医院人力资源档案信息化管理研究

曾红华

摘 要：医院人力资源档案管理是医院管理过程中的重要组成部分。通过加强医院人力资源档案信息化管理，促进医院人力资源档案管理工作标准规范，可有效提升医院人力资源档案管理水平。本文通过阐述医院人力资源档案信息化管理的意义，并根据医院管理实际提出医院人力资源档案信息化管理策略及管理新模式，为进一步提升和改善医院人力资源管理的水平和实效性创造良好的环境和条件，以期达到强化医院人力资源档案信息化管理实效性的目的。

关键词：医院;人力资源;档案;信息化

在现代新医改的环境下，信息化技术是医院人力资源档案管理中的一种非常重要的手段。为了能够最大限度提升医院人力资源档案信息化管理的水平，需要医院管理者充分结合自身发展的实际情况，创新人力资源档案管理方式，进一步推动医院人力资源档案管理工作更加符合新医改要求。医院也需要积极探索和构建新型的人力资源档案管理模式，并将人力资源档案管理信息化的建设作为医院信息化建设的重要方向和任务，以便在最大限度提升医院人力资源档案管理实效性和科学性的同时能更好地维护医院和谐与稳定的发展。因此，探究医院人力资源档案信息化管理具有重要的现实意义。

一、强化医院人力资源档案信息化管理的意义

1.有利于为医院选拔人才提供科学的依据

在医院人力资源档案的管理过程中采取信息化管理技术，能够更好统筹整合医务员工的信息，使传统的纸质档案资料记录难、查找难的缺点得到有效改善。这样当医院在进行人才选拔时，可借助现代信息化技术定向查找相关人员的信息，从而快速调出医院工作人员的工作经历、职称、成就等详细的信息资料。同时，强化医院人力资源档案信息化管理，还能够及时为医院领导者提供了解备选人员信息的条件，以便能够为医院管理选拔出综合素质较强的优秀人才。此外，还需要充分利用现代信息化平台对医院各个部门人员分布情况进行总结，以此帮助医院领导更加全面了解各个学科人才梯队发展情况和人力资源管理的相关问题，从而推动医院的全面发展。

2.有利于医院人才的公平竞争与可持续性发展

基于信息化的人力资源档案管理系统的支持，医院的人力资源档案管理的各方面将变得更加高效简洁，人力资源档案管理人员的工作难度及強度将极大降低，从而使人力资源档案管理工作显得更加公平。人力资源档案的信息化管理可以为医院员工所做的各项劳动提供保障，有效调动员工的劳动积极性，提高其专业水平，提升医院的综合竞争力，对医院实现可持续发展目标具有重要意义。

3.有利于提升档案管理人员的工作效率

医院人力资源纸质版的档案资料在管理的过程中常常存在遗失的问题，且人力资源档案资料涉及的范围较广，不管是医师、技师、护士还是行政后勤人员等都有相应的职业证书、资格证书，在入职、离职或院内调岗都会应用到人力资源档案资料。同时，在医院的日常运行过程中也会定期向相关管理部门递交一系列的材料，这不仅增加了档案管理人员的工作量，也增加了其管理的难度。因此，通过强化医院人力资源档案信息化建设，革新传统的人力资源档案管理模式，优化人力资源档案管理过程，以信息技术为支撑，便能够为医院人力资源档案管理人员提供便利的条件，最大限度提升其工作效率。

二、医院人力资源档案信息化管理的策略

为有效提升医院人力资源档案信息化管理水平，医院管理者必需采取多元化的管理策略，从思想认识、制度建设、网络完善、专业能力培养等多方面入手，推动人力资源档案信息化管理。

1.增强信息化管理的重视程度，正确认识人力资源档案信息化管理的重要性

在现代社会新经济常态的发展背景下，随着广大人民生活水平的不断提高，人们对医疗条件的要求也不断提升，这给医院发展提出了较大的挑战。医院为了在竞争激烈的环境中寻求更加稳定的发展，必须要有高素质的人才作支撑。然而，传统的医院人力资源档案管理效率低下，而且还需要花费大量的人力、财力，不利于人力资源档案资料更好的服务于医院人才队伍发展。因此，为了能够最大限度提升医院人力资源档案信息化管理的水平，需要在思想上正确认识人力资源档案信息化管理的重要性，不断提高院领导和相关部门对医院人力资源档案信息化管理的重视程度，为提升医院人力资源档案信息化管理水平提供重要的思想基础。

2.强化终端应用系统的功能，保证档案信息化管理系统的安全性

在医院人力资源档案信息化管理的过程中，要切实保证人力资源档案资料的安全性，保证人力资源档案信息化管理系统的安全，强化档案信息化系统终端的功能，充分凸显人力资源档案信息存储、传输的安全性。其中，可针对医院人力资源档案资料的信息化管理实际情况，建立大组工网和因特网的两个系统终端体系，以便能够科学管理保密等级不同的人力资源档案资料。同时，为了能够更好地避免档案资料被员工泄露，还需要医院人事工作人员积极与行政等各部门人员进行沟通交流，让人力资源档案管理人员能够切实维护档案系统的安全性，有效防止人力资源档案资料被外泄，让人力资源档案信息管理系统的安全性真正得到保证。

3.构建完善的人力资源档案管理制度，规范档案信息化管理过程

为了最大限度提升医院人力资源档案信息化管理效率，还需要构建完善的人力资源档案管理制度。通过全面分析医院人力资源档案信息化管理的现状，再根据实际情况构建针对性的人力资源档案管理制度，规范档案管理流程，从而为人力资源档案信息化管理工作的顺利进行提供重要的保障。此外，在规范医院人力资源档案信息化管理的过程中，需要督促人事工作人员积极调用查看信息的内容，制定完善的制度和人力资源档案信息资料调用制度，规范档案信息化管理过程，最大限度提升医院人力资源档案管理的水平，让医院的综合效益能够切实得到保证。

4.建立人力资源档案数据库，完善档案信息管理网络

医院人力资源档案信息著录是提升信息化管理效率的重要前提。通过强化医院人力资源档案信息化管理，建立良好的数据库，能够为医院人力资源档案信息化管理提供重要的信息支撑。首先，需要根据医院人力资源档案资料的目录进行著录和标引，逐步建立起相应的目录数据库。其次，充分利用专用的扫描仪、数码相机、刻录机等信息设备，对医院的人力资源纸质档案信息进行数字化处理，从而将医院的人事档案案卷目录、文件级目录、文件全文录用到现代计算机信息系统中，逐步完成医院人力资源档案目录数据库的建设，有效提升医院人力资源档案信息化管理的水平。

通过建立医院人力资源档案信息化管理的局域网，对医院人力资源管理部门采取局域网络进行管理，并对各个部门进行分级管理，让医院人力资源档案信息化管理逐步实现一体化，并借助局域网进行检索、查询，这样便能够让医院的管理者更加快速查询，从而让医院人力资源档案资料更好的服务于医院发展，为医院发展提供重要的人力支撑。

5.加强人力资源档案管理人员能力培训，推进人事档案信息化管理

针对当前医院人力资源档案管理人员业务能力不足而影响医院人力资源档案管理水平的问题，医院领导可招聘一些综合素质高的专业人员从事人力资源档案管理工作，并合理地将掌握计算机技术和具备较强责任心等条件纳入到医院人力资源档案管理人员的招聘条件中，这样便能够打造一支高素质的人力资源档案管理队伍，有效提升人力资源档案信息化管理能力水平。

三、基于信息系统的医院人力资源档案管理新模式

随着现代社会环境的日益复杂，医院在不断发展的过程中面临着巨大的挑战。医院需要充分利用信息技术，创新医院人力资源档案管理模式，加强医院人力资源档案管理，从而提升医院的核心竞争力，促进医院的稳定和健康发展。

1.建立完整的人力资源档案信息数据库

医院人力资源档案管理信息系统的核心部分是人力资源档案信息数据库。因此，为了保证医院人力资源档案管理信息系统充分发挥作用，首要任务就是保证医院收集到的人力资源信息的真实性和完整性，从而为人力资源档案信息数据库的建立提供保障。

对于人力资源档案信息数据库的建立过程，医院必须合理地根据不同部门和不同职能将数据划分为多个模块，并且在各个模块中设置多个子目录，包括职位的名称、级别以及岗位的类别等，方便以后的查询。最后，在人力资源信息录入系统后，医院还应该指派两名或以上相关的员工来验证录入内容的准确性，以此来避免出现信息录入错误或信息遗漏。

2.开发人力资源档案管理信息系统的功能模块

医院的人力资源档案管理涉及诸多管理事项。因此，医院人力资源档案管理信息系统的开发还应充分考虑到医院管理的具体内容。为保证医院人力资源档案管理信息系统的功能完善，医院应高度重视以下几方面的建设：

第一，应确保系统本身具有完善的数据更新、数据恢复及其它相关功能，医院发生人员信息更新或人事变动时应能及时进行相关操作。

第二，應实现人力资源基础信息的集中统一管理，还应包含教学科研信息、绩效考核信息和医疗纠纷信息等数据。

第三，应加强管理权限的分配。因为医院人力资源档案管理信息系统中极有可能包含医院的机密信息，所以医院应该针对不同的部门配置与之相关的操作权限，以防信息泄露或被非法使用。

第四，在配置了相关操作或管理权限的基础上，应实现多部门对相关的人力资源档案信息的共享及有限的操作管理。此外，也应与医院现有信息系统如医院管理系统、电子病历系统和办公系统等实现基础数据共享。

3.根据医院的自身特点完善人力资源档案管理信息系统

在医院不断发展的过程中，医院管理的各个方面也可能发生巨大的变化。因此，为了保证医院人力资源档案管理信息系统能一直满足医院在各发展阶段的管理需求，医院还需要不断地优化和个性化医院人力资源档案管理信息系统。这不仅能够不断完善医院相应的系统功能，还能够不断优化医院人力资源档案管理信息系统，以使医院人力资源档案信息的安全性得到最大的保障，极大提高医院人力资源档案管理信息化建设的水平。

4.提高人力资源档案管理信息系统的安全性及稳定性

在医患关系较为紧张时，医院更需要在员工个人信息的保护方面加以重视。因此，医院必须不断加强人力资源档案管理系统的安全性及稳定性建设，以免因系统故障或系统安全等原因造成人力资源档案信息丢失或泄露。在这个过程中，医院也应意识到人力资源档案管理不是一项简单的工作，而是与医院发展和稳定有着非常紧密的联系。因此，保障人力资源档案信息的安全性及稳定性是医院持续稳定发展的关键因素。

四、医院人力资源档案信息化管理系统的实施路径

1.创新业务手段，提高管理质量

人力资源档案管理要紧跟时代步伐，随着信息化管理方式的来临，医院人力资源管理部门要创新业务手段，提升管理水平，创新档案管理制度和服务方式，让貌似陈旧的档案管理工作焕发新的生机，展现其独有的价值和作用。

2.提升人员素质，加大人员培训力度

信息化建设过程中重要的一点就是信息安全。受信息化建设的影响，人力资源档案信息管理工作的信息安全风险系数比之前更高，要提高在信息化建设过程中人力资源档案的安全性，对现有的档案管理工作人员进行定期培训，目的是进一步强化人员的管理职能，提高业务能力和强化其安全意识， 让其能够自觉按照相关规定进行操作，防止档案信息外泄、丢失等情况出现。

3.注重信息化管理，加强软硬件及网络安全建设

计算机软硬件系统的特殊性，可能因为操作不当或软硬件因素造成人力资源档案信息泄露的现象。因此，医院人力资源部门不但要提高档案管理人员的业务能力和素养，也要加强对计算机软硬件及网络安全设施建设，并建立相应的电子档案及档案自动备份模块，档案信息丢失后能利用备份档案进行还原。

五、结语

医院规模的不断扩大，医院员工数量的不断增加，给医院人力资源管理带来了更多的压力。人力资源管理工作具有十分重要的作用，医院领导通过人力资源管理可以深入地了解和掌握医院工作人员的构成、考勤、工资等方面的情况，从而为医院现有资源的合理配置提供有效依据。医院的人力资源档案管理水平直接关系到每一名医护人员的成长和切身利益，关系到医院的人力资源配置，这也是推动医疗卫生事业更好发展的重要基础工作。尤其是在现代信息技术快速发展的背景下，通过强化人力资源档案信息化管理，提升医院人力资源档案信息化管理水平，为医院进行各类人员配置、选拔和培养提供重要的参考信息，从而促进医院各项事业更加稳定健康的发展。

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（作者单位：福建医科大学附属第二医院）