浅议基层档案数字化建设

何小琴

摘 要：近年来，信息技术发展比较迅速，已经深入到人们的日常生活和工作中，成为不可分割的一部分。在信息时代的要求下，档案管理需要进行信息化建设，在信息化建设中数字化建设是重要的组成部分。档案数字化建设可以说是档案管理过程中一场深刻的革命，因此，当今时代档案数字化建设的研究具有十分重要的意义。目前，信息技术被大力的推广与应用，具有促进经济增长的作用，档案作为一种原生的信息资源，其重要性不可言喻。在档案信息化建设中，数字化建设已经成为必然趋势，受到各界的高度重视，也推动了档案数字化建设的进程。档案数字化建设可以满足当下时代的要求，也是档案管理中急需解决的重要问题，以期为经济建设、社会建设服务，并有效促进数字档案事业的发展。

关键词：基层档案;数字化建设;现状;问题与原因;建议

一、分析档案数字化建设的现状及趋势

1.档案数字化建设是实施现代信息资源共享的必然要求

在档案数字化建设管理中，应该以用户的需求为主，为用户提供优质的服务，使档案的利用率提高。但是，传统的档案服务水平比较低，主要是只提供阅览室，用户需要到阅览室进行查阅，但不是所有的用户都有时间到阅览室进行查阅，这样就不能为所有需求的用户提供服务，从而使档案的服务水平受到影响。档案信息作为一种不可替代的社会信息资源，不仅能够利用纸质档案的原件或者复印件，还可以使用照片和声像档案，同时，也要使经常上网的用户运用信息工具，随时掌握档案信息。

2.档案数字化建设是提高档案的可利用性和个性化服务的必然要求

开拓档案發展前景的基础，传统的档案给人的印象是只有研究类学者才会去阅读，这主要是档案的内容比较枯燥乏味，而且其中的理论比较高深，一般情况下，只有研究学家才去阅读与利用。但是有时候网络用户并不想利用原始档案，导致档案信息单一不能满足他们的需求，这也造成了档案信息的利用长久以来处于尴尬的困境之中。国家档案局查阅中心2018年提供查阅利用者1288人次，可见，档案利用率非常低，不能真正的实现档案的价值。

3.档案数字化建设是增加档案的保存性

档案经过多年的变化，由最初的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质作为载体，到如今档案信息的载体被磁盘、磁带、光盘所代替，形成了现在的电子档案。使用电子档案管理优点比较多，可以利用信息技术高效地处理档案信息，提高其工作效率，而且还可以减少档案保管的库存面积，缓解库存的压力，使档案得到有效的保管。但是，受到其他因素的影响，有的电子档案管理还不能满足时代的发展，赶不上档案的发展形式，在电子档案管理中，依然采用过去的管理方式，没有进行及时的更新，使电子档案管理中大部分的档案不能采集、被利用，甚至存在档案的丢失，造成非常严重的后果，这也是急需解决的重大问题。

二、分析档案数字化建设存在的问题及原因

1.基层档案数字化建设存在的问题

经过调查发现，基层档案数字化建设的速度非常慢，这主要是在基层档案建设中存在很多问题，阻碍了数字化建设的进程。

首先，是信息化建设中存在的“孤岛”。在数字化建设的过程中，需要建立数字信息资源库，将传统的纸质档案转变为电子档案，在这个过程中，需要实现跨地区和跨部门的电子档案资源共享，但是，基层档案在数字化建设的过程中有被边缘化的趋势，档案资源没有得到充分的重视，难以实现不同部门和不同地区档案数字化信息的共享，从而严重影响了数字化档案库的建设。

其次，存量数字化是基层档案数字化建设中的难题，存量数字化是指将已经保存的传统载体的档案转化为计算机载体的档案，例如，将纸质档案转化为电子档案。在这个过程中，档案管理人员要对纸质档案进行扫描，将其转化为计算机可读和识别的图像，并将档案目录录入到计算机中，这个过程同样需要花费大量的人力和物力，但是工作难度不大，在基层档案数字化建设中属于比较常见的工作。另外，还需要对数码声像档案和馆藏电子文件进行格式转换，并将其纳入到数据库中。档案信息资源是数字化建设的关键，而将传统载体的档案转化为计算机载体的档案是非常重要的工作任务，但是，对于基层档案来说，要将数量巨大的传统载体档案转化为计算机载体档案需要投入大量的人力和资金，并且需要花费很长的时间，建设周期非常长，档案目录的录入由于是人工手动录入，不仅需要花费大量的时间，还容易出现误差。

第三，基层档案数字化建设还存在着增量电子化的困难。增量电子化是指新接收的档案经过归档之后为电子文件，这是实现档案数字化建设的重要途径。但从实际的情况来看，很多基层档案馆接收的档案依然是以传统载体的档案为主，电子文件在传输过程中经常会出现不加盖电子印章和不加正式红头的情况，档案馆接收的电子文件很多都不符合电子文件的归档要求和管理规范。

最后，档案数字化建设最终的目标就是实现档案信息资源的共享，在这个过程中，就要求基层档案馆要实现和机关部门的机关共享和馆室共享，同时各级档案馆之间也应该形成馆际共享。在实际中，缺乏互通的局域网，共享难以实现。

2.问题成因分析

首先，人们对数字档案建设缺乏正确的认识是导致各种问题的基本原因。档案具有非常重要的价值，但是档案价值的实现具有滞后性，人们往往在利用档案时才会想起基层档案馆，所以，当地政府在制定发展规划时，一般很难优先发展档案馆，在档案数字化建设中，政府投入的资金和人力也都非常有限，得到的现实回报往往比较少。另外，政府在扶持档案数字化建设时，在扫描仪、计算机等硬件上投入的比较多，却对档案信息资源的建设有所忽视，导致档案数字化建设难以推行。

其次，基层档案技术水平有限也是制约档案数字化建设的一个重要因素。基层档案馆在实际的工作中，依然沿用以前传统的管理思维和管理模式，整个工作的过程比较保守，对于一些新技术和新理论的接受比较难。另外，基层档案取法技术研发部门，在档案的数字化建设过程中，对档案管理软件公司的依赖性非常大，而对应的软件公司往往只会将一些最基本的数据库操作方法教给档案管理人员，所以档案部门要想推进数字化建设就需要花费大量的资金，但是由于档案馆不会产生经济效益，所以政府的财政拨款比较少。

另外，档案数字化建设需要部门之间紧密的沟通合作。在实际的工作中，由于各部门是独立的，他们之间的沟通比较少，这不利于数字化建设的工作开展。虽然政府的各个部门在工作中都会使用计算机系统和业务管理系统，由于每个部门的管理目标不同，所使用的管理系统存在很大的差异，而且数据库是独立完整的，因为每个数据库的开发者不同，导致数据库的兼容性不强，很难互相兼容。因此，各部门形成的数据资源移交给档案部门时，会出现无法对接的情况。

最后，基层部门缺乏高素质的档案人才也是影响档案数字化建设的重要因素。当前，档案数据急剧增加，档案馆的人员面临巨大的缺口，要想实现档案的数字化建设就需要引进专业的技术人才。但是，从实际的情况来看，很多人认为档案部门的工作比较清闲，缺乏挑战性，并且也很难有升迁的机会，所以，在人才引进方面具有一定的难度。

三、做好档案数字化工作的思考及建议

1.破思维、转观念

由于受到传统档案管理模式长期的影响，很多的工作人员已经习惯了这种管理模式，因此，在数字化建设过程中，他们没有工作积极性与热情。在基层档案管理中，工作人员的日常工作依旧，服务对象也没有发生变化，还是觉得传统的管理模式比较适用，也对工作内容比较了解，做起来比较顺手，因此，对于数字化建设不感兴趣，觉得没必要去重新适应新的工作模式，从而使数字化建设受到阻碍。

另外，一些年龄较大的工作人员，他们接受新事物的能力比较弱，认为把可以看见的档案转变成看不见的数字信息储存，非常不可靠，而且也会感到不安，因此，把数字档案建设看成是一项费时费力的“赶时髦”工作，从心里就比较抵触数字化建设。这也是数字化建设需要解决的问题，如果让他们亲自实践数字化档案管理，并看到其优点，认识到数字化建设的重要性，然后就会慢慢接受，并积极地参与到数字化建设工作中，从而加快数字化建设的速度。

2.争经费、强投入

相对来说，基层档案工作在单位中处于比较低的位置，不被领导重视，在经费分配上，基层单位不会过多的投入到档案管理中，大部分会分配到重要的工作中，导致档案数字化建设没有足够的资金，不能顺利的开展相应的工作，增加了数字化档案建设的难度。为了能够解决这一问题，基层档案管理部门应该尽最大的努力去争取经费，弥补资金的不足，还要做好资金的管理工作，不能浪费珍贵的资金，把钱用到“刀刃”上，优先开展利用率最高的档案，循序渐进，从而顺利开展相应的工作，早日完成档案数字化建设。

3.内培养、外引进人才

人才是档案数字化建设的工作开展的重点，很多的工作具有较高的专业性，在基层档案数字化建设中，离不开人才的支持，如网络设计、硬件配置、设备维护和软件开发等工作都需要相应的专业的人才。目前，基层档案部门专业人才非常缺乏，导致建设工作不能顺利进行，数字化建设就无法从规划变为现实。为此，基层档案部门应该重视人才，积极培养人才，可以从单位内部进行培养，也可以引进人才，解决专业人才缺乏的问题。

4.实现数字网络

实现档案数字化必须形成数字档案馆，形成档案管理的数字化。另外，数字馆是由很多的数字档案室组成的，因此，要想打造数字化档案管理，就要加快数字档案馆的建设。数字化档案的建设为数字档案馆提供重要的信息，因此，在建设过程中，要逐渐的实现数字化，为数字档案馆的建设打好基础，从而使档案更好的利用，充分的挖掘档案的价值。

四、完善创新机制，打造共享平台，全力推进档案数字化进程

1.完善档案信息化工作体系

为了能够加快数字化档案建设，提供更优质的服务，首先，要不断完善档案管理机制，规范档案管理工作，对档案进行全程管理，还要加强各部门之间的合作与沟通，使档案管理的水平逐渐的提高。其次，不断完善关于档案的法律法规制度。使档案数字化建设工作做到有法可依，可以减少一些不良的行为，促进档案数字化发展。

2.推进数字化建设和资源共享

档案信息化建设的核心是资源建设，所有的工作必须以此为基础。

首先，管理人员大力支持数字化建设，并在日常工作中加大检查力度，发现问题并及时解决，使相应的工作能够顺利的进行。此外，还应该建立电子文件和纸质双归档制度，这样可以保障档案的安全性，同时，对于全文的查阅与检索也非常有利。

其次，还要实现档案资源的共享，提高档案的利用率，应该建立完善的信息平台，并做好相应的安全防护措施，使用者可以根据相应的规定进行档案的查询，而且，查询档案没有时间、地点的限制，从而实现信息的共享，加快我国的信息化建设的进程。

3.提高信息技术，加大资金投入

在我国的档案信息化建设过程中，不能缺乏信息技术的支持与资金的投入，因此，在信息建设过程中，要加大资金的投入，使各项建设工作能够顺利的进行，并且使档案管理平台能够安全稳定的运行，从而保障档案信息的安全性。为了提高档案管理的安全性，应该对所用的软件进行深入的研究，开发新的软件，提高档案管理系统的安全性。加强档案信息的安全管理，还要做好相应的安全措施，如安装杀毒软件、加强访问控制、运用防火墙技术等，使档案信息不被泄露。加强网络互通的进程，借助网络信息平台，使用先进的信息技术，使各部门的信息实现共享。

4.改进档案信息服务手段

档案信息化建设，为了更好地提供服务，实现档案高效的利用，因此，要对档案信息服务手段进行不断的改进，实现档案利用价值，改进档案信息服务手段。要不断提升档案信息的远程查阅能力，根据档案信息的实际情况，及时公开相关信息，这样有需求的用户可以通过网站进行查询，随时查阅档案的信息，为用户提供远程服务。针对具有保密性的信息，在进行查询时，要对使用者的身份进行认证，然后在特定的情况下进行查询。

档案数字化建设是一项非常复杂的工程，从现在的发展情况来看，在以计算机为核心的信息技术条件下，形成的各种数字文件将是未来数字化档案资源的主体。数字化档案资源不仅是档案信息化建设的基础，也是建设数字档案馆的基础，因此要积极地建设数字档案馆。只有这样，才能实现档案的数字化，才能促进中国数字档案事业的飞速发展。

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（作者单位：南川区林业局林木良种场）