来看，早期研究多关注组织和办公空间的变化带来的影响，如员工的反应、满意度和其工作表现，以及带来的有关隐私、边界、企业文化等方面的问题。之后文献研究逐步过渡到对灵活组织形式或办公形式带来的物理环境的变化，并关注管理意义建构和信息技术对办公形式的影响。近年的研究则关注新型办公形式(如便于活动的灵活办公空间)，这也引发了更多对办公空间设计、员工交流和协作、员工行为变化和工作满意度等方面的关注。由此，不难发现，现有对联合办公空间的研究中，已经开始涌现出一些关于隐私性、边界设置、悖论关系、灵活性等呈现出矛盾关系的研究趋势，并随着新的办公形式的出现而逐步深入。

在69篇样本文献中，有32篇文献涉及到紧张和矛盾的表述与思想，对其进行详细梳理(见表1)。

表1 联合办公空间紧张状态演化的文献梳理(按年份降序)

通过对文献的梳理，提取出了联合办公空间研究中包含的紧张和矛盾关系。一些文献中明确提到了紧张状态；另一些文献中，紧张状态则是隐含的，表现为联合办公空间用户反复出现的挣扎以及不适、压力和焦虑的状态。文献中涌现出联合办公空间3个主要紧张状态，包括：①灵活性与结构性；②流动性与稳定性；③可及性与隐私性。对于每种紧张状态，本研究从制度视域进行管理策略的分析，并探究这些紧张状态在管理者和员工的社交活动与社群互动中是如何演化及平衡的。

3 联合办公空间紧张状态演化

基于制度理论，联合办公空间作为一种开放的组织生态系统，其用户想要获得意义和实现自身稳定，前提是必须获得制度环境中的合法性[35]。组织场域的合法性来源有三方面，即规制合法性、规范合法性和认知合法性[35]。联合办公空间里的用户为获得价值与稳定，会不断地强化自身的合法性，因此带来与联合办公空间原型设计相悖的结果，演化为灵活性与结构性、流动性与稳定性、可及性与隐私性3种紧张状态。

3.1 灵活性与结构性

3.1.1灵活性导致的紧张关系

一方面，联合办公空间通过设置灵活的座椅、可调节的设施，以及支持多地点工作的数字技术，获得了操作的灵活性；另一方面，固定需求和结构性安排，部分程度上影响了个人和团体如何使用其办公空间。这些固定需求和结构性安排，包括例行任务、工作的相互依存性、严格的截止期限等，意味着工作具有一定的僵化性，且需要合作才能推进。已有研究表明，联合办公空间固有的灵活性会与这种刚性要求相冲突，从而在多个方面阻碍个人和集体的工作效能。

(1)灵活性导致的协调障碍由于工位的易变性，联合办公空间的用户在面对一些至关重要的计划外或自发性会议时，如果需要寻找或者涉及到其他不在同一办公地点的同事，可能会面临额外的协调困难[7]。此外，即使每个人都可以触手可及、随时待命，但由于会议室和合作区域可能被其他小组或工作团队灵活而频繁地使用，合作者面临着难以及时寻找到合适会议场所的窘境[14，17]。由此，联合办公空间提供的灵活性，通常会转化为员工位置和可利用空间的不可预测性，从而产生一些妨碍组织集体工作的协调性障碍[7]。这些障碍可以通过技术得到部分解决。例如，通过即时通讯、共享日历和远程会议等方式，与不在同一办公地点的同事频繁沟通和互动，从而维持联合办公空间中的合作黏性[7]。但不可避免的是，由于异步通信量的增加以及虚拟互动中非语言线索的丢失，合作中的损失仍然可能发生。

(2)灵活性导致的办公时间增加联合办公形式减少了“并行时间”，限制了个人对集体工作贡献的可见度，即由于不在同一办公地点同时工作，个人会觉得自己对工作的贡献不能及时被管理者和同事识别，这种非可视化增加了磨洋工的风险[31]。另外，为了显示自己一直处于工作状态，有些员工倾向于主动可视化和外显自己的工作。已有研究表明，联合办公空间的用户，倾向于通过使用即时通讯技术和电子设备，使管理者和同事与自己保持实时联系[11]。这样，联合办公空间的用户可能会工作更长的时间，并将办公空间扩展到家庭和私人领域。由此，这种减少的“并行时间”虽然增加了灵活性，但可能导致员工采取结构化的联系，以证明自己绩效表现的合理性。

(3)灵活性导致的无效流动即使员工的任务是一些惯例性的、静态的工作风格，但联合办公空间的用户，也被期望应该在办公室四处走动、经常更换办公位置，以显示在社群中的互动和交流[26]。结果是，联合办公空间的用户，不得不经常做一些他们认为琐碎且微不足道的事情，包括不断地布置工位，并持续寻找更为合适的工位，存储、携带和检索工作所需的资料等事务性工作[24]。

3.1.2制度视域下结构性需求的冲突演化

灵活多变的联合办公空间，旨在使人们能更好地协调、控制和安排个人与集体的工作[17，36]。然而，内在的灵活性在面临协调小组工作和日常工作规定有关的结构性需求时，常常出现冲突。这种冲突导致联合办公空间用户想要获取合法性和价值意义，就要以灵活性降低、合作互动失调、工作量增加为代价。由于不在同一办公地点，使得员工需要对管理者和同事负更多的责任，如随时待命、频繁远程沟通等。由此，在应对灵活性导致的紧张状态时，联合办公空间的用户会采取一些制度化的管理措施。

(1)规制合法性策略：增加小组会议频率获取结构性管理者经常会通过设立规则(如增加小组会议的频率)，来获取某种结构性[7]。结果是，联合办公空间的用户，将大部分时间都花在与小组会议中的成员进行互动上，进而挤占了员工与同一工作地点其他工作小组同事进行非正式交流的机会和时间[28]。这样，联合办公空间的用户将精力集中在现有的合作上，限制了其进行新合作的可能性[4]。由此，联合办公空间的社群性价值将被削弱。另外，小组会议频率的增加，进一步加剧了对合作区域和会议室的占用，使得其可利用性和灵活性降低[12，28]，从而加剧紧张状态并引发了另一个矛盾，即联合办公空间降低了组织安排临时会议的可能性，进而阻碍了非正式合作[28]。小组会议频率的增加，是一种通过规制获得合法性的行为，旨在通过强化正式小组结构内形成的协作模式来促进集体工作。

(2)规范合法性策略：重申组织政策旧例强化正式结构联合办公空间的用户为强化正式结构和巩固互动模式，常选择重申先前的组织政策[4]。这些政策包括先前的组织规范和标准化的组织惯例，它们重申了在联合办公空间解决问题的既定组织路径，即便是这些途径已经与其他工作小组或部门共享，还是要不断强化[4]；同时，还包括强调组织联系目录，以及链接到特定群体和结构的信息通信系统[4，18]。这些政策是典型的通过社会规范中的角色期望约束组织行为，各工作小组加强互动和工作形式来巩固正式组织结构[4]。虽然重申旧例在一定程度上简化了对工作活动和社群互动的组织与协调，但也限制了联合办公空间所期望提供的自发性和灵活性。

(3)认知合法性策略：固定工位的属地结构行为为了简化个人工作的组织环境，联合办公空间的用户通常会表现出使用固定工位的行为，这限制了办公空间的灵活性与互动性[1，15，29]。“固定工位者”通过将私人物品放在桌子上来主张对空间的所有权，以此建立认知归属，阻止其他人对工位的使用。而且，他们会每天较早抵达办公空间，选择相同的位置，以期通过重复行为来表达和实现组织初期的制度化过程[15]。与此同时，他们也放弃了根据已开展的活动调整工位的机会。固定工位者通常在办公空间选择最理想的位置，从而减少了与其他同事的互动[11，26]。这些动态可能导致办公空间分配不理想，从而加剧了矛盾[1]。此外，级别较高的员工可能会更想获得固定的和私人的空间。在这种情况下，固定位置会复制公司内部的层级结构，从而使联合办公空间的民主愿望变得遥不可及[15]。

3.2 流动性与稳定性

3.2.1流动性导致的紧张关系

一方面，联合办公空间旨在促进跨层级、部门或小组边界的互动。通过这种方式，他们将员工重新安排到各种与流动的社会系统相对应的临时性空间结构中。联合办公空间的用户，可以轻松地跨越这些边界，以协作解决问题或执行任务[28]，加快了处理问题和做决策的速度[32]，并消除了视觉上代表不同群体的亚文化的结构性边界[34]。另一方面，员工有社会关系稳定性需求，变动的社会互动环境会带来不安全感、不稳定认知、合作障碍和社交紧张[6，20]，因此产生流动性与稳定性的冲突。

(1)流动性导致的合作障碍员工在传统的办公空间中工作时，会在完成工作任务的同时完成社会互动，保持社交关系，并在可预测和稳定的空间格局下，与直属同事合作完成工作[34]。然而，在联合办公空间中，员工对不断变化的空间格局逐渐失去掌控，寻找合作者和其他小组成员时效率低下[12，19]。即使他们找到了合适的合作人选，员工也会由于缺少工位而无法坐在合作者旁边，造成了物理空间上的障碍[28]。

(2)流动性导致的信任缺失围绕临时性任务或需要快速出具解决方案的任务，组织经常会成立临时性团队，因此产生了流动性需求。但是，临时性团队中的员工没有足够的时间去了解彼此，也就无法建立紧密的纽带关系和信任，进而形成凝聚力[6，32]。事实上，在联合办公空间中，员工可能每天都坐在他们几乎不认识的半陌生人旁边。在这种情况下，小型的、非正式的谈话，特别是围绕非工作主题的谈话变得无法接受，因此人们常常选择低调，避免任何接触[26]。缺乏沟通和互动的环境，使得联合办公空间用户相互之间的信任逐渐缺失，知识交流和共享程度降低[1]。

(3)流动性导致的社交紧张联合办公空间的环境可能对用户而言是半陌生的，因此用户经常将自己视为孤独的、无所适从的个体，因为他们与工作小组熟悉的成员分离，在半陌生的环境中感到迷失、没有社会支持和紧密的纽带关系[26]。这种感知对于那些对结构性和稳定性的偏好更高的个体来讲更为明显。联合办公空间的流动性带来的环境嬗变会增加用户的社交紧张感，让用户几乎每天都面临新的工作环境和伙伴，需要不断努力适应社会环境的变化，尤其是对于那些性格内向的个体，更是挑战[34]。

3.2.2制度视域下稳定性需求的冲突演化

流动性的联合办公空间，旨在使用户跨层级、部门或小组边界的互动成为可能，促进协作完成任务和解决问题[28]。然而，这种灵活性在面临员工稳定社交需求时会遭遇困难。为了应对联合办公空间稳定社交需求的满足性障碍，用户通常会通过制度性手段获取稳定结构认知，如通过在办公室重新创建一些稳定且可预测的空间配置，以应对流动性和稳定性之间的紧张状态[34]。由此，一些能增加稳定性的制度化管理策略逐渐涌现。

(1)规制合法性策略：管理者增加稳定性的管理要求面对联合办公空间固有的流动性导致的员工合作效率低下，管理者可能会通过明确鼓励员工与团队其他成员在一起办公[37]，或者不断利用电子通讯设备，检查不在一起工作的员工是否随时在线待命的方式[11]来增强规制合法性，进而强化和促进联合办公空间合作和互动的稳定性。但实际上，这些行为会向员工传递出管理者不信任的信号，加剧了用户对社会关系减弱的认知，从而更无法满足社会关系稳定性的需求。

(2)规范合法性策略：可视化集聚以保证社交稳定联合办公空间的用户，为了缓解流动性带来的信任缺失，会将自己限定在集群的区域中，尤其是可见的集聚空间，从而加强团队的联系和合作[14，24，34]。通常情况下，可视化的集聚可以保证社交稳定，进而将以前与同事们互动的社交惯例和互动情境转为本地化，通过规范合法性实现稳定性的社交需求[20]。然而，这种惯例和互动有可能是独立于项目和任务合作的实际需求的，因此，这种稳定性的需求满足对于真正缓解流动性障碍、提高合作效能而言，其效能有限。

(3)认知合法性策略：固定空间配置强化组织边界为保证社会关系的稳定性，固定位置员工通常成对结群工作，一个同事为另一个保留位置[26]。然而，固定位置也阻碍了用户抓住联合办公空间里新的、富有成效的相遇的机会[26]。用户通过拒绝联合办公空间固有的流动性，以应对流动性和稳定性之间的紧张状态，从而将他们与工作伙伴、之前的同事的互动重新具体化为稳定的空间配置。这种做法，在一定程度上加剧了联合办公空间用户的矛盾感知，他们会在联合办公空间里持续地通过固定行为来强化组织边界[1]，稳定性与流动性的紧张关系将进一步演化。

3.3 可及性与隐私性

3.3.1可及性导致的紧张关系

一方面，共享的、开放的和透明的联合办公空间设施，会传达无障碍沟通和持续密切参与的理念。这些设施功能和理念旨在让人们更容易接触，通过促进非正式互动增加知识转移的可能性，刺激彼此的协作，培养集体智慧[14]。另一方面，联合办公空间的设施功能和理念，同样会激发对隐私和控制的担忧。非正式互动发挥效能的前提是让渡了隐私的机会，仅仅依靠持续的人际交往很难形成有效的非正式互动。联合办公空间在可及性方面常常无法平衡，共享开放的空间会造成隐私的丧失[21，25]。

(1)可及性导致的环境压力由于联合办公空间的用户随时可以被访问，因此，常常会受到来自周围环境的不必要刺激，如噪音、喧闹等干扰。同时，环境的开放性和可及性创造了紧张忙乱的工作场景，可能会带来一定的敦促压力[13，28，32]。此外，虚拟群体空间中随时“在线”的规范，增加了及时响应的社会期望[11]。由此，联合办公空间的用户可能会感受到时刻待命的规范压力，他们的领导或同事期望能够在任何时间与其取得联系并使其投入工作，这进一步减少了个人的时间和空间，增加了暴露在不必要的刺激环境下的可能性，促进了环境压力，加剧了紧张情绪。

(2)可及性导致的社交期望联合办公空间的用户经常会感受到来自持续被卷入到社交场合和与他人互动的压力中[32]。参与度的提高加快了问题的解决速度，然而也增加了解决问题过程中的“杂音”，可能产生更冲动或更不理智的解决方案和决策。由此，联合办公空间创造的工作环境充满情感要素，在这个环境中，情感变得更为重要，甚至取代了思考的时间和地位[13，32]。办公空间的开放产生了直接的接触与合作，导致员工为了互动而互动。因为在联合办公空间，沉默是不恰当的，不太频繁的互动会被视为不友好，甚至被人怀疑在刻意隐瞒信息和知识[32]。

(3)可及性导致的风险规避联合办公空间的公开性和透明度旨在通过互相监督、自我表现等机制驱除工作惯例和浪费性工作实践，激发更有效、更创新的工作尝试[30]。然而，有学者提出，过多的可见性会使员工减少冒险和创新行为以避免出错。由此，与联合办公空间的初衷相悖的结果是，员工产生了更多的常规工作行为[30]。这其中的机制在于：联合办公空间的开放透明，在员工自身心理和员工之间互动中形成了分散的控制形式，加强了遵守社会规则、社会期望和工作惯例的冲动[3]。同时，开放透明的工作形式也增加了员工的风险规避偏好。

3.3.2制度视域下隐私性需求的冲突演化

联合办公空间旨在通过开放、透明的办公环境增进可及性，以此促进员工间无障碍的沟通和持续密切的参与[12]，进而促进合作以实现联合办公空间的益处。然而，这种可及性会使员工感到时刻暴露在嘈杂的环境中[11]，并需要保持社交期望行为[32]，因此隐私性的需求将无法得到满足。为了重构隐私空间，用户可能改变原有空间的用途和退出社交[12]，以维护自身的合法性，因此，一些增加隐私性的制度化管理策略逐渐涌现。

(1)规制合法性策略：颠覆办公设施的预期用途因为联合办公空间的可及性导致用户缺乏集中思考的空间和安静的工作场所，因此，当联合办公空间提供的各种功能空间出现空闲时，用户出于预防的目的，倾向于预留出一些能阻隔嗓音的空间或私人区域，而不考虑手头的工作是否需要这些空间和区域[12，28]。通过这种方式，可供临时性执行集中任务的空间越来越少，联合办公空间的可访问性益处逐渐消失，加剧了可及性和隐私性之间的紧张状态。尤其对于那些真正需要更深入思考和更长专注时间的工作来说，这些紧张变得尤为突出[12，38]。

(2)规范合法性策略：开放社交的退缩行为联合办公空间的用户会采取退出开放社交的策略来应对过度刺激。例如，他们会通过避免物理场所的接触而让领导和同事更难接近自己，通过减少或者回避与同事的社交来预防自身资源的丧失，通过电子沟通代替面对面互动[2，7]。此外，有学者的研究显示，联合办公空间的用户倾向于选择不太显眼和容易接近的工位，以便于让自身能够聚焦注意力[12]。同时，当他们有选择机会时，越来越多的用户会到主办公室以外的其他工位工作[15]。

(3)认知合法性策略：重构私人区域用户倾向于在紧张忙乱的联合办公空间中重构自己的私人区域，以便获得能够独立思考的空间，从而更有效地处理需要集中注意力的工作[5，19，34]。例如，通过使用私人物品或者人工制品去构筑群体区域与个人区域的空间边界[23，29，32]，以此明示个人空间的不可访问性。

3.4 制度背后的自主-控制悖论兴起——紧张状态演化的潜在机制

制度理论解释了组织场域中为获得价值与合法性，在制度压力下组织行为的稳定性与同构现象[35]，这与联合办公空间想要实现的灵活性、流动性与可及性益处往往相悖。联合办公空间旨在最大程度上实现用户的自主与自治，但制度压力下组织的控制却愈趋严格。如前文所述，联合办公空间的特点与用户对结构性、稳定性、隐私性需求之间的紧张状态演化潜在机制部分源于自主-控制悖论。

首先，联合办公空间旨在通过为员工提供可变和灵活的工位安排来促进组织工作的有效性[36]。然而，以往的研究表明，这种安排会降低个人的灵活性，导致工作时间更长，活动更琐碎[26]。为了简化个人和集体工作的组织形式，联合办公空间的用户通常会重新引入一些结构安排来提高协调性，如通过构建新的物理界限或在线办公例程等[8]。增加的组织结构安排有助于群体实现既定目标，并为个人提供支持。尽管如此，提供结构安排不可避免地增加了组织和同事对个人的控制，限制了系统固有的灵活性，使人们不仅要对工作结果负责，还要对其工作时间的使用方式更加负责[32]。

其次，联合办公空间旨在通过开放性和流动性支持合作工作[5]。然而，既有研究表明，这些特征可能会破坏群体内部的非正式互动与协作[2]。为了实现稳定和获得社会支持，联合办公空间的用户通过为团体创建新的社交、重构虚拟或物理空间，以重新定义他们的团体关系[24，34]。重新定义的过程对防止社会孤立感产生，维护自我决定具有重要作用[39]。然而，这样做的后果是，员工可能会在一定程度上放弃联合办公空间提供的关系流动性，让自己暴露在领导和同事更严格的审查之下。

最后，联合办公空间在可及性和透明度的愿望，以及员工隐私的保护需求之间来回徘徊[27]。为了处理这种失衡，员工可能会通过颠覆联合办公空间预期使用用途而占据一些空间[12]，或者创造一些不透明或隐私区域来获得独立思考空间[12，19]，有时甚至退出开放社交活动[2]，这又进一步降低了员工在联合办公空间中工作的灵活性和可及性，而这种灵活性和可及性正是联合办公空间要提供给用户的核心元素。由此可见，在一定程度上让用户能够控制可及性和互动，是提高联合办公空间工作效率的关键。

总之，既有研究表明，在联合办公空间内，用户自主和组织控制是交织在一起的，以相互依存和构成的方式演变。事实上，控制之所以成为可能，是因为联合办公空间提供了更大的灵活性、流动性和可及性，并通过员工对紧张状态的反应而动态演化。

4 基于新制度理论的紧张状态平衡

联合办公空间的用户，不断地通过合法性和同形机制来约束行为、获得存在意义，实际上是非此即彼的应对方法。基于制度理论，被动地服从组织场域的制度会使组织逐渐变得同构，因此失去捕捉能动性与多样性带来的组织异质益处[35]。20世纪80年代末以来，新制度理论开始关注制度的社会建构特征，考虑组织通过能动性进行制度创业、通过制度脱耦与重塑形成制度实践、通过异质性制度建设实现制度复杂性[40]。新制度理论从寻求“结构”转向实现“能动”，组织可以通过制度创业、制度实践和制度复杂性应对，以设计、建构、改造制度，实现异质性带来的价值。由此，基于新制度理论，联合办公空间的用户可以从制度创业、制度实践和制度复杂性视角出发，采取超越彼此的应对方法实现对制度的能动反应，从而达到紧张状态的平衡。

4.1 制度创业：在灵活中重申可预测性和结构

管理者经常通过增加计划小组会议的次数和复制原有小组的政策，以加固互动模式和正式结构[4，28]。然而，在联合办公空间的背景下，这些方法强化了固有的矛盾并破坏了整体合作。基于新制度主义，管理者可以通过制度创业，在联合工作场所中能动性地构建新制度或者改造已有制度，使得不可预测变成可预测，在不损害协作的可变性和个体的灵活性之基础上实现结构的存在[8]。

(1)建构边界区域协商新惯例为了促进协作工作，管理人员和员工可以协商新的惯例，将其链接到常规工作空间之外的“边界区域”。例如，可以指导员工改变界限空间的范围，不拘泥于传统办公空间进行问题讨论，而是在前往自助餐厅或食堂时，将走廊和楼梯作为讨论工作问题的集合点[8]。这种可预测的路线可以形成新的互动和讨论惯例，但又不以联合办公空间的结构性配置为代价。

(2)制定与第三空间相联的新秩序管理人员可以通过开发“第三空间”，进行协调性讨论和定期任务布置，如使用星期一早餐、茶歇、集体午餐会等形式[7，8]，这种第三空间将不会固化结构性的空间配置，但却可以灵活地进行协商和讨论。用户可以在联合办公空间的灵活性中，重新确定其空间布局的可预测性，从而简化协调过程。

(3)创建可预测性路线和空间使用模式联合办公空间的管理者，可以尝试将数字技术、实物景观和物理空间等，以增强可预测性的方式聚集在一起，如创建可预测的路线和空间使用模式，促进联合办公空间各种功能区域的可发现性和可协调性[8]，提高各种空间的灵活性，从而降低用户的属地行为。

4.2 制度实践：在可渗透边界重新定义社交支持

联合办公空间的用户，会通过减少正式会议和团队结构之外的合作行为，在办公室重建稳定的空间配置[34]。这种做法使得跨边界流动协作的便利性往往无法实现。基于新制度理论，管理者可以通过制度实践与原有制度有序脱耦，在联合办公空间内重塑新的制度，以重新定义可渗透边界空间的社交支持，避免稳定性陷阱的产生，在社交稳定性保障的基础上维持新合作和关系流动性。

(1)重新定义非正式的群体互动管理者可以适当增加正式和非正式小组活动的范围和频率[7]。通过社交聚会、组织中的惯例仪式、非正式短会议等形式，帮助联合办公空间的用户重新获得空间配置的可预测性。这些形式为小组活动和社会互动创造了新的社交空间，员工在其中培育并维持与其他团队成员的信任和依赖的社会关系[7，31]。

(2)利用新媒体实现虚拟集聚充分运用新媒体形式，为团队创造新的空间，以便联合办公空间的用户将正式和非正式的团队互动重新定义，培养友谊关系和改善社会支持，从而在流动的办公空间中满足稳定的社会关系需求。如借助电子通讯设备重新定义数字团队互动形式，将不同办公地点的员工虚拟聚集到一起，帮助小组会话和非正式互动[7]，以此重新明确他们的社会身份，并加强与小组的互动[34]。这种互动中充满了情感要素，使得人们更容易获得社会支持[12]。

(3)重建可视化组织渗透区域管理者可以在可见区域中为团队创建参考区域，这些参考区域建立在以流动边界为特征的基础上[7，12]。参考区域可能源自于员工的一些固定行为习惯，这些固定行为习惯在群体互动的周围重建了可以渗透的边界，为群体重新创造了类似于大本营的空间，而又没有使员工进入到稳定的空间结构中。这些可渗透的边界非常重要，因为它们能够让员工游走于流动性和稳定性之间，并使联合办公空间系统稳定在其间。

4.3 制度复杂性：在可及范围内重塑隐私规范

联合办公空间的设计要在无障碍沟通和隐私性之间保持动态平衡，使得联合办公空间的用户在“随时与他人共处”的同时“保持独立思考的空间”。为了最大可能地平衡可及性和隐私性，管理者既不能强调在表面上的互动和社交期望，也不能禁止在共享空间中设置互动的规则。基于新制度理论，管理者需要设定多样化的制度逻辑以实现组织异质性，通过在可及范围内设置差异化隐私规范行为，以有效处理可及性和隐私性的紧张状态。

(1)制定公共区域的社会互动规范空间居住者逐渐通过规范社会互动的社会规则来替代领土努力[13]。这意味着，联合办公的使用者可以不再是一味地划清私人空间边界来保持隐私，而是可以通过规范彼此之间的社会互动，如禁止在办公区域接打电话、使用头戴式耳机等降低干扰[8]。这些做法允许联合办公空间的用户根据手头的任务、心情和周围的环境情况，在可及性和隐私性之间保持平衡。为了实现这种平衡，需要管理者提高空间意识和克服行为惯性，并维持既定的规范做法和社会协商规则[11]。

(2)重塑隐私空间明确时间框架管理者需要通过再塑一些不透明的屏障，从而避免联合办公空间的负面结果。如重新产生一些不透明区域，在这个区域中，员工不需要暴露在被“监控”的开放环境中，团队成员在隐私空间中可以进行一些反思、实验和创新[12，23]。另外，还可以指定或者明确各团队的互动何时才能进行[31]，为员工创造了可互动时间之外的模糊时间框架，在这些时间框架中，员工可以根据具体的情境和手头的工作任务选择是否呈现出可被访问的状态。模糊时间框架为员工提供一些隐私空间和时间[30]，同时还增加了对事件时间的强调，即在某个时间内，需要与团队成员一起参加团队关键活动，也缓解了稳定性需求的满足程度。

(3)更新管理者角色赋能用户联合办公空间的管理者可以通过采取主动且系统的方法互动，来保护员工免受环境、信息的过度刺激[7]。通过数字通信工具和定期的一对一面谈，在保护员工隐私性的基础上，提高员工可及性[7]。通过这种侵入性更小但更有效的管理方式，可以监控员工个人状态和表现，防止员工简单地从共享的社会空间中消失或退出。这种互动使管理者从领导变成教练[33]，既可以增加员工的可及性，又能克服由此带来的隐私性的丧失，从而使员工更适应联合工作场所的办公模式。

综上，联合办公空间的原型设计所要实现的益处，在用户体验的实际过程中会带来一些障碍和问题。基于联合办公空间开放性生态系统的特征，用户和管理者会为了获得合法性而采取一系列管理措施，包括规制合法性、规范合法性和认知合法性3种方式。实际上，这些管理策略是非此即彼的选择，反而进一步加剧了紧张状态；同时，这些策略手段其实更为凸显了组织的控制，与原型设计中的自主、自治相悖，因此成为了紧张状态演化的潜在机制，即自主-控制悖论。为了应对紧张关系的演化，用户和管理者应该跳出制度主义的困局，能动性与制度脱耦，甚至设计、改造制度。由此，基于新制度理论的思想，本研究提出了紧张状态的平衡策略，实现超越彼此的选择。联合办公空间紧张状态的演化与平衡过程见图2。

5 结语

本研究直接回应了联合办公空间文献中关于对动态悖论进行更多研究的呼吁[41]，理论贡献包括：①以往文献提出了联合办公空间带来的复杂问题[4]。本研究通过揭示原型设计、用户解释和工作实践之间的不一致性，系统化联合办公空间为何以及如何危及办公室协作和灵活性，从而在一定程度上扩展了现有联合办公空间研究的广度和深度[5，6]。②于制度视域，从制度理论规制合法性、规范合法性和认知合法性策略出发，将其与用户日常活动、空间互动链接在一起，展示了对紧张状态的制度反应如何导致恶性循环、双重约束，以及其他员工感到陷入困境的情况。基于新制度理论能动性视角，通过制度创业、制度实践和制度复杂性应对来设计、建构、改造制度，从而平衡紧张状态。紧张关系从演化到平衡的过程，回应了从“结构”到“能动”看待制度和组织的研究呼吁[40]，丰富了新兴的从“规定性-能动性”视角进行“和谐耦合”管理的观点[42]，也在一定程度上拓展了制度理论的应用范畴。③将文献中提到的紧张状态与自主-控制悖论联系在一起，为关于公司是否可以利用联合办公空间和新的办公模式来维持员工的自由和解放的辩论[37]提供了新的见解。

本研究的实践意义包括如下几点：①联合办公空间需要提供更多可移动的房间，在联合办公空间制定社区社交和互动规范，根据属地特征调整固定工位和灵活工位比例，限定来访者数量和管理访客登记要求，为安静秩序提供保障，优化各功能区域的布局，在工位提供降噪耳机等；②联合办公空间将工作空间由生产力的供给场所转变为创造力的赋能平台，管理者可以通过引导社交进行用户聚合，如通过社群App制定共享日历、虚拟集聚平台等，让用户可访问时间更可视化，在常规路线中设置更方便会谈的景观，如小型移动桌椅；③平衡社群活动与用户需求之间的关系，在联合办公空间举办社群活动时，要充分考虑保护不参与活动用户的隐私性需求，为其提供暂时的私人办公空间，避免其受到额外的环境干扰和产生信息过载。

首先，增加办公区域理想化与办公干预灵活性的实证研究，通过实证研究，理解组织空间的最新变化是否以及如何支持“后官僚组织”的新过程和结构，而不是重复等级、结构和控制；其次，通过实证研究，进一步验证本研究提出的新制度理论视角下，紧张状态平衡策略的有效性，揭示紧张关系涌现的内在机制；最后，关注本土化的文化情境对联合办公空间管理的差异性。