如何做好新时期企业办公室的公务接待工作

王纪成

摘要：公务接待是企业日常运行中的常态化工作之一，也是企业办公室诸多业务中的重要一项。在接待上级领导、兄弟单位及合作意向伙伴的检查、调研、交流时，一个企业的政治素养、企业文化、精神风貌往往会体现在公务接待上。尤其是当前新时期背景下，国家及企业上级部门对公务接待的标准及合规性等方面提出了更多更严格也更严肅的要求，使得如何做好公务接待工作已成为当下办公室人必须要深入思考的重要问题。

关键词：新时期：企业：公务接待工作

在新时期社会发展下，市场竞争越来越激烈，优胜劣汰的现象也越来越严重，各个企业之间为了能够更好地发展，不被市场淘汰，就需要争夺好的合作资源。因此，在新时代的发展背景下，公务接待就起到了越来越重要的作用，公务接待工作能够促进企业与合作伙伴的交流。在公务接待活动中，公务接待工作情况间接展现公司文化与实力，所以，如何在新时代进一步完善公务接待工作需要仔细探究。

一、公务接待工作的概述

（一）公务接待工作的工作内容

公务接待是办公室的工作范围，通常用来企业单位迎接上级领导调研检查和相关单位的交流洽谈，为公务活动提供物质所需及其后勤保障等。做好公务接待工作能够推动公务活动的顺利进行，帮助企业与企业、企业与政府实现全方位的合作交流及有效沟通，有效促进彼此之间的业务合作与经济发展[1]。

（二）企业办公室公务接待工作的性质

企业办公室的公务接待工作在其业务洽谈中起着重要作用，能够连接企业与合作企业之间的业务沟通交流，帮助协调工作，提供良好的公务接待服务，加强两者之间的沟通了解。公务接待工作的协调性还能够将各方关系处理妥善，实现企业与合作企业单位的良好合作。

二、企业办公室公务接待工作的特性

（一）企业办公室公务接待工作涉及广泛

在企业与到访上级部门或合作单位的业务沟通商谈中，公务接待工作作为联通两者的纽带，要在多方面进行工作协调。例如食宿方面、安全方面、后勤方面等，生活安全等方面的大小事宜负责的一应俱全。因此，公务接待工作做的是否良好直接对企业的业务商谈结果起着至关重要的作用。所以，为了促进落实企业的战略性发展，实现企业经济发展目标，需要将公务接待工作准备得更为完善[2]。

（二）企业办公室公务接待工作的好坏直接影响企业形象

一个企业的形象是由众多企业员工共同营造的，员工的工作方式也直接影响着企业形象，因此，在企业办公室公务接待工作中，员工对于公务接待活动的安排策划都能体现出其企业形象[3]。由于公务接待工作主要服务企业合作伙伴与上级部门，为了能够给其留下更好的企业形象，增强其对企业的信任度，就需要将接待工作进行完善，推动企业业务沟通洽谈的发展进度。

若是在公务接待活动过程中，来宾拥有良好的吃穿住行体验，就能增强来宾对企业的好感度，营造良好企业形象，从其接受到的待遇中就能间接感受一个企业的文化与风气。

（三）企业办公室公务接待工作内容繁多

企业办公室公务接待工作的工作内容大多虽是毫无难度的服务工作，可其不仅能够在接待过程中给来宾留下良好的企业形象，还直接影响企业与合作伙伴的业务交流是否成功。

在公务接待工作中，安排住宿、饮食、交通等工作虽是简单，但是其承担的责任却是格外重大的。若是在公务接待活动中发生意外，如食品安全出现问题，交通车辆出现问题，那么其造成的后果将会不堪设想，可能会直接造成业务商谈的失败。因此，看似简单的公务接待活动，在其准备过程中需要付出很大的心血与精力[4]。

三、新时期背景下企业办公室公务接待工作的改善

（一）制定有规划的工作流程

公务接待的好坏直接影响企业形象，因此，公务接待工作的进行要严谨规范，为了使公务接待活动能够顺利进行，需要制定有规划性的工作流程。公务接待工作的策划及安排需要从多方面进行思考，不仅要顾全大局，还要注意细节。

公务接待活动大概分为三大阶段，分别是接待准备阶段、任务实施阶段、接待总结阶段。每个大阶段又要分为多个小阶段，以保证公务接待活动进行能够井然有序。在接待准备阶段，公务接待人员首先要掌握来宾情况，知晓来宾的基础信息，这样才能在接待过程中不至于发生纰漏。甚至可以对来宾的喜好进行了解，然后有针对性地设计公务接待方案。制定方案的时候要考虑到来宾的等级、人数、喜好等方面的信息，然后合理安排食宿，布置安保人员，将各个部门进行有序的协调与安排。在确定策划方案之后，为了确保整个公务接待活动的安全性，需要公务接待人员进行检查，落实公务活动进行的每一处细节。最后在迎接客人方面做好充足准备，安排好接待车辆，当天饮食及其接待人员，让来宾感受到企业的热情与重视。在公务接待活动结束之后，公务接待人员要根据此次公务接待活动出现的问题进行反思，吸取经验教训，以便在下一次公务接待活动有更良好的表现。结束公务接待后，特别是重大公务接待后，要收集本次公务接待活动中的所有接待相关材料，包括照片、视频等，将资料进行整理，根据收集资料与所有参与公务接待活动的工作人员进行交流，总结此次公务接待活动的经验，并提出过程中存在的问题，制定解决方案，进一步完善企业公务接待工作。

（二）在公务接待之前，做好充足准备

在现今社会，企业的业务交流中，公务接待工作起到的作用越来越大。因此，就需要公务接待工作要做出越来越充分的准备，仅仅使用传统公务接待工作的惯用流程已经不足以满足当下公务接待活动的需求了。在新时代的背景下，需要公务接待工作在原有的公务接待流程之上，进一步将其细致划分，做出准备。例如，在准备工作阶段，需要对公务接待人员的人选进行筛选与考察，在准备住宿时，可以了解来宾平时的住宿习惯，将住宿环境安排得更符合来宾心意，在住得舒适的同时，感受到企业的诚意。不仅仅是接待方面，公务接待活动的前期策划与安排也要做好充足准备，例如，在前期对公务接待活动进行策划时，可以在策划中加入备用方案，以防任何地方出现意外后可以及时进行更换，无缝衔接整个公务接待活动的流程。

（三）公务接待过程中，员工保持良好状态

企业在与来访单位进行沟通的过程中，公务接待工作可以良好的体现公司形象，不只是整个公务接待活动，公务接待活动中的公务接待人员的一言一行都是企业形象的体现。来宾可以通过对企业人员工作态度，及其品德言行的观察看出企业的工作文化。因此，在整个公务接待活动进程，需要公务接待人员一直保持严谨的态度服务来宾，做事一丝不苟，时刻保持微笑，不得有半分倦怠与松懈，使得来宾增强对企业的信任度。

（四）整个公务接待过程环环相扣，顺畅有序

公务接待工作内容中包含许多琐事，需要公务接待人员能够一直保持仔细认真的态度，将公务活动涉及的内容与场所进行定时检查。不仅如此，饮食方面不能一成不变，要有新花样，要做到如此，就需要对来宾有足够的了解，还需要与相关部门进行相互协调，安排饮食。住宿方面要时刻保持整洁，就需要每天定时打扫卫生，为了在打扫卫生时不打扰来宾休息，就需要公务接待人员掌握来宾的出行时间，在来宾出门的时间打扫房间卫生，让来宾回到住处时可以有一个舒适的环境。

如此多的繁杂琐事，一旦其中一环出现问题，就会使得整个公务接待活动都受到影响，牵一发而动全身，就像是有了缺陷的和氏璧，将不再完美。因此，为了让公务接待活动能够更完美的呈现，需要参与到公务接待活动中的所有部门之间共同协作、相互配合。

根据不同部门负责的不同事宜进行有针对性的策划，使得公务接待活动过程中能够让客户感受到新鲜感，同时确保活动安排的有序性和规范性。公务活动前期对各个部门进行针对性的工作安排，同时深入性的工作交流，使得在公务接待活动进行中各个部门默契配合，为公务接待工作提供保障，共同推动其完美结束。

（五）公务接待人员拥有良好心态

在公务接待工作中经常会遇到不好相与的来宾，可能会在公务接待活动过程中提出无理的要求，或是不配合公务接待人员进行协调的情况。在此过程中，公务接待人员会在这个过程中受到不同程度的委屈，受来宾的批评、同事的埋怨以及上司的误会，夹在中间十分为难，讨不到好处。此时，就需要公务接待人员拥有良好的心态，能够有强大的抗压能力。

这个时候就需要企业在挑选公务接待人员时下足功夫，不仅能够有优秀的职业素养，还需要其能够有良好的心态，强大的抗压力与高情商。能够在面对不配合协调工作的来宾时，承受来宾的无理斥责，抗住领导施加的压力，并在不断协调失败的情况下，继续想办法协调工作直到成功。

为了让公务接待人员在公务接待过程中能够更好地表现，企业需要在公务接待活动进行之前对公务接待人员进行相关培训，为其植入为工作无私奉献的工作理念，在工作中受的委屈都是成长路上的垫脚石，使其能够拥有乐观的工作心态。

四、落实国家政策进行公务接待工作

（一）近年来公务接待工作中出现的问题

近年来，某些企业为了能够拉拢合作伙伴，在公务接待工作中经常会花费大价钱招待来宾，食宿奢侈，使用大量人力物力投入到公务接待工作中，造成铺张浪费等现象，引起了国家的重视。近几年，中央及地方政府都出台了《党政机关国内公务接待管理规定》，企业公务接待工作要例行勤俭节约，反对铺张浪费。

（二）做好廉洁公务接待工作

在落实国家政策的情况下，做好公务接待工作，需从根本做起，公务接待工作的一切标准不能超过规定。例如，来宾人数为十人以內时，公务接待工作中陪客人数不能超过三人，若是来宾人数超过十人，陪客人数不能超过其三分之一。

在接待来宾时，住宿与饮食方面做到尽善尽美就好，不用过于注重排面。对接待人员的安排也不用过多，公务接待场地装饰不宜过于铺张，只需干净整洁，舒适就好，一切布置从简，只要公务接待人员服务态度足够良好、工作足够细致，便能体现出企业的诚意和良好的精神风貌。

五、结语

新时代发展之下，企业发展过程中，公务接待工作起着越来越重要的作用，做好公务接待工作，能够让企业洽谈业务时获得更良好的效果。因此，为了满足企业工作业务需求，企业办公室的公务接待工作需要做出相应改善，从以往的公务接待工作中吸取经验教训，对公务接待工作做出相应改变和调整，逐步完善其接待工作内容，使其能够为新时期的企业发展起到作用。

参考文献

[1]王慧萍.如何做好新时期油田企业办公室的公务接待工作[J].办公室业务，2016（18）：71+85.

[2]李伟，张智，王蕾，南青青.浅谈如何做好油田企业公务接待工作[J].化工管理，2014（21）：13.

[3]黄敦利.新形势下如何做好公务接待工作[J].办公室业务，2012（22）：44–45.

[4]黄小云.新时期企业做好公务接待工作的策略探讨[J].企业技术开发，2015，34（26）：35–36.