论事业单位人事档案鉴别及保密工作在人事监管中的重要性

肖钦钦

【摘要】鉴别人事档案即根据各项原则及规定，鉴别所采集到的人事资料，在取舍人事资料时，应以材料的真假及价值作为关键依据。文章探究事业机关人事档案鉴别的一些工作内容，涉及准确区别人事档案与非人事档案，鉴别材料内容的真实性，然后探究怎样做好事业机关人事档案鉴别工作，在做好鉴别的同时做好保密工作。

【关键词】事业机关;人事档案;鉴别工作

人事档案是组织人事等部门在工作中形成的，关于个人成长经历和个人情况的原始记录，大多数档案材料是各主管部门依法履行部门职能形成的记载和反映了个人的自然情况、成长经历、工作表现、德、能、勤、绩、廉等方面的情况。人事档案业务鉴别在人事监督管理工作中具有核心地位，鉴别效果的好坏直接影响到人事档案的效果，对可否准确执行人事政策也有较大影响。目前，各地方政府正在努力贯彻执行党中央有关深化党及国家部门变革的各种部署，为保障机构变革中人事档案与材料移交、接收等业务顺利进行，结合实际情况，现就做好事业机关人事档案鉴别工作提出一些建议，仅供参考。

一、人事档案鉴别的作用

（一）人事档案资料的鉴别是事业单位选人用人的第一步关卡。近几年，有关冒名顶替、调整时间与学历造假等情况被处置的人员十分常见，常见报端。主要原因不仅有早几年我国还没有实施高等教学证书电子注册体系等客观问题，还有部分用人机构在招录员工时审查不仔细，导致不合格员工流入单位中，给团队组建及人事档案留下隐患，这就需要单位用人时严格把好人事档案资料鉴别审查关，保证引入人员档案素材准确有效。

（二）人事档案资料鉴别属于员工晋升提拔的关键依据。岗位职称晋升与选拔应用，重点是知人善任，核心内容需要凭借人事档案资料，所以，人事档案属于仔细考察了解与选拔任用干部及监督管理人员的关键依据之一。因此，要将鉴别人事资料融入人事档案管理之中，及时发现、填补、优化、更新干部资料，为组织准确选拔任用员工提供核心依据。经过扎实仔细的鉴别，保证单位人事档案内容的全面性与准确性，为准确任用员工、维护职员合法权益提供稳定依据。

（三）人事档案资料的鉴别是提高档案管理质量及效率的重要环节。加强干部人事资料鉴别需要遵守“取之有据，舍之有理”的宗旨。唯有经过鉴别，方可更好完善补充事业机关人事档案内容，及时把个人手上该归档而没有归档的档案资料归入本人档案，而且把一些无须归档的资料从档案中清除出来，削减档案分量，完善库存质量，进而保障人事档案的整体性与精炼性，加大利用率，保证本单位人事资料管理的顺利运行。

二、事业机关人事档案鉴别的一些工作内容

（一）准确区别人事档案与非人事档案。个人档案涉及人事档案资料与非人事档案资料两个部分。开展人事档案鉴别工作的第一步，即準确区别人事档案与非人事档案。就入党团资料来说，要求融入人事资料范畴的内容包括入党团的志愿书与申请书，以及转正申请书、入党团时的家庭及社会关系。另外，个人政治历史调研资料均是人事档案范畴，而个人入党团时的组织和支部会议的探讨记录与审批通过书就是党政档案范畴内。奖励材料是人事档案范畴，是授予先进、楷模称号的依据，另外也有通知、批复、审查表、事迹资料，而归属党政档案范畴的资料包括申请报告、审批素材。此外也有部分物品要由个人妥善管理，涉及奖状、奖品、荣誉证。针对纪律检查资料来说，归属人事档案范畴的包括处分、决定、复核、平反决定、自检，此外也有部分材料是案件材料范畴，涉及人事档案范畴、调研旁证资料、检举揭发信息、请示报告，此外也有来往信函。

（二）鉴别资料内容的真实性。准确鉴定是否是本人的人事资料，在整理保存人事资料时，是将员工姓名作为关键特点。在整理与归档过程，要防止由于同名同姓而出现张冠李戴的现象，也不得因为一人多名而将材料分散保管。针对同人多名，选用学名、笔名、化名以及同音不同字等现象，重点核实后续资料姓名栏上曾用名是不是有和早期原名一样的名字，查清档案中是否存在更换姓名的报告与审批资料，鉴别每份资料的年龄、籍贯、经历等状况是否一样。鉴别材料是不是已经彻底完成整理，鉴别是否具备完善的手续。唯有那些已经整理好的资料才可以正式融入人事档案中。部分资料还应当进一步办理，还有的资料由于问题悬而未决，这类信息就不得归入档案。完整的手续涉及审核、批准、签署、盖章、落款，把这些手续办理齐全才可以正式把资料融入人事档案中，只要是手续不齐全均必须补办。要科学鉴别材料的精炼性，有的材料内容一样，有的材料就无法精准说明问题，针对这些无价值和价值较低的材料应进一步剔除。判别材料是否齐全，唯有内容完善的材料才可以真正起到作用，确保人事资料完整的重点即加强材料鉴别。

（三）鉴别人事档案内容是否存在重复信息。在组织人事档案鉴别时，不管是正本或者副本，仅需留下一份就行。鉴别时经常发现有的人员写过多张入党申请书，在归档过程，仅需选择内容完善、字迹清晰的归入本人档案。

三、做好事业机关人事档案鉴别任务的途径

（一）事业机关人事档案鉴别基本原则。人事资料的立卷单位属于个人，可以全面体现一个人的现实及历史状况，通过运用人员的业务活动组成，保管与应用也较为便利。为了便于保管，员工应当将这些人事资料分门别类，进而产生保管单位，加强条理化、标准化管理。一般情况下，人事档案包括以下几种：履历、自传、鉴定、考评、政治历史问题、参与党团机构、奖励与先进事迹、处罚、取消处罚、甄别、复核、体现职务职称薪资、其他资料。在甄别人事资料时，应将人事资料的内容与类型作为依据。组织鉴别工作坚持的原则为“取之有据，舍之有理”，前者是指鉴别工作应将中央相关规定视为依据，对于要归档但是没有归档的资料，要迅速补充入档，而部分则是不要归档，融入人事档案，针对这些档案应完全删除。后者是指决定删除一些材料应有充分的理由，特别是在要求销毁部分内容时，更应当谨慎对待，整个操作过程不得武断草率。

（二）遵循并贯彻落实各项政策规定。针对事业单位来说，鉴别人事档案内容的准确性意义显著，鉴别与归档是加强事业机关人事档案管理活动的基础与前提，将直接影响档案管理的效果。在鉴别事业机关人事档案内容时，应根据相关规定及原则审查采集到的档案内容，精准判定材料的真假，而且高效判定材料的保管价值。在鉴别与归档人事资料时，应遵守各项政策依据，这类政策依据包括《人事档案业务条例》《人事档案资料采集鉴别和归档的规定》以及《干部人事档案资料的鉴别归档体系》，这些政策依据给人事档案内容鉴别、规定业务带来思路与理论依据。针对专门从事人事资料管理的员工而言，要仔细学习各项规定，并且保证深刻体会，既要遵循各项规定，还要贯彻落实。在鉴别材料时，应遵守历史唯物主义与辩证唯物主义思想。仔细分析各种历史背景下出现的资料，要保证具体、仔细与认真。分析工作的开展要兼顾到材料的形成日期、重要内容与可靠性，此外也要考虑到信息的用途，严肃谨慎对待资料的取舍。

（三）处理好不归档的资料。对于不归档的资料要处理好，在清除不归档资料时，应采取科学的办法。首先，资料的转出。主要对于非本人资料与不应归为人事档案的资料，这些资料不得任意丢弃，也不得任意销毁。准确的做法是将之转入相应单位得到妥善保存与处理。在转出资料时，应当填写转递资料通知单。其次，资料退回。重点是对于手续不够齐全的资料，也有一些是其中的内容还尚待核实，由此均要提出详细的意见，在该基础上将这些资料退回给相关单位，在各项手续均补办完整以后才可以收回资料。再者，存留资料。在通过各种鉴别以后，材料是人事档案范畴内，并且又具有保留参考意义的，应对这些材料进行规范处理，然后再交给各部门合理保存，作为业务信息。最后，销毁信息。重点是对于一些无保存价值的内容，在销毁这些信息时，要根据相关规定处理，在销毁信息以前要仔细审核，也有加以登记的必要，在通过主管单位审批以后，才可以将这些信息正式销毁。在仔细鉴别相关资料以后，才可以保障人事档案资料达到内容真实的标准，高度符合头尾清晰、手续完整的要求。

（四）制定并落实人事档案保管体系及培训体系。事业机关要制定完善的人事档案保管体系和培训体系，注重宣传人事资料管理法律的规定及对参加档案鉴别和档案管理人员的保密教育。事业机关要制定完善的《干部人事资料管理方法》，对管理者的业务职责进行確定，完善档案管理业务流程，涉及借阅、转移与接收。顺利组织干部人事资料管理法规教育活动，让每位人事干部必须遵守国家有关保密的法律和行政法规的规定，让党员干部的法治思想及意识得以提高。人事档案信息禁止涂改，要保障每一位职工均主动讲诚信、懂规矩。此外，各级员工均需要遵纪守法，以严肃的态度处理每个人的人事资料，要保障记录的相关内容是高度精准的。努力组建人事档案团队，严格执行人事档案业务相关责任制。事业机关要选用作风正派，充满强烈责任感的中共党员负责档案管理业务。在管理人事资料时，加强党性教育以及纪律约束。保障档案从业者在对待各项业务时，可以遵守原则，在做好各项业务时，保证公道正派。在面临一些突发情况时，可以积极肩负责任。顺利组织各种业务培训工作，让人事档案管理从业者的业务能力及工作技能得到明显提升。

四、结束语

总之，从事人事资料管理的人员需要认识到人事档案鉴别及保密工作的关键性。加强事业机关人事档案鉴别要遵循适当鉴别基本原则，而且还要遵循并严格落实各项政策规定及保密工作，妥善处理好不归档资料，制定并落实人事档案管理体系。经过鉴别人事档案信息，促使人事档案内容具有头尾清晰的特点，也具备完整的手续，保障人事资料信息的完整性。

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