浅谈我国行政单位档案管理的电子化建设分析与探究

何晓林

摘 要：档案管理作为行政单位的一项重要工作，在当前信息化时代应当强化电子化建设，推动档案管理的信息化。尤其是随着我国行政体制改革的不断深化，行政单位档案管理及其电子化的重要性更是不断凸显。本文基于行政单位档案管理电子化建设的重要性，分析了当前电子化建设中存在的问题，并针对性地提出了相应的措施，以期为电子化建设实践提供参考。

关键词：行政单位;档案管理;电子化建设

对于行政单位而言，档案是对单位各项工作的汇总整理，记录单位的各项工作情况，其形式也具有多样性，如文字、音频和视频等。档案管理的电子化建设实质上是一种信息化建设，以电子计算机为依托储存行政单位各项工作的相关内容，一方面可以拓展储存容量，另一方面也提升了管理的效率，操作简便，相较于传统的档案管理极大地节省了时间。基于此当前我国的行政单位必须要认识到档案管理电子化建设的重要性和必要性，提高对其的重视程度，通过观念、方法和技术上的创新来促进档案管理的信息化建设，提高档案管理的效率。

一、促进行政单位档案管理信息化建设的重要性

（一）能够有效提升档案的服务效率。档案管理作为行政单位运行发展过程中的一项重要工作内容，在推动行政单位进一步发展中也发挥着重要的作用。随着当前信息化时代的不断发展，行政单位档案管理的电子化建设已经成为必然，实现档案管理的信息化能够有效提升档案的服务效率。一方面档案管理的电子化建设有利于提升档案信息提取的便捷性，为管理操作者节省了大量时间，另一方面电子化的传输和储存方式也相较于传统的档案管理而言更加安全和高效，储存容量增大更是提升了档案的服务性能。安全高效且大容量的档案能够增强社会服务的完善性。

（二）有利于节省行政单位档案管理成本。行政单位档案管理的电子化建设有利于降低管理成本。在传统的档案管理中一般需要行政单位建设单独的档案管理部门，档案管理人员更是需要精通各方面的知识，要负责档案的存储、出版、后勤服务等各方面的内容，在人员的培养及人力、物力和财力上都耗费了大量的成本。相较于传统的档案管理而言，电子化的档案管理能够实现档案管理的信息化，一方面可以减少专业化的人才在档案管理中的投入，从而解放人才，将其投入到更高难度的工作中，提升人才的利用效率，降低人力成本。另一方面档案管理的电子化建设也节省时间，简化了管理的操作环节，极大提高了管理效率，从而最大程度地降低成本。

二、行政单位档案管理电子化建设存在的问题

（一）档案管理电子化建设认识及重视程度低。在以往传统的档案管理中管理人员仅仅是将档案管理视作档案储存，对于档案管理的电子化认识不到位，认为档案管理的电子化就是将各类档案进行分类管理储存，在需要某一项档案时只需要调出来即可。还存在一些管理人员长时间以来已经习惯了应用传统的档案管理方式，对于电子化的档案管理形式难以适应，对其的可行性和效率性认识不足，抱有怀疑态度。以上情况都是由于对档案管理的电子化建设认识不到位导致，这也会直接使得大部分管理人员对档案管理的电子化建设的重视程度不足。

（二）管理人员的电子化操作水平有待提高。行政单位档案管理的电子化建设需要高水平的专业操作人员，档案管理人员在电子化操作中不仅仅是需要具备一般的计算机操作水平，还需要在技术和知识层面具备更加全面的能力和素质。而从当前的档案管理电子化建设进程来看，许多行政单位的档案管理是缺乏高水平的人才来进行操作的，电子化知识与技术的复合型人才较为缺失，大部分档案管理人员的电子化水平是较低的，素质的全面性也不足，这就使得行政单位档案管理电子化建设成效有待提升。

（三）档案管理软件缺乏信息管理功能。在具体的档案管理电子化建设层面，档案管理软件的开发和使用实际上缺乏统一性和规范性。行政单位各部门在档案管理过程中使用的计算机各有不同，规格型号等外部条件具有很大不同，使得档案管理软件的开发和使用也具有較大的差异性，软件之间的互通性较差，在档案文件检索和信息管理计算等方面无法做到兼容。基于此可以看到档案管理软件缺乏一定的信息管理功能，信息管理效率低下，便捷程度不足极大制约了档案管理的电子化建设发展。

（四）档案管理电子化缺乏统一的标准和规范

档案管理电子化建设需要档案管理工作的规范化和标准化为基础和前提。由于历史遗留问题，单位原先的各类档案的建立与信息录入差异性较大，兼容性是极其不足的，档案管理软件系统之间的移植性也较差。档案管理电子化标准和规范缺乏统一性在一定程度上也制约了行政单位档案管理的电子化建设。

三、行政单位档案管理电子化建设的优化措施

（一）树立现代档案管理理念。在信息化不断发展的当前时代，行政单位的档案管理也应当加快推进信息化和电子化建设，实现档案管理的信息化和数字化。进一步推动档案管理的电子化建设必须要创新观念，树立现代化的档案管理理念。一方面管理人员应当提升对档案管理电子化建设的认识和重视程度，认识到信息化时代档案管理电子化建设的必要性和重要性。另一方面要摒弃传统的档案管理固定思维模式，创新管理思维，在观念和实际管理工作中推动档案管理的现代化，意识到档案管理电子化建设的紧迫性。

（二）全面提升档案管理人员的信息化素质。档案管理的电子化建设也需要管理操作人员的参与，相关人员的专业素养对电子化建设水平发挥着极其重要的作用。基于此在实际的档案管理电子化建设过程中行政单位应当引进或是培养一批专业化素质高的档案管理人才，打造一支素质全面过硬的人才队伍。首先在招聘阶段就应当提升人才标准，考核人才的专业技能和经验，同时要注重道德方面的素质考察。其次在培训教育过程中要实行个性化的素质培养，对老员工和新晋员工应当采取不同的培训方式，针对性地提升不同人才的专业化水平。最后要建立健全奖惩激励机制，从而提升人才的积极性和创造性。

（三）完善档案管理电子化的制度体系。行政单位的档案管理电子化建设需要科学完善的制度体系加以支撑，档案管理的电子化建设是基于统一的标准和规范进行的，统一的电子档案管理制度由上之下，能够从电子档案的制作、信息收集、归档、程序等方面加以规范，从而提升整个档案管理电子化建设的规范性。一方面要建立健全档案管理电子化建设的各项制度，如电子答案的保管保密制度和电子档案的使用制度，为具体的操作提供制度遵循。另一方面要建立统一的网络办公系统，并将电子档案的管理纳入到其中，实现档案归档、整合到使用的网络一体化管理，并实现档案信息在某一范围的共享，提高档案的使用效能。此外要是加强档案管理电子化建设的相关研究，对档案的信息化、电子化和数字化管理加以深入探讨，从而最大程度提升档案管理的高效性和安全性，进一步推动档案管理的电子化建设。

结束语

总之，当前我国行政单位档案管理的电子化建设明显存在诸多问题，诸如电子化建设水平较低，重视程度不足，电子化建设的规范性等方面有待提升等，电子化建设人员的专业素养对此有很大的影响。基于此应当从制度体系、人员素质、重视程度等方面来强化我国行政单位档案管理的电子化建设。

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