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网络环境下人事档案管理现代化分析

2016-12-20王光明

现代企业文化·理论版 2016年20期
关键词:人事档案网络环境现代化

王光明

中图分类号:F272.9 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2016)10-000-01

摘 要 在我国现代化进程不断加快的背景下,信息化应用与建设的速度、涉及面也在不断的提升。人事档案管理作为社会各个部门档案管理的内容之一,在网络环境下的人事档案管理工作面临着重大的变革与提升机遇。通过有效地开展人事档案管理的网络信息化建设工作,能够提升人事档案管理的效果,发挥人事档案管理工作的职能。基于此,本文就人事档案管的信息化建设工作展开了分析,以供参考。

关键词 网络环境 人事档案 管理 现代化

一、网络技术运用到人事档案管理中的优点

目前,网络技术在人事档案管理中已得到运用:一是,与开发档案信息资源,实现档案信息资源共享。计算机网络的建立,克服了档案利用的空间障碍,仅需片刻时间便可实现部门之间的档案信息提供,大大增加了利用者获取档案信息的及时性,节省了时间,提高了检索和查找速度,从而使档案资源得到更广泛的开发与利用,档案资源的共享也得到技术手段的保证。二是,为领导和相关部门提供了全方位的人员信息。通过利用计算机网络技术,建立人事信息数据库,不但可以快速准确地获取人员 的自然情况、简历、素质、特长以及德、能、勤、绩等方面的综合信息,还可以随时查询人员诸如日常工作、学习、生活等方面的资料,了解人员全方位的综合信息。三是,计算机网络技术将人事系统各部门的计算机设备互联,建立的“集成化系统”,对各部门的信息予以综合考虑,可以获得管理的综合效益。同时,各部门之间可以方便地互通信息,便于信息的收集与交换,也便于信息的 集中或分散处理。而且还可对所管理人员的情况进行研究,作出统计分析,开展高层次的信息服务。

二、网络环境下如何加强人事档案管理现代化

(一)引进先进的技术设备

为了提高档案管理信息的发展水平,就需要投人大量的资金,引进前沿技术及相关的设施,打造出一个完整的网络信息管理平台。档案信息化管理中最重要的就是硬件设施,它是保证档案资料传输及共享的基础,通过系统性的管理信息档案,将会促进档案信息管理工作的进一步发展。

(二)加快人事档案全文数据库建设, 满足利用需求

人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势,但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅,这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设,有效的提高人事档案利用的效率,通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析,并能快速生成各种名册和表格,但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容,这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用,提高人事档案利用工作的效率,满足利用者的需求,保护实体档案,全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库,利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络,以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。

(三)提高人事档案管理服务水平

在档案管理信息化中可以通过计算机把文字、声音、图片、视频等档案资料按照类别划分整理并进行保存,方便日后的信息共享及交流,为人们提供各种档案信息资料,从而提升人事档案管理的社会地位,同时也将会极大程度上提升人事档案管理的发展水平,以此体现出人事档案的重要价值。

(四)加强网络建设,构建信息平台,实现资源共享

建立干部人事档案网络化管理体系,按管理权限,逐层逐级建立干部人事档案局域网,通过局域网之间的相互联结,实行干部档案的网络化管理,确保干部人事档案管理的高效性。实施人事档案现代化,首先是在人事管理机构中设置信息中心,履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章,规范人事信息流动渠道,使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖,人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大,建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把人事信息库的建设和人事档案管理有机地结合起来,把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要实现这一目标,必须保证足够的技术人员储备,既熟悉人事业务又熟悉信息系统建设的专业技术人员是首选。网络技术的应用是全面实现人事档案管理信息化的技术前提。要想实现人事档案管理的信息化,信息共享必须解决。

三、结语

总之,对于现代企事业单位的人事档案建设来说,适应互联网环境下市场经济主体发展趋势,积极主动建立健全人事档案内容适度透明制度,以互联网为媒介,进行网络化、数字化管理和服务,如将企事业单位人事变动利用微博进行公布,既可以提高企事业单位社会关注度和知名度,还可以为企事业单位提供一个全新的展示平台。

参考文献:

[1] 李丹娜.浅谈人事档案信息化管理[J].科技资讯,2014(02).

[2] 郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2014(08).

[3] 罗能超.人事档案管理的网络信息化建设的措施[J].才智,2016(06).

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