对水利工程项目档案信息化管理的思考

张海玲

（玉溪市峨山县水利局水利工程运行服务中心，云南 玉溪 653200）

在水利建设工程实施的过程中，经常会形成很多档案，庞大的数量给整理、管理、查找、利用都带来很多不便。因此，在现代水利工程档案管理中，信息化已经被逐渐应用。当信息化运用到档案管理中之后，可以让整个水利工程中的资料更加完善，而且可以直接进行整理，每一个工程都可以精确进行区分[1]。本文主要从水利工程项目档案信息化管理的现状出发，发现其中的问题，并且提出一些针对性 措施。

1 水利工程项目档案信息化管理的意义

近几年，我国水利事业也在逐渐发展和完善，对水利档案管理工作也逐渐提出了新的要求。随着档案数量在急剧增加，管理工作变得更加复杂。这些档案以纸质为主，传统的管理模式已经很难适应数字化、信息化管理的要求，不利于档案的社会化应用，管理、使用和传播都很难与现在的社会发展相匹配。随着信息技术的应用，档案管理将出现以下变化：第一提高了工作效率。由于水利工程项目在逐渐增加，所以产生的档案资料就会逐渐变多，给档案管理人员造成足够的压力。档案信息化管理可以彻底改变原来档案的管理模式，查找一份档案只要几秒钟就可以从海洋般的资料库中轻松找到。第二保证档案整理的统一性。在水利工程建设的过程中，档案涉及的内容比较多，每一个方面都会涉及，覆盖了很多专业领域，当使用信息技术之后，建立统一的管理平台，并且在其中设立很多的子模块系统，各个专业领域的可以进行区分[2]，从而实现档案的统一规范管理。第三有利于档案共享传播联网使用。使用信息技术之后，所有的资料和目录因为数字化而可以通过网络多人同时共享，可让更多的人异地传输调阅，如果属于开放性档案，还可以让人们24小时随时在网上使用。第四信息化能够有效地保护档案原件。数字化使用档案，可避免直接查阅原件，不会造成传统方式使用对档案的破坏。另外，可以多介质、不同地点保存，可有效防止损毁、遗失。

2 信息化档案管理存在的问题

1）档案信息化之路远且长。就玉溪市来说，水利行业信息化才刚刚开始。档案数据化是一个庞大的工程，面对馆藏浩瀚的档案全部数据化短期内几乎不可能。对过去形成的原有档案，只能突出重点，分步实施。只能每年安排一定的人力、财力，抓住重点，分步实施，有选择地数字化，最终实现全部档案数据化。由于没有专门的档案经费，也没有强制要求，玉溪市的水利部门对档案数据化只能在经费充裕的重点水利工程项目中才能够进行，其它的项目就没有可能安排了。说白了，就是从组织层面，还没有相关的制度和工作要求确定和保证档案数据化、信息化工作，档案信息化还仅限于行业内部自我自发的在做。

2）信息化受到传统管理模式的影响。通过对玉溪市水利工程档案建设的调查，可以看出现行管理仍然受到传统落后的管理方式影响，在一定程度上导致信息化管理不能得到落实。主要体现在两个方面，一是管理人员不具备较强的责任意识和学习能力，很大一部分人并不愿意去接受和承受新鲜的知识，不愿意去学习信息化管理的理论内容和操作方式。二是他们对于信息化档案管理没有充分的认识，没有理解其重要性。工作人员没有对国家政策和相关文件内容进行深度的学习，不能在实际工作中充分落实信息化管理的目标[3]。

3）缺乏配套的信息化设施。水利工程项目档案信息化管理需要购置足够的服务器、电脑、扫描设备、输出打印、存储设备等硬件，购置相关的软件系统，架设相应的网络，加上日常的维护管理，都需要相当的费用，很多单位领导由于不重视此项工作，加之经费紧张而不愿意投入足够经费。虽然已经开始信息化建设，但是设备的不到位，导致很多工作无法正常开展，档案也会长时间进行堆积，无法实现真正的信息化。

3 优化水利工程信息化档案管理的措施

1）建立科学的信息化档案管理制度。任何工作的顺利开展，制度建设是根本。有科学的管理制度，才能有法可依，有章可循。水利建设档案信息化管理想要得到进一步推进，应当是以更加健全的信息管理系统为前提，相关部门和单位必须建立统一标准，可以更加有效的推动档案信息化建设的落实。在进行信息化档案管理系统设计的时候，需要结合水利项目的特点，需要让整个系统更加便捷，同时需要搭建相应的数据库，这样当资料录入之后，可以在第一时间根据相关的信息对其进行查询，并且可以保证对档案及时进行更新。当遇到一些特殊情况，需要对档案进行审核，也可以迅速调出相关资料。和其他资料进行对比，当发现档案有所缺失之后，可以在第一时间进行补录，并且对其进行校正，这样可以确保档案的完整性和安全性。

虽然现在玉溪市水利行业已经开始实行信息化档案管理，但是对于当地而言，纸质资料还是很多，因此，在推进信息化档案管理的同时，也需要对纸质档案加以重视，将尽快进行数据化处理，纸质档案和信息化管理之间的差距主要如下表1所示：

表1 纸质档案和信息化档案管理的差距

2）构建大数据资源平台。水利工程项目档案中的数据关系到很多方面的内容，所以当资料进行保存之后，还需要进行资源共享，这样就必须要构建大数据资源平台，对资料实现高效利用。对于大数据资源平台的建设，虽然已经在一步步的推进，但是对其中的一些功能还需要进行完善和优化。首先需要借助大数据平台，对资料进行整合，对档案资源共享平台予以优化，进一步发现其信息技术的优点。其次，是可以将更多的数字化资料录入到大数据平台，可以更好的推动水利工程项目档案信息化建设的深度开发。在进行档案录入的时候，不仅仅是将资料单一的录入，还需要对录入资料进行规范化，这样之后在进行对比的时候，可以更加方便和快捷[4]。

3）重视档案管理人员的专业化。首先，对于管理人员来说，需要对档案信息化管理有足够的重视，并且愿意去进行学习，学习其理论知识和操作方式，让信息化档案管理可以得到落实。管理人员应该具有专业的知识技能，之前一直没有进行信息化档案管理的培训，当实行信息化档案管理之后，他们的责任意识就需要逐渐提高，知道信息化建设的重要性，提高自身的管理能力。工作人员需要对国家政策和相关文件内容进行深度的学习，重视在实际工作中充分落实信息化管理的目标，提高水利工程档案管理的质量。

4 总结

水利工程档案信息化管理是今后水利工程建设项目档案管理发展的必然趋势，其能有效推动水利工程档案管理的工作效率和质量，有利于档案共享传播和联网使用，从而实现档案管理的现代化，是保证我国水利事业持续健康发展的一项重要措施。但目前这工作的开展，并不容乐观，存在许多问题，甚至可以说还很落后。本文主要针对水利工程信息化档案管理现状进行分析，发现其中存在的各种问题，并且建议采取相应的措施，让其可以更好的开展相应工作。