档案管理信息化建设的问题研究

王敏

[摘 要] 近年来，随着我国经济水平和科学科技的不断发展与提高，信息技术积极应用于各行各业，档案管理工作也是如此。随着信息化时代的到来，我国各行各业的稳步发展加快了我国档案信息化管理的进程。将信息化技术应用到档案管理工作上，大大提高了我国档案管理工作的办事效率。文章首先分析档案信息化管理的重要作用，然后介绍档案管理信息化的建设现状，并提出了加强档案信息化管理的有效措施。

[关键词] 档案管理；信息化建设；现状；措施

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着互联网等高科技的飞速发展，传统的档案管理已不能适应新时期的发展需求，档案管理需要更加规范化、技术化，应以智能化的手段对现有的档案管理模式进行历史性的改革，进行信息化管理，提升档案管理的成效性，更有效确保工作质量。

档案信息化管理指的是在管理档案的过程中，结合先进的管理方法，采用智能化的技术手段，实现档案信息的科学性管理。随着信息化时代的到来，需要运用智能化的档案管理模式来节省人力、物力，有效地提高资源利用率，将档案的价值在最大意义上体现出来。

一、档案管理信息化在事业单位档案管理中的重要作用

（一）能够有效改善档案管理模式

在我国档案管理建设过程中，由于传统观念的影响，我国现行的档案管理模式仍然比较陈旧，具有一定的局限性和单一性，使得档案管理信息化建设受到了很大的影响。在时代不断发展、各方面工作机制不断完善和健全的情况下，传统的档案管理模式已经无法满足当前的发展现状，不能够进一步实现档案管理的开放性，致使相关工作无法顺利完成，导致档案管理长期处于封闭的状态。通过实行档案管理信息化建设和科学管理，能够对内部信息的资源进行合理分配，可以有效对档案进行收集以及管理，改善工作的服务质量和效果，对有效改善档案管理的工作效率有很大的促进作用[1]。

（二）能够有效扩大档案服务区域

对于档案管理工作而言，其主要就是对信息资源进行管理。在具体工作中，信息资源的主要价值就是开发和利用，档案质量以及效果的高低与开发的实效性，有着非常重要的联系。因此，加大档案管理信息化建设，应该采用先进的现代化管理方式，对档案信息进行有效的储存和管理，这样不仅可以促进信息资源的开发和应用，进一步提升社会的整体效益，而且可以扩大档案服务区域，对档案管理工作的有效开展具有重要意义[2]。

（三）能够让档案信息储存量不断增加

近年来，时代的不断进步使信息技术也得到了进一步的发展，因此在各个领域以及行业的发展过程中，也纷纷加大了信息化建设。由此可见，实现档案管理信息化建设，无论是对单位发展，还是对社会进步，都有着非常重要的作用。如果实现档案管理信息化建设，那么在进行档案管理工作中，其信息的储存量也会随之增加，存储的密度以及空间也会远远大于纸质的档案。不断的强化档案管理信息化建设，还可以在档案管理过程中，对各类图表、图片等进行统一的管理，整体放在一份文件当中，这样可以有效节省储存空间，提升了档案管理工作的水平和效果。

二、档案管理信息化建设存在问题

（一）档案信息化管理有待规范

现阶段，我国档案信息化管理虽然取得长足进步，但从整体发展角度来看，仍存在许多不足，其中档案信息化管理不规范是制约管理水平进一步提升的重要影响因素。一方面，档案信息化管理并未形成一个统一的管理标准，不同地区档案信息化管理存在巨大差异，这在一定程度上限制了档案信息化建设水平的提升。另一方面，档案信息化管理不规范，造成档案信息化转变形式复杂多样，档案信息资源在共享服务方面受到诸多影响，限制了档案信息化管理功能的有效发挥[3]。

（二）档案资料信息化技术不足

从技术角度来讲，现阶段我国档案信息化管理工作仍面临着一定的技术难题，使得档案资料数字化转变十分困难。由于档案资料种类十分复杂，包含文字、图标等多方面内容，而在档案资料信息化转变时如果缺乏有效的录入技术，会大大增加档案信息收集与整合的难度。在实际档案资料数字化转变过程中，由于技术问题，常出现复杂多样的编码，给档案资料信息化管理工作带来严重困扰。此外，信息化技术不足还会降低档案资料的整体性，不利于档案信息化管理工作的有效开展。

三、提高档案管理信息化建设措施

（一）构建统一规范的档案信息化管理模式

档案信息化管理作为新兴管理技术，必须构建科学规范的发展模式才能推动管理水平不断提升与进步。首先要实现档案信息化管理的规范化发展，明确档案资料数字化转变形式和标准，为档案信息化管理工作的开展奠定坚实的基础。这里，就要求不同行业或领域都应按照统一的标准模式开展档案信息化管理，由此提高档案资源的有效整合与利用。其次，还要完善档案信息化管理制度，对档案信息化管理工作内容进行细致的分类，明确管理要求与准则，由此提高档案信息化管理质量[4]。

（二）提升档案信息的全面性、安全性

任何类型的档案材料都是在确保其信息保密性、完整性的前提下，才能发挥出档案本身所具有的价值。档案的安全性实则就是信息的安全，而信息安全主要体现在档案存储应用系统所使用的软件安全；计算机等硬件安全；信息资料借调等传播途径的安全。第一，档案类型繁多，其来源途径广泛，所以在档案管理工作中，應采用分类等区别存储的方法，针对差异型的档案信息资料，可以采用不一样等级的安全防护措施区别性的处理。第二，在选择哪个档案信息管理系统更有实际操作性时，应从该管理系统的整体性能等方面进行综合性的全面考虑，杜绝因系统选择不适合而造成档案资料的缺失。

（三）提升档案信息的利用率

将档案信息化管理加以运用就是为了全面提升档案的利用率，从而促进各方面工作的开展与提升。档案入库、记录档案资源、对档案信息进行保存只是过程，档案资源的有效利用并体现出其价值才是档案信息管理的目的。通过信息智能化手段的有效运用，将档案的价值在最大意义上体现出来。将智能化的手段、数据库、网络资源融合运用到档案信息化管理中，档案管理人员和使用档案者均可以随时随地的进行档案资料的管理和对档案资源的利用。通过将档案整合并运用信息化的管理模式，可以方便使用者随时查阅档案资料，充分发挥档案智能化带来的成效。

（四）实现档案资源的共享

档案信息化管理和传统档案管理相比最大特点就是档案资源最大限度的共享。档案资源进行信息化整合后，其重中之重就是通过设计让档案资源进行共享。其包括如下内容：针对不同的档案来源等进行区别；设定好档案使用者的身份和权限；如何规划和实际运用档案信息化管理系统。在使用中须严格按照档案信息化管理模式的要求进行使用，确保档案信息化共享功能在实际中的运用。

（五）提升档案信息管理的系统化、正规化

档案信息管理实现系统规范化，必须严格按照国家质量体系认证的要求进行运作。在对网络选择，电脑的配备等功能、电子信息制作及方案等的相关方面，对不同类型的档案信息进行全方位的系统化管理。档案信息管理系统实现对档案的标准化管理，必严格按照现行的相关规定和措施，及时全面地做好录入、整理、编排入库工作。档案信息化资料收集制度的制定与完善，可以有效地推动档案信息化管理的应用。

（六）加强档案管理人才队伍建设

信息化档案管理中人才队伍建设是关键，需要重视对工作人员的培训和绩效考核，依据考核结果进行相应地奖惩，激发员工工作积极性。此外，应该重视培训，提高员工的业务水平，确保各个部门和档案管理部门能够形成一个较为统一的、有机的协调系统。部门（单位）在推进档案信息化建设中要督促检查、指导并推动此项工作开展。

四、结语

档案信息化管理是必然发展趋势，与传统档案管理模式相比，信息化管理有助于提高档案资料的服务价值。档案管理信息化建设，可以将档案信息资源的价值，最大程度的在实践工作中加以体现。档案管理信息化建设中，应不断完善创新管理模式，促进档案管理工作的发展，最大程度上体现出档案的可利用价值。

参考文献：

[1]付冰，张晓刚.事业单位档案信息化建设与安全管理[J].兰台内外，2011，16（02）：120-124.

[2]刘恺.浅谈事业单位档案管理的标准化管理[J].中国房地產业，2011，17（02）：133-136.

[3]黄俊山.数字化测绘资料档案管理系统的建立[J].科技创新导报，2011，17（08）：102-105.

[4]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.