新时代下，档案信息化建立数据库的必要性

杨婷 金婷婷

档案数据库是档案信息化建设中重要组成部分，在这个互联网时代，大数据贯穿到各行各业中，其应用越来越广泛。档案的数据库还是以档案本身为基础，同时对数据库进行设计和应用，其中包括档案的信息，管理的信息以及应用的信息等等在内的各种类型数据按照一定的数据模型进行组织的数据的集合。

数据库集资源组织、管理、共享于一体，在管理数据，操作效率，结果完整度方面都是有良好的表现的。档案数据库是各类档案信息系统运作的核心，更是档案信息化工作中不可缺少的基础工作！首先，不管它的最终目的是什么，它最基本的是要管理好它的管理对象，使其有序进行。这里最基本的办法就是分类，也就是整个档案进行分割，当然需要按照一定的类别来进行合理划分。

随着管理主体业务的不断扩大和深化发展，传统的管理方法已经不能适应不断变化发展的档案管理了，同时也无法满足社会对档案的利用需求，所以提高档案信息化管理是新时期下档案管理工作的必由之路！因为网络传递的是档案信息，所以计算机的辅助可以使管理工作有效进行。当然，这也需要管理人员具有一定的专业素养，能够对档案基本信息进行识别和准确录入。

在档案的管理中，数据库是比较基本的操作，因为它能够比较客观的反映出档案信息的原始记录，这是毋庸置疑的。当然，这也是档案数据库与那些简单的图书，收集来的资料，获取到的情报等文献不相同的地方。良好的数据库不仅能够实现数据的管理，更能够将数据内部，信息管理等有机结合起来，也就是要保持文件之间的历史联系。

利用档案数据库，可以很好的对数据库进行管理和维护。也许我们不太懂其中的操作，但是在多数情况下，利用这种方式可以保證数据库的统一，也可以维护其建设者，管理者以及拥有者的利益，这样就可以保证数据库的建设，让其作用发挥到最大化！按照目前的情况来看，电子文件管理已经成为一种潮流，在档案信息化的过程中是不可逆转的，那么在这种形势下，电子文件必须真实完整，特别是具有可用性。电子文件管理理论在一定程度上也可以对档案数据库提供支持。因为现代文件档案管理对整个文件的过程、目标、要求、规则等都做一个系统的分析，在形成阶段做尽可能的整合。

建立一个档案数据库，是历史和时代发展的必然趋势，传统管理必将会被电子管理所替代，不论是效率还是质量，档案信息化的数据库建设都有着无法被超越的优势。