提高高校人事档案管理工作水平的措施研究

高霞

摘 要：高校人事档案是高校教育事业发展和高校人事工作的重要组成部分，也是学校组织人事、科研、教学等各项工作必须要经历的一个环节。而人事档案管理水平的高低会直接或间接影响高校人事管理的决定，也会反映高校人事工作的状态。本文从现在高校人事档案管理的一些问题出发，对提高其管理水平提出一些措施方法。

关键词：高校；人事档案；管理工作；措施

一、高校人事档案管理的不合理现状

（1）管理制度落后。高校人事档案工作的管理方法大部分还是依据《干部档案工作条例》，难以在工作管理上有着自己的创新。多数高校在档案管理方面还在采用传统工作方式，忽视个人信息的更新。当前不少高校人事部还是手工操作，因此信息更新慢、管理制度落后；在档案管理人员的挑选上十分随意，许多档案管理人员都将这份管理工作看做“闲职”。这样的情况导致档案管理的缺失，高校人事档案管理如何跟上时代的脚步和高校进步的速度？

（2）档案质量不高。许多高校的人事原始档案普遍存在材料不完全真实、字迹模糊、手续也不齐备等现状，且应该反映本人的一些真实情况的内容过于空洞而无法反映本人的真实情况，对于可以反映本人的真实情况的思想品德、业务能力、教学水平等现实状况却很少涉及。材料的准确性和完整性也难以保证，甚至有时都出现了学历、年龄乱填的状况，各种证明材料的缺失等。这些问题都给高校人事调动带来了困难。

（3）人事档案资源利用不充分。人事档案的管理工作应该是为高校各项工作服务的，但档案室的许多材料却没有及时更新。由于档案信息的不完整，因此许多档案的价值就不能得到利用，这就导致了档案的利用不充足。另外，人事档案严格的保密性，导致了档案的利用率十分低下。

二、提高高校人事档案管理水平的措施

（1）更新观念，完善管理。高校人事的流通在近些年十分频繁，因此，对高校人事档案进行管理时，首先要时刻更新自己的观念，对高校人事档案的管理有一个新的认识，学习时下先进的管理方式。因为人事档案对于当事人的重要性，“人事档案工作是人才工作的重要组成部分，是组织人事部门选拔人才的重要依据。”[1]

过去高校人事档案的使用主要侧重点是为政治服务，现在应该转为侧重于教学科研和事业发展服务。在一部分档案保密的情况下，将可以公开的部分进行活动性更新和管理，建立健全管理制度。所以在进行公开和非公开的界线选择上，就需要管理人员认真学习《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》，严格按照保密的规定对高校人事档案进行合理有序的管理。

（2）完善档案内容。档案工作的管理的基础就是档案内容的完善，是维护档案人档案真实性和完整性的关键，因而这是一个需要耗费时间和精力去做的一个漫长的收集工作。管理人员要将所有人的档案都进行查阅和统计， 将缺失的部分自行或者让档案人去相关部门进行档案的补办。在补充历史信息的同时，年度考核资料、表彰材料、基本工资材料等都要定期收集、录入档案。

对于档案收集的真实性和准确性要有保障，档案内容需要有质量地录入档案，对于档案人的各项调研和情况反映尽量保持真实，可以做到“看其卷，知其人，用其才”，因此，“人事档案的管理人员还要善于捕捉档案材料形成的信息，摸索人事档案材料的形成规律，进行收集跟踪。总之，要做到多层次、多途径、多角度收集档案材料。”[2]

（3）高校人事档案管理要做到现代化和规范化。人事档案管理是一门综合的管理科学，在科学和经济的日益发展下，传统的单纯人力进行人事档案的管理已经不能满足高校发展的需要。管理人员应该时刻对自己的管理方式进行学习和更新，在实践的工作中不断探索新的管理方法，还可以运用计算机整合电子档案，适当地节省劳动力的使用，提高工作效率。

（4）积极开发高校人事档案中的信息资源。高校人事档案为高校人事而服务，也促进了高校人事工作的发展，它为高校人员的各项评定工作提供依据，因而，高校人事档案管理的任务应该立足于高校的本职工作，为社会和师生提供完善的服务。

参考文献：

[1]杨碧倩.高校人事档案管理工作中的若干问题及改进措施[J].扬州教育学院学报，2009（3）：89-91.

[2]李 岩，马冬雪.如何提高高校人事档案管理水平[J].黑龙江科技信息，2009（31）：224.