档案信息化管理的优化建议与提效路径

陈胜 丁琨

伴随着信息化技术以及时代环境的不断改变，可以将不同的档案数据合理分组、合理储存，在这一基础上，就必然需要及时建立、应用并不断完善信息化管理系统，从而提高整个管理效率。在具体系统建设期间，需要从下面几点着手：

1.提升信息化管理意识。办公室档案管理工作的建设需要构建一个全新的管理意识，及时突破传统管理意识当中的各种缺陷。强化档案管理的整体水平，加大管理资金的投入。档案信息化系统建设期间，需要许多的设备、资金以及人力资源，此时需要做好资金方面的供应，不同的档案系统需要做好针对性的系统建设，对于事业单位而言，需要做好档案管理、档案采集、网上查阅三个系统的建设，并针对不同的管理需求、职责，做好材料的收集、鉴别以及整理、储存，同时根据实际需求做好业务模块的建设，如系统维护与业务管理。

2.提升管理效率。在提供資金与基础技术支持的同时，需要按照档案管理的需求做好管理工作的合理落实。一方面，根据实际需求做好人事方面的调动以及资金方面的调整，从而提高管理的整体效率;另一方面，需要采取更加科学合理的方式落实管理工作，例如针对信息化系统做好管理体系的调整，从而提高管理的综合效率。

3.完善管理制度体系。按照档案管理工作的特殊性以及重要性，需要细化管理制度。首先，需要根据档案管理工作人员的管理工作经验采集相关的建议，积极听取建议以及管理中的实践性问题，从而针对性补充与完善管理规章制度。其次，需要从管理工作中不断探索与完善，确保管理规章体系的基础完整，从而推动办公室的档案管理效率。最后，建设意见反馈机制。档案管理的完善期间需要进一步改进与完善管理制度，并构建管理工作意见的反馈机制，按照管理中提出的意见提出改进策略，并由管理人员进行评价，通过后实施。

4.强化管理人员素质。导致档案管理工作效率较低的原因非常多，普遍在于两个方面：一方面，是外部环境、工作人员的素质以及设备工具、监督机制等方面，其中最为突出的便是人员方面的素质问题，对于办公室档案管理工作而言，因为工作本身属于一个高专业性的工作，再加上信息化设备的使用，需要以固定的计划实现对工作人员的技术培训，同时还需要提高对职业道德的培训，并适当进行考核，实现激励作用;另一方面，需要激发积极性。针对办公室档案管理工作人员需要做好相应的激励，在技术、思想等方面提供培训的同时，需要高度重视激励政策的宣传与落实，提高工作人员工作积极性以及能力提升的主动性。