医院人事档案管理现状及对策分析

邹怡君

摘 要：人事档案信息在医院人力资源管理中有着积极作用，但其利用率却不高。人事档案管理是人力资源管理的常规化工作，在日常工作中存在着诸如工作人员观念薄弱、人事档案管理制度不健全、人事档案管理业务落后、人事档案数据利用不足等问题。只有从思想意识、理论知识、业务能力、管理工具等方面齐抓共管，才能有效提升人事档案管理质量，并为医院人力资源管理提供重要依据。

关键词：公立医院 人事档案 档案管理

中图分类号：F240；G271

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）10-252-01

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案管理工作就是收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用人事档案的活动。

现代医院尤其是政府投资举办的公立医院，多为人才高度集中的组织，人力资源是医院发展的核心竞争力所在。有效开发和利用人力资源是人力资源管理的重中之重，而充分利用人事档案数据发掘和培养人才，科学规范地管理人事档案，使静态的人事档案历史数据在动态的医院发展中发挥积极作用，是人事档案管理者的责任和义务。但既往的医院人事档案管理尚未充分发挥其应有的作用。

一、现阶段医院人事档案管理存在的问题

1.工作人员观念薄弱。医院管理者特别是人力资源管理人员对人事档案管理的认识较为消极是当今医院人事档案管理工作中最为常见和突出的问题。很多医院的人事部门领导弱化对人事档案的定位，认为干部人事档案仅仅是人力资源管理中的日常工作，并委派人员兼职进行管理，未将人事档案管理和选人用人、人才整合、人才开发和培养等人才应用有效结合起来。而一家医院只有树立正确的人事档案管理观念，注重干部人事档案管理，才能有效促进医院人力资源管理水平的提升。

2.人事档案管理制度不健全。我国早在上个世纪业已出台人事档案管理规范、保管制度等一些列相关规章制度，并对档案管理的物理环境和硬件设施做出严格规定。但很多单位尤其是公立医院，因为场所改扩建、管理人员不足等原因，降低人事档案管理标准和配置，如人事档案管理无独立的保密场所，温度、湿度不达标，从业人员兼职管理或不符合上岗资质，保密制度不健全或形同虚设，人事档案盒、档案目录、顺序、纸张要求不符合国家标准或未按国家标准及时更新。

3.人事档案管理业务落后。医院的人事档案管理工作手段较为落后主要体现在人事档案材料的收集、归档、整理、分类、保管各方面。绝大多数医院对人事档案管理尚停留在纸质资料的管理水平，纯人工管理人事档案，造成人力、物力资源的大量浪费，管理过程也会存在一定的差错，如归档材料遗失、错放、漏放等。

4.人事档案数据利用不足。人事档案具有全面性、现实性，真实、有效的人事档案是个人经历的反映，而个人经历是人才成长的宝贵财富。准确了解干部成长经历，使之为医院人力资源管理提供基础数据，在培养人才、搭建梯队等发面提供详实、准确的信息。而目前医院在选人用人等关键环节中往往忽视了人事档案中存在的重要信息，仅在遇到提供亲属证明等事务性工作中发挥作用。

二、提升医院人事档案管理水平的建议

1.提高人事档案管理人员的思想意识和业务水平。人事档案管理人员应符合国家要求，具有中共党员身份，并严格按《档案法》、《人事档案保管制度》、《干部档案工作条例》等相关法律法规要求执业。强调人事档案管理工作的重要性、保密性，提高从业人员的思想意识，不断加强学习和再学习，对从业人员实行定期考核制度。在日常的档案管理工作中强化保密意识，提高对人事档案收集、分拣、归档、电子化等业务水平。按照管理权限在规章制度的制约下完成借阅流程。

2.加强人事档案收集力度和材料甄别鉴定。人事档案管理部门应加强医院人员对人事档案工作的重视程度，增加个人自觉及时移交档案材料的宣教力度，并强化与人事档案材料形成部门的沟通和有效联系。同时，人事档案管理人员应提高对档案材料真伪的鉴别能力，练就对虚假材料真实性的还原能力。通过多种途径保证档案材料的真实性，如利用现有信息网络工具对学历学位等材料信息进行核实认证。

3.细化档案分类，提高人事档案利用率。组织部门已于2014年颁布了新的人事档案分类标准，新标在原分类的基础上对四类、九类等类目进行了细化或微调，并对档案用纸的大小和规格进行了新的规范。人事档案管理人员应及时按照新规对干部人事档案逐份逐页进行整改，以确保人事档案的准确性和权威性。

4.创新档案管理方式，建立信息化人事档案数据库。人事档案具有动态性、流动性，人事档案管理工作也应根据档案特质创新档案管理方式方法。利用现有技术，对档案进行电子化制作，建立人事档案数据库。充分发挥信息系统检索、查阅、扫描、复印等功能的便捷性，提高人事档案的制作和利用效率。

医院人事档案管理是卫生人力资源战略管理的重要组成部分，只有不断提升人事档案管理水平，充分利用人事档案数据，才能使之从躺在档案室的静态数据变成会说话的活字典，为医院发展提供人力资源信息资源，真正促进医院的发展。

参考文献：

[1] 褚丽娜.人事档案管理体会.兰台世界，2013（10）

[2] 谢虹.人事档案管理工作现状分析和相应对策的研究.黑龙江史志，2012（5）

[3] 王鹂.高校人事档案信息化建设的思考.经济师，2011（6）

（作者单位：首都医科大学附属北京佑安医院人事处 北京 100069）

（责编：若佳）