高校图书馆志愿者自组织建设研究

2020-12-23曾绍文

兰台内外 2020年23期

曾绍文

摘要：从高校图书馆志愿者的管理难点入手，采用分析法分析自组织产生的基本条件和促成自组织的负熵引入途径;采用问卷调查法研究志愿者从事志愿服务的動力来源，通过积极吸纳新成员、控制岗位供给和志愿者个体甄别与筛选等手段促进高校图书馆志愿者有序自组织的形成，发挥其组织优势，促进高校图书馆特色服务开展。

关键词：高校图书馆;志愿者;自组织

随着志愿者工作在我国的兴起和发展，图书馆逐渐成为志愿者工作实践的重要场所之一，学者对图书馆志愿者的研究也随之展开。在图书馆志愿者理论研究方面，有的引入“经济人”概念，从“经济人”的视角研究图书馆志愿者的激励制度，有的从心理学视角、社会学视角和综合视角研究志愿者行为，有的利用马斯洛需求理论分析志愿者的动机，有的运用人力资源管理理论及组织管理理论指导志愿者的管理。在广大的志愿者队伍中，大学生志愿者青春有活力，头脑灵活，创造力强，具备优良的基础知识和技能，可塑性强，拥有较多的自主安排时间，在高校图书馆工作中发挥着越来越重要的作用。

一、自组织理论简介

自组织理论（Self-organizing Theory）诞生于20世纪60年代，是研究复杂自组织系统的形成和发展机制的理论，该理论发源于化学领域的化学振荡现象，随后在生命系统和社会系统均有广泛的应用。该理论认为系统从无序向有序演化必须具备3个基本条件：开放系统、非平衡状态和协同作用。在对高校图书馆志愿者组织管理的实践过程中，发现该组织呈现出自组织的基本特征，其特点与自组织理论的理论基础、基本思想相吻合，可以通过实践该理论来解决管理困难，提高工作效率，促进服务创新。

二、高校图书馆志愿者组织的主要管理模式及难点

现有高校图书馆志愿者组织的管理模式主要有两种，一种是由图书馆成立专门的志愿者管理办公室，下设职能小组，由各小组负责具体的活动项目，对志愿者进行管理，建立志愿者组织，如华南农业大学图书馆建设的电子资源推广志愿者团队。另一种是志愿者成立自组织，完成志愿者在图书馆服务过程中的一切辅助工作，并定期与图书馆进行服务心得交流，如中国科学技术大学图书馆完全由志愿者自主报名的校芳草社图书馆资源服务分队、温州医学院图书馆志愿者组织、日本筑波大学附属图书馆的“图书馆志愿者协会”等。高校图书馆志愿者队伍的流动性、不稳定性是一个普遍特征，利用传统的理念和手段进行管理必将面临许多困难，有学者认为此特征是对其有效管理的最大障碍，直接影响了志愿者服务的持续发展，但在自组织视域下，该特征能够在一定条件下转化为优势并促进有序自组织生成。要顺利实现该转化，需要从志愿者的主要工作内容、有序自组织产生的三个基本条件及负熵引入途径来进行分析。

三、高校图书馆志愿者自组织产生的条件

1.中外高校图书馆志愿者主要工作内容

国内高校图书馆志愿者角色主要经历了勤工助学、学生义工、临时馆员、学生助馆等阶段，其服务水平和服务层次不断提升，服务内容几乎嵌入了图书馆日常基础工作的方方面面。一些高校图书馆也推出了基于志愿者的特色服务，如华南农业大学图书馆将高校图书馆志愿者服务内容进一步延伸到电子资源的宣传推广和培训工作，建立基于培训志愿者的读者培训模式，开展电子资源竞赛活动，利用微博、微信服务平台等宣传方式的电子资源推广模式，使电子资源利用率得以显著提升。上海交通大学图书馆利用“真人图书”志愿者开展真人图书馆阅读推广活动，受到了用户的欢迎和热捧。清华大学图书馆、南京师范大学图书馆和四川大学图书馆等组织志愿者在人人网和开心网等知名SNS 网站上构建图书馆，利用网络提供志愿者服务。

在港台地区，香港中文大学图书馆24小时学习空间在闭馆期间由1名保安和1名兼职图书馆助理（在读学生）管理。台湾志愿者工作内容包括图书搜寻、复印资料扫描、电脑维护、网页制作等，有的大学图书馆还招募特殊岗位的志愿者，如故事志工、钢琴志工等。

在国际上，日本筑波大学附属图书馆于1995年6月率先在日本大学图书馆界开始开展志愿者活动，主要活动包括馆内窗口导游服务，指引资料放置场所和终端检索操作，针对盲人进行面对面读书服务和查找资料服务，外国人多语种支持，开展图书馆公益事业，如举办展览会，讲演会等。在美国，西北大学图书馆、杜克大学图书馆等均提供了较多的工作岗位，主要包括图书馆管理岗位、数字馆藏咨询岗位、前台咨询岗位、信息共享岗位、网络技术岗位、书库管理岗位、数字化加工岗位、图书搬运岗位、书架修理岗位、流通服务台岗位、档案整理岗位等。美国高校学生可以根据自身的能力特点、爱好选择岗位，也可以在多个岗位的工作中学习图书馆基础知识、数据录入、软件安装、服务礼仪等多方面的知识，有利于其实践能力的提高。美国宾州印第安纳大学图书馆充分发挥学生社团的作用，选择一些素质较高、热爱读书、勤奋学习、责任心强、工作负责的学生协助导读工作。

2.高校图书馆志愿者自组织产生的三个基本条件

基于文献调查，中外志愿者参与高校图书馆的工作主要有3种类型：通过奉献时间、精力或者体力就能完成的工作，经过简单培训就能够胜任的工作和本身具备某种特长，将其应用于高校图书馆服务的工作。这些类型的工作相对于大学生志愿者而言，工作简单，容易上手，很快就能够积累相关工作知识、技能和经验，在实际工作中相互间容易自发的形成某种默契，各尽其职协同工作，同时志愿者年龄相近，起点相当，背景相似，个性能够自由发挥，组织成员之间的关系呈现复杂性，如同学关系、同乡关系、朋友关系、舍友关系、爱慕关系、竞争关系等等，组织内部具备自发形成一个相互协作、自由竞争的系统环境，容易产生协同作用，高校图书馆志愿者组织具备自组织产生的两个基本条件。

图书馆志愿者队伍人员流动性、不稳定性是系统偏离平衡态的表现，针对这种动态的组织和各种不确定性强、难以把控的问题，需要使用动态的管理办法进行管理创新。根据开放系统形成自组织结构的耗散结构理论，其基本思想指出一个封闭的系统总是趋于混乱，而开放系统在远离平衡态并存在负熵流时，可能形成“稳定有序的耗散结构”。这种结构是一种动态有序的结构，在传统管理手段看来的管理难点正是图书馆志愿者自组织形态形成的第三个重要条件。

3.高校图书馆志愿者自组织形成的负熵引入

耗散结构理论指出，要让该系统能够稳定有序的运转，最关键的因素就是需要引入足够的负熵流。图书馆志愿者组织引入足够的负熵流包含3个主要途径，即积极吸纳新成员、创造求大于供的志愿岗位和志愿者个体甄别与筛选。

（1）积极吸纳新成员。“引入”即积极吸纳新成员。志愿者从事志愿服务的动力来源可以分为外部因素和内部因素。在外因方面，高校积极倡导大学生提供志愿服务，一些高校将其与学生的一些考核挂钩，使得志愿服务岗位的需求成为高校学生的刚需。为了更好的了解外因动机，在三明学院图书馆对1028位参与过图书馆工作的学生志愿者进行问卷调查分类综合统计，得出表1数据：

由于有同学进行多选，所以表格统计总人次数大于实际参加人数。根据上表可以得出结论，约75%的同学是为了满足学校规定时长的而选择来图书馆做志愿者，该类型的志愿者流动性强，一般完成相关时长后就不再继续从事志愿工作，该类志愿者占主体地位。而表现优秀、相对长期稳定从事志愿工作的学生占比比较小，如申请奖学金、贫困补助、评先评优、入党、申请星级志愿者的人数约占总人数的10%。

在内因方面，随着图书馆服务的创新发展和功能提升，空间再造使读者拥有更美观舒适的环境、更完善的设施和更贴心的服务，各类阅读活动和展览在图书馆陆续开展，图书馆逐步成为新的创作中心、交流中心和休閑中心，其对大学生的吸引力也在日益增强。学生志愿者作为直接参与相关工作的人员，即是图书馆的受益者，也能成为图书馆服务的供给者，相关工作能够让他们更熟悉图书馆，提升相关知识，提高图书馆资源利用水平，增加工作经验，扩大朋友圈，图书馆还会通过奖励的方式给表现优异、完成特定工作或者有特殊贡献的志愿者给予额外奖励，如时长奖励、积分奖励、资源使用权限和使用范围扩展等，志愿者也很容易被相关的利益所打动，愿意为成为组织的一员。周小依向合肥地区14所高校图书馆志愿者发放问卷调查，针对回收的224份有效问卷进行数据分析得出结论，在加入志愿者队伍中，有71%的学生受到图书馆文化的吸引，因为对图书馆环境与氛围的喜欢而加入图书馆志愿者队伍，有67%的同学想要结识更多的新朋友，锻炼自己的社交能力，有66%的学生认为加入志愿者队伍可以丰富课余生活，充实自己，有55%的同学想要学习与图书馆相关的文化与知识。

由此可见，内部因素和外部因素决定了图书馆的志愿者岗位具备强大的吸引力，图书馆应该珍视自己的优势与魅力，积极开展有的针对性的线上线下宣传，重点招募长期稳定从事志愿工作的人员，扩大其在志愿者整体所占比重。

（2）控制岗位的供给。“足够”即是需要形成志愿者供给大于志愿者岗位需求的局面。对志愿者岗位的供给，不能因为不必为志愿者的劳动支付过多额外成本而大水漫灌、重复劳动浪费志愿者资源，要让志愿者岗位成为稀缺品，增强其对志愿者的吸引力和获得感。相关工作的展开不能急于求成，需要循序渐进，根据实际情况从吸纳最少量的志愿者开始，让工作流程稳定，所需知识技能明确，风险把控完备后再逐步适度扩张。如果出现志愿者供给不足的情况，需要积极分析原因，调整工作进度，减少岗位供给，确保岗位供给稀缺。

（3）志愿者个体甄别与筛选。由于高校大学生志愿者先天条件优越，对于高校图书馆分配的3种类型的工作，一般都能够胜任，但是在实际的操作过程中，由于粗心大意、误解或者沟通不畅等原因，也会存在差错，导致混乱加剧，因此就需要对志愿者个体进行甄别与筛选，在工作中尤其是工作初期需要特别注意，应该及时的给予工作质量反馈，积极进行指导和信息交流，确保工作向有序方向发展。对于极少数工作态度不端导致整体工作混乱的个人，需要给予批评教育，帮助其改正，促其成长。对于表现优异的个人，可以给予奖励，了解其特长，委以重任，充分发挥其系统负熵作用。

四、高校图书馆志愿者自组织创新成果

有一个最优路线设计的自组织行为案例广为流传，即如何设计路线让目的地方向不同的行人更方便的穿过一片草地。通常的解决方案是，只要完全开放草地，经过一段时间的行走后，最优路线会自然的被踩踏呈现出来。在图书馆也存在同样的现象，开放式休闲阅读空间的家具经过一段时间的使用后，阅读桌椅沙发等的摆放位置会与最初设定的位置大相径庭，但却更加趋于合理，易于读者使用。在图书馆办展览的学生，在被允许自主使用图书馆活动展台和展览物品后，总能激发出许多创造的火花，让展览形式推陈出新，让展览更具艺术气息。2012年清华大学图书馆由学生自编、自导、自演的以图书馆为主题的营销视频 “爱上图书馆”获得IFLA国际营销奖第一名，成为中国首个获得该奖项第一名的图书馆。

在自组织理论视域下，高校图书馆大学生志愿者作为图书馆各类服务的受益者和部分服务提供者，能够站在一个全新的角度，用更强的创造性思维，为读者用户和图书馆带来各种惊喜。图书馆可以加强志愿者自组织建设，积极吸收拥有各类专长的优秀志愿者拓展各类特色服务。

五、结语

图书馆志愿者队伍是图书馆建设的一支重要生力军，对其的管理已经成为图书馆日常管理工作的一个重点和难点，管理者应该积极吸收新理论和新的管理方法来解决工作中的实际问题。图书馆志愿者团体呈现出自组织特征，具备有序自组织产生的前提条件，然而自组织理论是一个复杂的系统理论，如何利用好该理论指导实践工作，还需要管理者根据实际情况深入调查，重视和发掘志愿者的积极性、主观能动性和创新意识，将其能力诱导出并转化为图书馆的特色服务，提高图书馆资源与空间的利用效率，提升广大读者用户对图书馆的满意度。

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