开拓创新提质增效 推动档案工作迈上新台阶

刘爽

摘 要：企业档案作为企业活动的真实记录，承载着企业发展全过程，对服务企业生产、传承企业记忆、弘扬企业文化具有重要意义。创新是引领发展的第一动力，档案工作创新要坚持质量第一、效益优先，在管理理念、方法手段上不断创新，做到在开拓中发展，在创新中求进。

关键词：档案收集;档案利用;创新形式

实施背景

档案室保管管理类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、声像类、实物类、资料类等9个类别的档案，2020年初总馆藏量已达12.1万余卷/件，电子档案数据约1056GB。

档案室不断推进档案管理规范化、科学化、制度化建设，档案的组织管理、保管措施、业务建设和档案信息资源开发利用不断得到加强，为公司发展提供良好服务。但同时也存在以下几方面问题：在档案收集方面，仍然是“等客上门”的被动型工作，缺少主动性;在档案利用方面，2016年档案室开始档案数字化工作，积累了大量的数字化档案信息资源，但是服务力度、利用效率有待提升;在档案培训方面，培训针对性不强，培训效果不明显。

在国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提到：“档案部门应积极应对新技术、新业态、新模式发展对档案工作的要求和影响，创新档案管理理念和管理模式;主动适应经济发展新常态，创新档案利用服务模式，有效提高档案馆公共服务的认知度和用户满意度。”因此，档案室着眼新时代档案工作新任务，采取一系列科学管理策略，不断适应档案管理工作新形势，更新思想观念，改进工作方法，破解发展难题，让企业档案更智能、更高效地服务企业用户，满足用户信息需求，全面推进新时代档案工作科学发展，为企业各项生产经营活动提供可靠的服务保障。

具体做法及效果

1.互联网+档案，提升档案工作效率

随着信息化、网络化、智能化的快速发展，档案工作正经历从纸质档案到电子档案、从管档案实体到管档案数据、从手工操作到智能化操作、从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。档案室应势而动、乘势而为，加快档案管理及服务方式的转型升级，切实改变过去提供纸质载体多，电子数据少;单个提供多，联网共享少;原件利用多，深加工信息少;手工操作多，信息化管理少等被动状况。加快推进档案利用方式现代化，提高利用的精准性、高效性。

过去，要借阅一份档案，按照管理权限等提供查询和利用的方式，开放共享程度有限，而且线下借阅审批流程往往一走就是两三天，严重影响档案利用的效果及时效。2019年8月档案系统2.0上线后，档案室一方面依托强大的资源整合与存储功能，提供一个无限的“货架空间”，实现海量的数字化档案资源处于可用状态;另一方面依托强大的信息发布与交互功能，提供便捷的检索方法，使海量数字化档案资源处于易用状态。现在，借阅人员只需要在电脑前，鼠标轻轻一点，几分钟功夫便可收到电子档案。避免了过去借阅时的繁琐程序，有效减少纸质档案在借阅传递过程中破损和遗失的风险，突破时间和空间限制，提高档案利用率。

尤其在防控期间，档案室坚持“少聚集，少见面”的原则，利用微信、档案系统进行“云借阅”、“云培训”，实现了不见面利用和无接触服务。既能迅速有效地解决员工在使用档案系统中遇到的问题，又避免人员往来、聚集带来的交叉感染风险。

2.档案工作前置，保国家重点项目档案顺利归档

通常建设项目资料归档，往往是建设项目最后一环，但是，公司千万吨升级改造项目及配套工程项目先后被列为河北省重点产业支撑项目，国家“石化产业调整和振兴规划”重点项目。该项目归档资料多达两万余卷/件，华北石化公司要求在一年内完成归档，而档案室只有四名档案人员，人手少、任务重、時间紧。针对这些难题，档案室提前谋划、积极应对，采取将档案工作前置的策略，运用以下有效可行的方法，保证项目档案如期完成归档工作。

一是档案室根据《建设项目交工技术文件管理规范》，将消防水加压泵站项目的交工技术文件、竣工图、随机文件等，做成一套规范、标准的样板，供其他归档单位参考。二是制作归档计划表，以总包单位和单项工程为基线，融合监理、检测等单位，严格规定每个单项工程归档的时间节点，要求各项工作必须踏节点完成。三是建立严格的考评机制，档案管理员每周去现场检查各总包单位资料归档完成情况，对进度缓慢、资料整理不合格、不配合整改的单位进行通报批评并予以考核。截至2019年底该项目总计归档案卷22335卷件。

3.建立重要会议、重大事项档案专题库

档案室通过分析近5年管理类档案的查阅率，发现某些事项的档案查阅次数很高，基本每年在3次以上，而且涉及到的档案年度跨越大、件数多、不易甄别，每次要想查找完全至少需要一天时间，有时还会出现丢项落项问题，严重影响档案利用的完整性、及时性、有效性。为解决这一难题，档案室建立了重要会议、重大事项档案专题库，将不同年度、不同类别档案收进重要会议、重大事项专题库，建立索引目录，只需两三分钟就可完成重要会议、重大事项档案的信息梳理、甄别、借阅利用工作，极大提高档案利用的完整性、及时性、有效性。档案专题库的建立为公司组织史、年鉴、发展史的编研工作，提供了详实可靠的资料。

在疫情暴发期间，完整、齐全地收集防疫档案，可以记录疫情防控工作全过程，为掌握疫情状况、加大信息公开、追究责任提供原始凭证。疫情结束后，这些档案可被用于科学研究、历史研究、宣传教育，为今后预防和应对类似疫情提供经验教训、知识储备。档案室坚持“应收尽收、应归尽归”的原则，多次派专人深入公司疫情防控办公室，实地查阅疫情防控中产生的各类图片、视频、实物、文件、事迹等材料，根据疫情期间集团公司档案管理工作指导，结合公司实际情况，进一步完善、细化疫情期间档案归档范围。从现在着手、长远考虑，针对目前疫情防控形成的文件材料采取预收集、预整理的工作方法，防止档案丢失。

目前，档案室已建立“干部任免文件”、““三公”文件”、“疫情防控”、“精准扶贫”等六个档案专题库，并且根据需要逐步增加。

4.培训形式多元化

从“一人讲”到“人人讲”。档案室坚持每周五下午组织档案管理员召开“学习分享会”，会上大家可以分享有关档案工作的新知识、新理念，可以分享实际工作中的小窍门、小技巧，也可以提出工作中遇到的问题大家集思广益共同解决。这种互动式培训一改以往“一人讲，大家听”的情况，让每位参培者都是老师，都能够参与其中，充分提高大家的积极性、创造性，真正实现在思想上充了“电”，在精神上补了“钙”，在工作上加了“油”。尤其是在档案系统2.0刚刚上线期间，档案管理员针对系统的具体操作、档号设置、查询利用等方面向系统开发项目组提出建议，得到项目组充分肯定，为档案系统完善添砖加瓦。

档案室以“培训+检查+指导”三位一体的方式，有的放矢对各个基层单位开展针对性强、满足个性化需求的培训与指导，促进基层档案工作规范化、标准化水平的提升。在培训前，档案室收集各基层单位的培训需求、存在问题，对不同单位制定与之相适合的方案，积极有效地帮助基层单位解决问题、提高资料管理水平。

档案管理工作并非一朝一夕之事，档案室全体档案管理员将不懈努力，从实践中总结经验，形成的新方法、新技术、新理念，结合公司档案管理实际，以最大限度保存资料的完整性，充分挖掘档案资源价值，以资料最全、效率最高、安全可靠为目标，为华北石化公司在创建“国际先进、国内一流”窗口企业的进程中，提供强有力的档案资源保障。